1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности Информационные технологии

Информационная технология – совокупность методов и средств сбора, регистрации, обработки, передачи, накопления, поиска и защиты информации на базе применения программного обеспечения, вычислительной техники и средств связи, а также совокупность способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

Информационная технология – это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации.

Информация как объект воздействия представляет собой данные, записанные на том или ином носителе. Информация - это отчужденное знание (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления), которое может быть записано на материальный носитель для того, чтобы быть доступным кому-либо. Информационные технологии являются функциональными компонентами других видов технологий (к примеру, производственные, организационные, социальные) и выполняют роль их интеллектуального ядра. Использование информационных технологий позволяет значительно повысить эффективность этих технологии, сокращая затраты других видов ресурсов общества.

Виды информационных процессов – сбор, передача, обработка, систематизация, хранение, представление информации

Сбор информации происходит при использовании традиционных методов, таких как анкетирование, интервью и др. Перед сбором информации надо определить потребность в информации. Обработка информации – обработка данных, полученных в результате сбора информации, их оценка, создание информационной модели. Систематизация предусматривает под собой получение систематизированного информационного объекта, т.е. дальнейшее его упорядочивание и преобразование в соответствии с установленными требованиями. Это окончательная стадия разработки программного продукта. Хранение осуществляется на материальных, электронных и других носителях (печатные листы, диски, дискеты и др.). Представление информации осуществляется в виде работы готового программного продукта, показывающего, как работает программа на компьютере – ее восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия. Вводятся данные для проверки, и осуществляется анализ результатов. Результат этого этапа – правильность программы. Если же программа сделана неправильно, то производится работа по перечисленным этапам с дополненными или обновленными данными.

Возникновение и развитие информационных технологий «Электронный офис»

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению АИТ виртуальных офисов. Такие АИТ основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

Рис. 1. Компоненты электронного офиса

Основными компонентами деятельности электронного офиса являются:

1) сбор и регистрация входящей информации офиса. Данная информация сохраняется в БД офиса. В крупных организациях, обрабатывающих большие объемы информации, могут быть сформированы банки данных (хранилище данных);

2) обработка входящих данных, их анализ, формирование информационных продуктов. Входящая необработанная информация должна быть сохранена и передана по назначению;

3) передача сформированных информационных продуктов внешним и внутренним пользователям.

Современный офис широко использует возможности локальных компьютерных сетей, которые позволяют перейти на полный электронный документооборот, т.е. информация получается, хранится и передается в виде электронных документов.

Современное российское законодательство придает электронному документу юридическую силу, равную бумажному документу. Юридическая сила электронного документа устанавливается с помощью кода, формы документа, № документа, дата создания документа и электронно-цифровая подпись.

Выделяют 5 тенденций развития информационных технологий.

1) Усложнение информационных продуктов и возрастание их роли. В современной экономике финансовое состояние организации во многом зависит от принимаемых в ней управленческих решений. Основой для принятия управляемого решения являются информационные продукты организации (отчеты, результаты исследований, планы развития, результаты анализа и т.д.). Для формирования качественного продукта необходимо использовать наиболее современные ИТ. Современные программы оснащаются мощным математическим аппаратом, средствами анализа, планирования, оптимизации, а также средствами выхода в глобальные сети.

2) Обеспечение совместимости (интегрированности) ИТ. В последнее время большой популярностью пользуются интегрированные пакеты пользовательских программ.

3) Ликвидация промежуточных звеньев. Современные ИТ, автоматизируя задачи управления, устраняет тем самым управленцев среднего и низшего звена, а также сокращение управленческих штатов.

4) Глобализация – это общая тенденция мировой экономики. Проявляется как развитие глобальных сетей, глобальных БД, как повсеместное использование единых программ.

5) Конвергенция, т. е. стирание различий между сферами материального и информационного пространства, а также увеличение информационной составляющей в материальном продукте. Продукции развитых стран на долю материальных составляющих приходится 10-20% стоимости товаров.