Начальник відділу статистики

старший радник юстиції (підпис) (прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

Дата

Зауваження обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО” для керівників прокуратури і слово “ЗГОДЕН” для керівників структурних підрозділів, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування органу прокуратури), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

П О Г О Д Ж Е Н О або С Х В А Л Е Н О

Заступник Генерального

прокурора України

державний радник юстиції

2 класу

(підпис) (прізвище)

Дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

П О Г О Д Ж Е Н О або С Х В А Л Е Н О

Протокол засідання ЕПК ЦДАВО України

Дата, №

У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (прізвище) (Підпис) (прізвище)

Дата Дата

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Документи підписуються посадовими особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися таких правил:

- документи, що надсилаються керівництву підлеглих прокуратур, підписуються керівником, його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів прокуратури вищого рівня;

- документи, адресовані керівництву вищестоящої прокуратури, повинні підписуватися тільки керівником прокуратури або особою, що виконує його обов’язки;

- документи, адресовані керівникам структурних підрозділів вищестоящої прокуратури, можуть підписуватися заступниками керівника прокуратури, а також керівниками структурних підрозділів, якщо такі документи не стосуються виконання доручень вищестоящої прокуратури;

- керівник структурного підрозділу прокуратури вищого рівня має право підписувати документ, адресований лише відповідному заступнику керівника прокуратури, згідно з розподілом обов’язків між керівниками прокуратури;

- документи, адресовані керівнику структурного підрозділу, має право підписувати тільки керівник іншого структурного підрозділу у межах цієї прокуратури.

Структурний підрозділ прокуратури (назва, що використовується в тексті Інструкції – це основна (самостійна) структурна одиниця прокуратури (Головне управління, управління, відділ), яка не входить до складу іншої структурної одиниці прокуратури.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу і прізвища.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про структурні підрозділи, інструкції, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання та передавання справ тощо.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник Генерального

прокурора України

державний радник юстиції