Тема 8. Субд Access.

Вопросы:

1. Базы данных – основные понятия.

2. Создание базы данных.

3. Сортировка, поиск и фильтрация данных в таблицах.

Вопрос 1. Базы данных – основные понятия.

Microsoft Access относится к реляционным системам управления базами данных, СУБД (система управления базами данных) от английского relation (отношение).

(с) Реляционная база данных представляет собой совокупность таблиц, связанных между собой определенными отношениями и предназначенных для хранения данных. (с)

Access более широкое понятие – приложение, которое основано на реляционной базе данных и имеет интерфейс, позволяющий работать с хранящимися в ней данными.

Основу реляционной модели данных составляют таблицы, которые содержат данные об однотипных объектах.

Таблица реляционной базы данных состоит из множества строк и столбцов. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте и называется записью. Все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты (свойства) объекта.

Каждый столбец таблицы содержит значения одного и того же свойства объектов, представляемых таблицей. А это значит, что данные в ячейках одного столбца должны быть одного типа, и в этом коренное отличие таблиц реляционной базы данных от таблиц Excel.

Т.о. в таблице реляционной базы данных количество полей в каждой строке одинаковое, в каждом столбце хранится однотипная информация, в каждой строке хранится информация только об одном объекте, причем в других строках сведений об этом объекте быть не может.

Каждая таблица должна иметь один или несколько столбцов (атрибутов), которые однозначно идентифицируют каждый объект в таблице. Такие столбцы образуют первичный ключ, и если столбцов несколько, то говорят, что первичный ключ является составным. Поле, представляющее первичный ключ или являющееся частью первичного ключа, называется ключевым полем.

Любая СУБД позволяет выполнить следующие операции с данными:

• добавление записей в таблицу;

• удаление записей из таблицы;

• изменение значений некоторых полей в записях;

• поиск записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций создаются запросы. Результатом выполнения запроса может быть либо извлечение некоторого множества записей, которое часто называют результирующим набором, либо изменение данных в таблицах.

Для формулирования запросов к базе данных был создан специальный язык, название которого – язык структурированных запросов (SQL).

Важной функцией СУБД является управление данными, под которым понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными, обеспечение целостности и согласованности данных.

Вопрос 2. Создание базы данных.

1. Создание базы данных с помощью шаблона.

1. Запустите Microsoft Office Access.

2. В области задач Приступая к работе выберите строку Создать файл. Появится новая область – Создание файла.

3. В верхней части этой области несколько задач позволяют создать чистую базу данных, а в нижней части находятся задачи, которые позволяют создать базу данных на основе существующего шаблона.

4. Выберите строку На моем компьютере. Появится диалоговое окно Шаблоны с двумя вкладками: Общие и Базы данных.

5. Раскройте вкладку Базы данных, и вы увидите ярлыки с названиями имеющихся шаблонов.

6. Дважды щелкните на нужном ярлыке и сохраните создаваемую базу.

7. Запускается мастер создания базы данных, и появляется первое диалоговое окно, в котором приводятся краткие сведения о содержимом базы. Ознакомтесь с этой информацией. Далее.

8. Второе диалоговое окно. В нем слева – список таблиц, которые включены в шаблон базы данных. В правой части – список полей для выделенной в списке таблицы. Эти поля будут включены в таблицы вашей базы данных. Можно установить флажки и остальных полей – они тоже включаются в таблицу. Далее.

9. В третьем окне можно выбрать вид оформления экранных форм. Далее.

10. В четвертом окне выберите стиль отчетов. Далее.

11. Пятое окно. Задаем название базы данных и файл логотипа, вставляемый в отчеты. Далее.

12. В последнем диалоговом окне предлагается либо сразу открыть созданную базу данных, либо отказаться от открытия. Готово.

13. В конце процесса мастер потребует ввести сведения о вашей организации, для чего будет выведена специальная форма. Заполните эту форму произвольным образом и закройте ее.

14. Появится окно Главная кнопочная форма. Это – одна из форм созданной базы данных. Такая форма используется в приложениях Access для выполнения различных функций.

15. Теперь при открытом окне базы данных выполните команду Сервис – Схема данных. Появится окно Схема данных, в котором в графическом виде представлены все таблицы базы данных и связи между ними.