Вопрос 1. Обеспечение эффективности работы в Excel.

В программе Excel есть ряд возможностей для облегчения работы. Вы можете запомнить последовательность команд во время работы и затем выполнять эту последовательность одним нажатием клавиши. Также можно быстро выполнять простые вычисления, не записывая формулы в ячейки. Если вы допускаете много ошибок при вводе информации, вам поможет средство автозамены. Также можно искать информацию в таблицах и производить замену одних символов на другие. Если с таблицей работают несколько человек, вы можете настроить программу для совместной работы.

Автоматизация работы

1) Удобной возможностью программы является быстрое выполнение некоторых математических операций в автоматическом режиме.

Если выделить ряд ячеек, содержащих числовые значения, программа автоматически рассчитает сумму значений в них или произведет другие действия в зависимости от настройки. Результат вычисления будет отображен в строке состояния, расположенной внизу рабочего окна программы. Введите числа в различные ячейки таблицы. Затем выделите эти ячейки одним из способов. В строке состояния вы увидите результат вычислений.

2) Автоматические вычисления

По умолчанию автоматически вычисляется сумма значений выделенных ячеек, однако вы можете выполнять и другие операции. Щелкните правой кнопкой мыши в строке состояния, чтобы открыть вспомогательное меню. Это меню содержит ряд операций, которые программа может автоматически выполнять.

При необходимости вы можете:

• найти среднее значение,

• узнать количество чисел или количество выделенных ячеек,

• определить минимальную и максимальную величины.

Для выбора нужного действия щелкните мышью на соответствующей команде этого меню. При этом программа запомнит выбранную вами операцию и в дальнейшем будет выполнять именно ее. Чтобы сменить автоматически выполняемую операцию, следует снова открыть в спомогательное меню и выбрать новую операцию в списке.

3) Если при работе с таблицей вы часто выполняете одни и те же операции, возможно, вам лучше сохранить последовательность выполнения операций в виде макроса, а затем вызывать его для работы. Макрос представляет собой набор команд, используемых для автоматического выполнения некоторых операций.

Перед тем как пользоваться макросами, нужно настроить программу. По умолчанию использование макросов запрещено, так как использование макросов, полученных от других людей или из Интернета, может заразить ваш компьютер вирусом.

В ыберите команду меню Разработчик – Код – Безопасность макросов – Параметры макросов – Включить все макросы.

Теперь вы можете использовать макросы, и при каждом открытии рабочей книги, в которой есть макросы, будет появляться диалог подтверждения использования макросов.

Чтобы создать макрос, нужно записать последовательность выполняемых вами команд. Выберите команду меню Разработчик – Код – Запись макроса. Появится диалог записи макроса.

В поле ввода Имя макроса вы можете указать произвольное имя, которым будет называться макрос. Программа предлагает вам имя автоматически, и вы можете оставить его без изменения. Поле Сочетание клавиш определяет комбинацию клавиш, которая будет использоваться для вызова макроса. Используется одновременное нажатие клавиши Ctrl+ и клавиши, которую вы укажете, щелкнув мышью на поле и нажав ее на клавиатуре.

Список Сохранить в указывает место, где будет сохранен создаваемый вами макрос. По умолчанию используется текущая рабочая книга и чаще всего менять значение в этом списке не нужно. Однако если вы хотите, чтобы макрос можно было использовать и с другими книгами, выберите в списке элемент Личная книга макросов. Поле Описание предназначено для ввода комментария к создаваемому макросу, и его заполнение не обязательно. После настроек нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.

Теперь вы можете выполнять различные действия в программе, и они будут запоминаться. Чтобы остановить запись макроса, нажмите кнопку Остановить запись на панели инструментов, которая появляется при начале записи макроса. Чтобы выполнить макрос, нажмите на клавиатуре указанную при создании макроса комбинацию клавиш. Записанная последовательность действий будет выполнена.

Для работы с макросами выберите команду меню Разработчик – Код – Макросы. Будет открыт диалог диспетчера макросов