Импорт/экспорт данных

Цель работы: изучение и закрепление на практике методов импортных данных в таблицы СУБД Access из других программных приложений.

Методические указания

При формировании базы данных в среде СУБД Access трудоемкость данного процесса может быть уменьшена за счет импортирования в таблицы части данных из других программных приложений, где они уже оформлены в структурированном виде. Access позволяет импортировать информацию из других БД собственного формата, из формата электронной таблицы (ЭТ) Excel, из текстовых файлов и Web-документов. Аналогично, допускается экспорт данных из БД Access в широкий набор других компьютерных форматов информации.

Импорт/экспорт данных электронной таблицы Excel

Предварительное замечание: заголовок у импортируемой из Excel таблицы должен отсутствовать или состоять только из одной строки.

Импорт начинается выбором последовательности команд главного меню Файл/Внешние данные/Импорт. В появившемся окне диалога Импорт открывается папка с документом Excel'а и в нижней части окна устанавливается Тип файлов = Microsoft Excel.

Д

Далее >

войным щелчком мыши активизируется имя документа Excel, что приводит к раскрытию следующего окна - Импорт электронной таблицы - в котором отображается вид импортируемой таблицы. Здесь необходимо установить флажок Первая строка содержит заголовок таблицы, если это соответствует действительности, или просто нажать кнопку для перехода к следующему шагу.

З

Далее >

атем выбирается опция Данные необходимо сохранить = В новой таблице и снова нажимается кнопка .

Н

Далее >

а следующем шаге СУБД предлагает изменить названия и типы полей в импортируемой таблице. В простейшем случае эти изменения можно отложить на более поздний период и просто нажать кнопку .

Т

Далее >

акже не следует в данном случае создавать ключ для импортируемой таблицы, т.е. просто установить опцию Не создавать ключ и нажать кнопку .

Н

Готово

а последнем этапе создания новой таблицы СУБД попросит дать ей имя, после чего надо нажать кнопку . Пиктограмма таблицы с импортированными данными появится на вкладке "Таблица" БД.

Импортированные данные можно в дальнейшем использовать в виде отдельной новой таблицы, т.е. процесс импорта на этом прекратить, или добавить к некоторой уже существующей таблице в БД, в дальнейшем называемой целевой. Рассмотрим и этот вариант.

Добавление можно производить непосредственно к целевой таблице, но в процессе обучения рекомендуется использовать дополнительную промежуточную таблицу, что гарантирует сохранение данных в целевой таблице при неправильных действиях. Предварительно необходимо привести в полное соответствие имена и типы полей импортированной таблицы с именами и типами полей целевой таблицы.

Объединение целевой и импортированной таблицы в дополнительную можно выполнить по следующей процедуре.

1) На вкладке "Таблицы" выделяется мышью целевая таблица и копируется в буфер (кнопка на панели инструментов).

2) Нажимается кнопка "Поместить" , что приводит к появлению окна диалога "Вставка таблицы". В нем надо установить переключатель Параметры вставки = Структуры и данные и задать имя дополнительной таблицы. Нажатие кнопки ОК приведет к её появлению.

3) Копируется в буфер импортированная таблица, а после нажатия кнопки "Поместить" в окне "Вставка таблицы" задается имя дополнительной таблицы и переключатель Параметры вставки = Добавление данных в таблицу.

Если все выполнено корректно, содержимое дополнительной таблицы будет представлять объединение записей целевой и импортированной таблиц. После проверки данного факта целевую и импортированную таблицы можно стереть и переименовать дополнительную в целевую.

Существует также возможность экспорта данных из СУБД Access в электронную таблицу Excel. Реализация данного процесса производится по следующей процедуре.

1) На вкладке "Таблицы" мышью выделяется экспортируемая таблица.

2) Активизируются команды главного меню Файл  Сохранить как/Экспорт, что приводит к появлению окна Сохранение объекта.

3) Устанавливается переключатель Во внешнем файле или базе данных и нажимается кнопка ОК.

4

Экспорт

) В следующем окне устанавливается Тип файла = Microsoft Excel 97 (или другая, существующая на компьютере версия Excel), меняется, если требуется, имя экспортированного файла и нажимается кнопка .

Импорт данных из текстового файла

Имеют место два варианта такого импорта: из текста с разделителями и из текста с фиксированной длиной записи. Предполагается, что в обоих случаях используются текстовые файлы с расширением txt.

Для первого варианта процедура импорта состоит из следующих шагов:

1) В открытой базе данных активизируется команда Файл/Внешние данные/Импорт.

2) В появившемся окне диалога Импорт открывается папка с исходным текстовым файлом и в нижней части окна устанавливается Тип файлов = Текстовые файлы.

3) Выделяется исходный текстовый файл и нажимается кнопка Импорт.

4) В открывшемся окне появляется исходный текстовый файл. В радионаборе надо установить переключатель в положение с разделителями - поля разделяются запятыми или табуляцией. Если кодировка не соответствует исходному представлению текста, необходимо нажать кнопку Дополнительно и устранить данную проблему. В открывшемся окне так же можно увидеть предполагаемый вариант разделения на поля, правильно ли СУБД определило тип разделителя, скорректировать его при необходимости, установить вид десятичного разделителя и решить другие проблемы импорта.

5) Следующее окно отображает итоговый вид импортируемых данных. Далее предлагается выбрать вариант импорта: сохранение в отдельной таблице или добавление к уже существующей, т.е. соответствует окончанию импорта из таблицы Excel.

Импорт из текстового файла с фиксированной длиной записи отличается следующими особенностями:

1. все поля исходного файла имеют одинаковую длину. Если некоторое значение поля короче других, оно дополняется пробелами;

2. целесообразно поля отделить друг от друга пробелами (хотя это и не обязательно);

3. радионабор устанавливается в положение фиксированная ширина полей - интервалы заполняются пробелами;

4. СУБД позволяет вручную корректировать разбивку файла на поля, т.е. устранять предлагаемые разделители и устанавливать свои.

Выполнение лабораторной работы

0. Средствами ЭТ Excel создать таблицу из 3-х записей, аналогичную по структуре таблице СЛУЖАЩИЕ БД Предприятие (см. лабораторную работу № 1).

1. Производится ее импортирование в таблицу СЛУЖАЩИЕ базы с использованием дополнительной таблицы. Зафиксировать структуру дополнительной промежуточной таблицы сразу после импорта.

2. Экспортировать полученную результирующую таблицу в ЭТ Excel.

3. Средствами любого текстового редактора создать текстовый файл с данными (две строки), соответствующими структуре таблице ОТДЕЛЫ. В качестве разделителя использовать символ, выбираемый в соответствии с вариантом из табл. 4.1.

Таблица 4.1

№ п.п.	Разделитель	№ п.п.	Разделитель
1	+	11	;
2	+	12	№
3	-	13	"
4	_	14	!
5	)	15	&
6	(	16	^
7	*	17	$
8	?	18	#
9	:	19	@
10	%	20	~

0. Экспортировать данные из этого файла непосредственно таблицу ОТДЕЛЫ базы данных.

1. Средствами любого текстового редактора создать текстовый файл с данными на основе записей фиксированной длины (три строки), соответствующими структуре таблице ДОЛЖНОСТИ.

2. Экспортировать данные из этого файла непосредственно таблицу ДОЛЖНОСТИ базы данных.

3. Результат работы продемонстрировать преподавателю.

Содержание отчета

1. Задание для выполнения лабораторной работы;

2. Структура промежуточной дополнительной таблицы после импорта данных из ЭТ Excel в БД Access;

3. Содержимое обоих исходных текстовых файлов.

Контрольные вопросы

1. Зачем используются импорт/экспорт данных?

2. В чем основная проблема импорта данных из ЭТ Excel непосредственно в целевую таблицу?

3. Можно ли импортируемые данные сохранить в виде отдельной таблицы?

4. Для чего целесообразно использовать промежуточные таблицы при импорте?

5. Можно ли импортировать данные со 2-го листа ЭТ Excel?

Лабораторная работа № 5