1. Описание результатов обследования предметной области
Согласно поставленному заданию можно представить, что экономическим объектом является торговое предприятие, специализирующееся на продаже компьютерной техники ООО «Легион».
Основная деятельность фирмы это производство и реализация продукции. Поскольку фирма «Легион» достаточно молодая, она довольно быстро укрепляет и расширяет свое положение на рынке, тем самым постоянно увеличивая количество своих клиентов. Чтобы наиболее быстро и эффективно функционировать и расширять бизнес фирме, просто, необходимо вести автоматизированный учет поставок изделий от поставщиков.
В настоящее время фирма «Легион» является быстро развивающейся и конкурентоспособной, и для того чтобы не потерять и укрепить свои позиции на рынке, она использует новейшие технические средства и программы. Причем программы постоянно совершенствуются и создаются новые улучшенные версии, также разрабатываются новые более совершенные базы данных. Последней из таких разработок является база данных «Поставки», которая позволит организовать на более качественном уровне хранение, учет, нахождение и отображение запрашиваемой информации. Данная база будет включать в себя все необходимые сведения о поставщике, изделии и договорах.
Основные цели для достижения, которых создана эта база данных:
Обеспечение более быстрого и удобного поиска работниками необходимой информации;
Точный учет договоров на предприятии;
Обеспечение большей защиты информации от несанкционированного доступа.
Автоматизированный способ ведения данных процессов позволяет наиболее достоверно, быстро и безошибочно собирать и производить различные операции с данными. А значит, позволит быстрее и качественнее выполнять работнику работу, не отвлекаясь на перепроверку данных.
Код каждого поставщика, является уникальным, что позволяет легко и достоверно найти любые данные о данном поставщике. А код изделия, который также является уникальным, позволяет автоматизировать учет перевозимых товаров.
В данной предметной области можно выделить следующие укрупненные спецификации:
Сведения о каждом поставщике;
Сведения об изделии;
Сведения о договорах, заключенных с данным поставщиком.
В отделе материально-технического снабжения сформирована информация о поставках, она характеризуется следующими параметрами:
Сведения о поставщике:
Код поставщика
Наименование поставщика
Адрес поставщика
Сведения об изделии:
Код изделия
Наименование изделия
Цена
Сведения о договоре:
№ п/п
Код поставщика
Код изделия
Количество
Стоимость
Организационная структура ООО «Легион».
Директор
Отдел
сбыта и реализации продукции
Отдел
маркетинга
Бухгалтерия
Отдел
материально-технич.снабжения
Склад
товаров
Информационный
отдел
Отдел
кадров
Рис.1. «Организационная структура».
Основные задачи главных отделов
Отдел сбыта и реализации продукции осуществляет сбытовую политику, организацию рекламы, стимулирование сбыта, обеспечение работ по реализации продукции и т.д.
Отдел материально-технического снабжения осуществляет получение и доставку продукции согласно заказам и договорам в требуемые сроки, определение объема запасов товара, расчет ожидаемых остатков товара на конец года и установление объема завоза ресурсов.
Отдел кадров осуществляет набор служащих необходимых профессий, нормализацию интенсивности труда и т.д.
Отдел маркетинга осуществляет анализ рынка и потребителей, планирование продвижения товара, планирование сбыта и цены, обеспечение стабильности продукции высокого качества.
Бухгалтерия осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности.
Информационный отдел занимается развитием и внедрением информационной культуры в деятельность отделов фирмы. Решаются такие задачи как изучение и внедрение новых информационных технологий, развитие локальной сети, обеспечение безопасного доступа к сети Интернет.
Основные задачи, которые решает эта база данных:
информационное обеспечение работников отдела материально-технического снабжения, чья деятельность непосредственно связана с базой данных;
помогает осуществлять контроль за оформлением и выполнением договоров.
Очевидно, что данные процессы сбора информации «вручную» займут много времени и в данном случае вероятность сделать ошибку во время сбора данных велика, автоматизация же позволяет существенно ускорить этот процесс и избежать ошибок. Это позволит увеличить производительность труда, освободить работника от выполнения менее значительных пунктов своей работы и предоставить часть времени на выполнение более важной работы.
Автоматизация управленческих функций имеет место во всех отделах. На предприятии имеет место внутрифирменный электронный документооборот (с обязательным дубляжем особо важных документов на твердом носителе, - бумаге - согласно законодательству).
Документы о поставках из отдела материально-технического снабжения поступают в бухгалтерию, а из бухгалтерии в отдел материально-технического снабжения в свою очередь могут предоставляться отчеты о выявленных ошибках в оформлении договоров, а также отчеты об исполнении договоров.