3.2 Система «Меридиан-1»

Система «Меридиан-1» является специализированным программным продуктом, обеспечивающим автоматизацию выполнения ряда функций по сбору, обработке и хранению информации в системе гостиницы.

Система позволяет хранить, обрабатывать и выдавать необходимую информацию, которая включает: данные о состоянии номеров (занят, свободен, забронирован и т.п.); сведения о гостях (ФИО, длительность пребывания гостя в гостинице и т.п.); сведения об уровне обслуживания номеров; предъявление счета за телефонные услуги и др.

Эта информация позволяет менеджерам гостиницы оперативно анализировать текущее состояние дел в гостинице и сразу определять те направления, где необходимо улучшить работу.

Предусмотрено использование системы голосовой почты для гостиницы (HVS), что существенно улучшает скорость, точность и качество процессов обмена информацией между всеми подразделениями и позволяет осуществлять оперативный контроль за текущей работой гостиницы, а также принятие управленческих решений на основе актуальной информации. Система HVS снижает необходимость внутренних письменных сообщений и встреч, предоставляет менеджерам и обслуживающему персоналу гостиницы возможность отправлять голосовые сообщения одновременно в несколько различных голосовых ящиков. Система голосовой почты позволяет повысить эффективность работы персонала гостиницы за счет следующих нововведений:

освобождение операторов от необходимости записывать сообщения; реализация персональных ответов; сокращение числа невыполненных звонков по голосовой почте; сокращение числа обратных звонков; универсальный доступ к сообщениям; получение голосовых подсказок на различных языках; уменьшение расходов на канцелярские принадлежности; отсутствие потерянных или неправильно записанных сообщений.

Использование дистанционной системы «Компаньон» предоставляет менеджерам возможность не пропустить важный звонок, находясь в любом месте гостиницы. Система «Компаньон» также может быть использована для улучшения внутренней работы, помогая ускорить внутреннюю связь в гостинице и связаться с сотрудником гостиницы, где бы он ни находился. Данная система может быть использована отделом безопасности; инженерами по обслуживанию; шеф-поваром; управляющим гостиницы; заведующим гаражом; горничными; «ночным» менеджером.

В комплекс дополнительных услуг системы «Меридиан-1» входят: автобудильник; прослушивание номера, если гость оставил там ребенка одного и попросил последить за ним; наличие жидкокристаллического дисплея на телефоне, показывающего время и дату; функция «Не беспокоить» дает возможность гостям направлять звонки, которые приходят на их имя, в их собственный ящик голосовой почты.

3.3. Программные продукты фирмы «Рексофт»

Наиболее перспективными разработками для автоматизации работы гостиниц являются программные продукты, разработанные фирмой «Рексофт». Этот комплекс состоит из ряда взаимосвязанных программ: «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум».

Система «Эдельвейс». Это автоматизированная система управления гостиницами различного класса. Система построена по модульному принципу, и ее можно легко настроить на выполнение различных задач автоматизации работы Front-office (служба приема и размещения) и Back-office (служба регистрации и бухгалтерия).

Система «Эдельвейс» обладает рядом следующих функциональных возможностей по следующим позициям.

1.Бронирование: использование графического плана резервирований с выделением конкретного номера на плане резервирования или по типу (категории) комнаты без выделения конкретного номера; возможность масштабирования плана резервирований и отображение только заданных типов комнат с использованием технологии «drag-and-drop», которые выполняются визуально; осуществление всех операций с бронированием через локальное меню (по правой клавише мыши); работа с бронированием простая и интуитивно понятная, соответствующая стандартам Windows.

2.Работа со счетами гостей: поддержка нескольких счетов для одного гостя; удобная работа со счетом с использованием технологии «drag-and-drop»; визуальный контроль сальдо счета гостя; автоматическое занесение на счет гостя платы за проживание и других предопределенных услуг; возможность автоматического отключения телефона по истечении депозита; возможность предварительного просмотра счета перед печатью.

3.Сервисные модули: встроенный текстовый процессор для подготовки и печати документов и писем; возможность вставки в документ информации о счете гостя и данных о бронировании; встроенный генератор отчетов, обеспечивающий предварительный просмотр и печать отчетов; набор высококачественных отчетов; возможность разработки дополнительных отчетов или изменение внешнего вида существующих отчетов по требованию заказчика.

4.Работа с внешними системами: возможность приема и обработки данных от внешних устройств (POS — кассовые системы, Pay TV — платные телеканалы и др.); интеллектуальный интерфейс с бухгалтерскими системами («1С»); интеграция с АСУ «Ресторан»; тесная интеграция с биллинговой системой «Барсум», предназначенной для тарификации телефонных переговоров; возможность приема и обработки данных от любого тарификатора; поддержка систем контроля доступа (электронные замки с магнитными картами).

Система «Реконлайн ». Система обеспечивает подключение к глобальным системам бронирования. 90 % бронирований проходят через четыре наиболее крупные системы: Sabre, Amadeus, Galileo и Worldspan. «Реконлайн» — это гибкая система, обеспечивающая своим пользователям выход в названные системы бронирования одновременно.⁶

Все операции в цепочке клиент — гостиница выполняются мощными компьютерами, которые соединены высокоскоростными линиями связи. Поэтому процесс передачи данных занимает считанные секунды. Высокая скорость обработки и передачи запросов позволяет дирекции гостиницы проводить гибкую ценовую политику и таким образом оперативно решать проблему загрузки, что существенно влияет на финансовые результаты деятельности гостиницы.

Система «Барсум». Это автоматизированная система учета телефонных переговоров. Телефонная связь сегодня — это одна из значительных расходных статей современной гостиницы. Единственный способ снижения этих расходов — возможность управлять и четко контролировать их. Для этого необходимо знать структуру расходов на связь и иметь возможность анализировать конкретные данные о телефонных переговорах. Для решения этих задач и разработана автоматизированная система учета и тарификации телефонных переговоров «Барсум». Система принимает данные о звонках от мини-АТС, сохраняет их в базе данных и тарифицирует в режиме реального времени. Система обеспечивает три схемы тарификации: фиксированная стоимость звонка с учетом длительности; стоимость по тарифу для той зоны, куда был произведен звонок (анализ набранного номера); стоимость в зависимости от длительности звонка, времени суток (льготные часы), дня недели (выходные дни), дня в году (праздничные дни).

Система «Барсум» обеспечивает разграничение прав доступа к системе для различных пользователей, ведение журнала изменений информации в системе, ведение журнала ошибок, обнаруженных системой.

Гибкая настройка системы обеспечивается за счет использования удобных средств для определения структуры организации, тарификационных таблиц и параметров коммуникационных портов. Возможно подключение к любой учрежденческой автоматической телефонной станции, способной выдавать информацию о телефонных переговорах на внешний порт.