4.2. Процедура управления заказами

Одним из важнейших элементов планирования сбытовой деятельности является планирование количества потенциальных заказов на готовую продукцию. Что касается постоянных плановых потребителей, то расчет количества заказов осуществляется в режиме функционирования системы MRP (количество заказов — план производст­ва — план материально-технического снабжения). В отношении внеплановых, разовых заказов на практике, как правило, используется анализ XYZ, основанный на статистической информации поступления на предприятие заказов от потребителей прошлые плановые периоды.

Анализ XYZ базируется на колебаниях поступающих заказов на готовую продукцию. В общем виде исходной позицией для варианта X является стабильное поступление заказов, ограниченное верхним и нижним пределами количества поступающих на предприятие заказов на готовую продукцию от потребителей.

Это наиболее благоприятный вариант, при котором колебания количества поступивших заказов за прошлые периоды находятся в строго ограниченных пределах.

Следовательно, надежность прогноза реализации готовой продукции по заказам дос­рочно высокая. Отсюда следует, что производство с достаточной степенью точности может планировать загрузку своих мощностей, а материально-техническое снабжение — заказывать необходимые материальные ресурсы по объему и номенклатуре также с достаточной степенью точности, при этом объемы запасов материальных ресурсов по данному варианту будут минимальными.

Для варианта Y характерны, например, сезонные колебания поступления заказов на производство готовой продукции или колебания, вызванные определенными тенденциями, поэтому надежность прогноза реализации готовой продукции по заказам средняя.

С одной стороны, количество заказов на готовую продукцию может планироваться в зависимости от сезона. С другой стороны, отсутствует возможность планировать количество ожидаемых заказов с достаточной степенью точности внутри сезонного колебания, например, известно, что «пик» максимального поступления заказов приходится на определенный плановый период, но их количество неизвестно (то же самое и при максимальном снижении количества заказов). В этой связи предприятие вынуждено хранить на складе значительные запасы готовой продукции, объем которых может быть определен на основании среднестатистических данных за прошлые плановые пе­риоды.

Вариант Z представляет собой наиболее сложный в части планирования потенциальных заказчиков, так как колебания их количества за прошлые плановые периоды не дают возможность установить определенную закономерность или тенденции поступления заказов, которые носят нерегулярный характер, поэтому надежность прогнозов при этом варианте достаточно низкая.

Для успешного выполнения предприятием поступающих в будущем заказов на го­товую продукцию при данном варианте необходимо соблюдение двух условий: пер­вое — максимальная гибкость при организации производственного процесса на про­мышленном предприятии (возможность немедленной реакции на увеличение вы­пуска готовой продукции); второе — наличие поставщиков материальных ресурсов, готовых доставлять их в необходимых количествах в кратчайшие сроки (в этом случае появляется возможность иметь на складах предприятия-изготовителя незначительные объемы запасов материальных ресурсов, необходимых для производственного процесса).

Для управления выпуском готовой продукции с целью удовлетворения потребностей клиентов используются базовые стандарты MPS, MRP и ERP.

Стандарт MPS (Master Planning Scheduling) — объемно-календарное планирова­ние, предусматривает первоначальное формирование плана продаж, на основании ко­торого составляется план пополнения складских запасов, план производства и план закупок. Характерной чертой данного стандарта, так же как и всех последующих, яв­ляется наличие в системе блока логистики. В этом блоке сконцентрированы усилия и результаты работы службы логистики, направленные на изучение поставщиков и потребителей, вариантов доставки материальных ресурсов на склады, наличие ски­док в зависимости от объема поставок и других спектров деятельности логистики на предприятии. В результате формируются информационные массивы в виде анализа сложившейся ситуации и соответствующих рекомендаций для принятия управленче­ских решений в логистической деятельности.

Стандарт MRP (Material Requirements Planning) — планирование потребности в материальных ресурсах, предусматривает, прежде всего, формирование производст­венной программы (плана), на основании которой рассчитывается потребность в не­обходимых материальных ресурсах, формируется план закупок, а также определяются объемы складских запасов. В качестве основы системы используется понятие ВОМ (Bill of Material) — спецификация изделия, определяющая зависимость спроса на сы­рье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия от плана выпуска конечной готовой продукции (бюджета реализации). На основе плана выпуска готовой продук­ции осуществляется расчет потребности в материальных ресурсах с определением конкретных сроков их доставки на предприятие.

Развитие стандарта MRP и разработка системы MRPII (Manufacturing Resource Planning) — планирование производственных ресурсов, ко­торая учитывает возможности всех ресурсов предприятия — материальные ресурсы, оборудование, производственные мощности, текущий и прогнозный спрос.

Данный стандарт является одним из самых распространенных, особенно приме­нительно к среднему и мелкому бизнесу, и насчитывает множество вариантов практи­ческого применения. При этом планирование ресурсов осуществляется в следующей последовательности: первый блок — клиентские заказы, прогноз сбыта, план сбыта, заказ сбыта производству, внутренние заказы; второй блок — формирование плана производства, производственная программа, задания производству; третий блок — за­казы на снабжение, план снабжения, заказы на закупку материальных ресурсов.

В настоящее время развитие системы MRPII осуществляется по следующим на­правлениям: во-первых, учитываются особенности производственных предприятий (различные модификации системы под заказ, сборка с различиями типов и моделей, производство типовых моделей на склад); во-вторых, учитываются различные потре­бители ресурсов (материальные ресурсы с зависимым спросом — количество ресур­сов совпадает с потребностью на выпуск планового количества продукции; матери­альные ресурсы с независимым спросом — запасы торгово-посреднических компа­ний); в-третьих, учитываются возможности планирования ресурсов предприятий, входящих в макрологистическую цепь в составе кооперации (координация ресурсов предприятий в интегрированной логистической цепи).

Система MRPII, развиваясь и постоянно пополняясь функциональ­ными возможностями по учету отдельных затрат предприятия, в том числе логистических, привела к разработке системы нового уровня ERP (Enterprise Resource Planning) — планирование ресурсов предприятия, — в основе которой заложен прин­цип создания единого хранилища данных, содержащего всю производственно-хозяй­ственную информацию, включая данные по финансам, производству, логистике, пер­соналу и маркетингу.

Стандарт ERP, использующий идеологию стандарта MRPII, включает в свой со­став такие блоки, как: финансовое управление и планирование; управление человече­ским ресурсом; планирование бизнес-ресурсов (включает следующие последователь­но реализуемые процедуры: бизнес план — прогноз заказов, портфель заказов; изме­нения в продуктах — технико-эксплуатационные характеристики, дизайн и другие параметры); маркетинговый и финансовый планы и план производства; объемно-ка­лендарное планирование (MPS); планирование потребности в материалах (MRP); планирование потребности в производственных мощностях (CRP); складские запасы материальных ресурсов; заказы на закупку.

Основу системы ERP составляет бизнес-план, учитывающий фактический заказ на продукцию и прогноз, являющийся обязательным атрибутом системы MRP. При этом в составлении прогноза задействуются статистические данные, полученные в прошедшие периоды как результаты маркетинговых исследований и экспертных оценок, выполненных по различным направлениям производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Основные компоненты бизнес-плана тесно связаны с ло­гистической деятельностью (поставщики, транспорт, складские запасы), с маркетин­говым планом (объемы продаж, клиентская база, маркетинговые мероприятия), с фи­нансовым планом (анализ и прогноз платежей).

Система ERP стала наиболее известной в производственной сфере, поскольку пла­нирование ресурсов предприятия позволяет сократить сроки выпуска продукции, снизить уровень товарно-материальных запасов, снизить логистические издержки, оптимизировать финансы. Данная система эффективна в том случае, когда на первое место ставится продукт, а также бизнес-процессы, обеспечивающие его производство, в котором главными составляющими были учет, контроль и распределение. ERP сис­темы, консолидируя управленческие функции различных служб предприятия, позво­ляют управлять им в целом, планируя все составляющие

Подсистема «iBaan ERP — Управление заказами» представляет собой многофункциональный комплекс взаимосвязанных приложений, предназначенный для решения задач планирования и управления движе­нием товарно-материальных потоков. Она полностью интегрирована с дру­гими подсистемами iBaan ERP.

Функциональные модули подсистемы «iBaan ERP — Управление зака­зами» следующие.

1. Модуль «Управление ценообразованием».

Часто с клиентами и поставщиками заключаются специальные согла­шения по ценам. В системе реализована политика многоуровневых цен и скидок на основе создания различных комбинаций прейскурантов, цено­вых групп, бизнес-партнеров, изделий и пр.

2. Модуль «Управление продажами»

Модуль предназначен для формирования плана продаж, обработки данных, содержащихся в коммерческих предложениях, заказах на продажу и долгосрочных соглашениях по продажам, для ведения контрактов реализации, контроля выполнения поставок заказчику, работы с потенциальными заказчиками, а также сбора и обработки статистической информации по продажам.

Коммерческие предложения. Предварительные договоренности с клиентом, требующие дополнительного подтверждения, могут быть оформлены в виде коммерческих предложений. В случае высокого процента успеха коммерческие предложения могут быть учтены при составлении планов продаж, производства и закупок. Если соглашение с клиентом не достигнуто, в систему может быть внесена информация о том, кто из конкурентов и по каким причинам вышел победителем.

Контракты. Долгосрочные соглашения с заказчиками о регулярных поставках фиксируются в контрактах, где отражаются отдельные, применимые лишь в этом случае, договоренности по ценам и скидкам и графики поставок. Встроенная в подсистему процедура оценки контрактов осуществляет проверку результатов их выполнения, объемов отгруженной продукции, а также оплаты поставок и является источником оперативных данных.

Заказы на продажу. Удобство доступа ко всем вводимым по заказам данным, например к номенклатурным справочникам, данным по заказчикам, условиям платежей и поставок, незакрытым счетам-фактурам, достигается благодаря использованию в среде «iBaan ERP» взаимосвязанной системы окон. Подсистема обеспечивает гибкую обработку различных типов заказов (например, заказ на возврат, на прямую поставку, с предварительным счетом-фактурой и др.) с учетом их индивидуальных особенностей и предоставляет пользователю возможность самому определять последовательность прохождения заказа и шагов его обработки.

Статистика продаж. В системе предусмотрена процедура сбора статистической информации по продажам. Пользователь сам определяет конфигурацию данных, по которым осуществляется выборка статистики по введенным заказам, аннулированным заказам, товарообороту. Можно также воспроизвести соответствующую информацию в графическом виде.