Розрахунковий блок

Головна перевага Excel - автоматизація складних розрахунків - не завжди застосовується користувачами цієї програми. Щоб одержати необхідні дані для аналізу використання електронних карток, побудуйте додатковий блок (В2:Н6, мал.1).

У цьому блоці за допомогою формул будуть проводиться розрахунки, базою даних для яких є основна таблиця-відомість.

При обробці баз даних у Excel, як правило, використовуються формули, аргументами яких є масиви даних. Звичайно для зручності використання значень таких масивів у формулах, їм надаються певні імена. Для виконання задачі розрахунку необхідних показників з обліку електронних карток, нам необхідно буде надати найменування 7-ми інтервалам комірок (т.зв. масивам).

Послідовність дій така. Виділіть комірку графи 2 "Дата видачі карток". Розмір виділеного інтервалу комірок буде залежати тільки від загальної кількості "рухів" на картках за рік (рядків у таблиці). Для прикладу використаний інтервал В10:В25. Встановіть курсор у Поле імені (ліворуч від рядка формул), введіть до нього ім’я Дата і натисніть клавішу Еnter. Тепер, щоб перейти до іменованого об’єкта, досить буде вибрати його в списку Ім’я (мал.3). Послідовно проведіть зазначені дії ще для шести інтервалів комірок. Необхідні для цього дані показані в таблиці 1.

Таблиця 1

№	Ім’я	Інтервал	Графа
1	Дата	B10:B25	Дата видачі картки
2	ТабНомер	C10:C25	Таб.№ водія
3	НомерАвто	E10:E25	Номер автомобіля
4	НомерКар	F10:F25	Номер картки
5	Расход	H10:H25	Витрати по картці, грн
6	Остаток	I10:I25	Залишок на картці, грн.
7	Таблица	C10:J25

Зверніть увагу на позицію №7 таблиці 1. Інтервал комірок під ім’ям Таблица має інші параметри і буде використовуватися для автоматизації внесення імені водія в розрахунковий блок.

Розмір перших шести інтервалів комірок обов’язково повинен бути однаковим, причому перші комірки всіх зазначених інтервалів повинні знаходитися на одному рядку (у даному випадку рядок №10).

Для коректних обчислень встановіть для комірок розрахункового блоку наступні формати:

1) формат дати для E3, F3;

2) числовий формат для E4:F6, G4, H4.

3) загальний формат для інших комірок.

Формули розрахункового блоку

1. Розрахунок загальних витрат коштів за електронною карткою, номер якої зазначений в комірці D4, за весь період включно до дати, записаної в комірку Е3, визначається формулою масиву:

{=СУММ(ЕСЛИ(НомерКар=D4;1;0)*ЕСЛИ(Дата<=E3;1;0)*Расход)}.

Після введення формули масиву і щораз, закриваючи таку формулу після редагування, підтверджуйте введення одночасним натисканням комбінації клавіш Ctrl-Shift-Enter. Відмітною ознакою формули масиву є фігурні дужки по краях формули, що з’являються автоматично після коректного її введення.

2. Розрахунок загальних витрат коштів за електронною карткою, номер якої зазначений в комірці D4, за день, дата якого записана в комірку F3, визначається формулою масиву:

{=СУММ(ЕСЛИ(НомерКар=D4;1;0)*ЕСЛИ(Дата=F3;1;0)*Расход)}.

3. Розрахунок загальних витрат коштів за електронною карткою (її номер зазначений в комірці D4), використаних для закупівлі ПММ на автомобіль (його номер записаний в комірку D5), за весь період включно до дати (записана в комірку Е3) визначається формулою масиву:

{=СУММ(ЕСЛИ(НомерАвто=D5;1;0)*ЕСЛИ(Дата<= E3;1;0)*Расход)}.

4. Аналогічний розрахунок по конкретному автомобілю тільки за один день, дата якого записана в комірку F3, визначається формулою масиву:

{=СУММ(ЕСЛИ(НомерАвто=D5;1;0)*ЕСЛИ(Дата=F3;1;0)*Расход)}.

5. Даний розрахунковий блок дозволяє визначити аналітичні дані користування карткою за кожним водієм. Вибір прізвища водія здійснюється шляхом введення в комірку D3 його табельного номеру. Для автоматичної вставки прізвища, введіть в комірку D6 формулу:

=ЕСЛИ(D3=0; "Введи таб.№";ВПР(D3;Таблица;2)).

Зверніть увагу на структуру формули. У випадку, якщо комірка D3 залишиться порожньою, то замість прізвища в комірці D6 з’явиться нагадування "Введи таб.№" (мал.4).

6.Розрахунок загальних витрат коштів за електронною карткою, здійснених конкретним водієм має деяку особливість. У розрахунковому блоці реалізована можливість одержати дані в декількох аналітичних розрізах за кожним водієм (можлива більш глибока аналітика, але вона потребує ускладнення формули):

1) витрати коштів за визначений період за конкретною карткою;

2) витрати коштів за один день за конкретною карткою;

3) загальні витрати коштів за визначений період за всіма картками.

Дана аналітика розраховується за допомогою формули масиву, введеної в комірку Е6 (дані визначаються за весь період):

{=СУММ(ЕСЛИ(D4=0;(ТабНомер=D3)*(Дата<= E3)*Расход);(НомерКар=D4)*(ТабНомер=D3)*(Дата<= E3)*Витрати)}.

7. Для розрахунку аналогічних даних за один день за конкретним водієм використовується формула масиву, введена в комірку F6:

{=СУММ(ЕСЛИ(ТабНомер=D3;1;0)*ЯКЩО(Дата=E3;1;0)*Расход)}.

8. Для визначення загального залишку коштів на електроній картці на дату, зазначену в комірці Е3, введіть в комірку G4 формулу масиву:

{=СУММ((НомерКар=D4)*(Дата=E3)*Остаток)}.

9. Якщо ви хочете визначити загальну суму коштів, що були акумульовані на певній картці, введіть в комірку Н4 формулу: =E4+G4. У результаті ви одержите сумарний результат за карткою, номер якої зазначений в комірці D4.