11. Автоматизация работы в Word

Для автоматизации работы в MS Word может быть применено следующие:

• автоматические Названия, включающие нумерацию, рисунков, таблиц, формул и т.п.;

• Перекрестные ссылки;

• автоматическое составление Оглавления и Указателей, а также Списков иллюстраций и Таблицы ссылок;

• формирование Списков литературы и Вставка ссылок на нее

и многое другое.

Важно то, что все перечисленные вещи могут быть изменены и обновлены. Например, можно вставить дополнительный рисунок в начале документа, а затем автоматически (при открытии документа либо принудительно) обновится не только нумерация всех рисунков, но и ссылки на них.

1. Названия и Перекрестные ссылки

Название — это нумерованная надпись, например, «Рисунок 1», которую добавляют к рисунку, таблице, формуле и любому другому элементу. Номер, определяется по месту вхождения Названия в документ. Word может автоматически добавлять названия при вставке в документ рисунков, таблиц и прочих элементов. Если элементы уже добавлены в документ, то названия можно добавить вручную.

Можно изменить название надписи и формат нумерации для различных типов элементов, включить номер главы, например, «Таблица II» и «Формула 1.3». Можно создать новое название надписи, например «Фотография». При добавлении, удалении или перемещении названий можно одновременно обновить все номера названий.

Рис. 24

Для создания Названия необходимо установить курсор в требуемое место документа и выполнить команду Ссылки/Названия/Вставить Название. После чего появится диалоговое окно (Error: Reference source not found). По конструкции название состоит из Подписи (Рисунок), порядкового номера названия (1 или 1.1 и т.п.) и произвольного текста названия. Подпись и номер выбираются в документе один раз для конкретного типа называемых объектов, далее подставляются Word автоматически. Текст же вводится каждый раз вручную после вставки Названия (может отсутствовать). В окне (Error: Reference source not found) выбираем необходимую Подпись (если нет подходящей, то ее можно Создать, нажав соответствующую кнопку. В случае включения в номер Названия номер главы, необходимо это сделать в соответствующем окне, нажав кнопку Нумерация. Также имеется возможность автоматической вставки названия при размещении в документ объекта определенного типа (Автоназвание). Текст же названия может быть введен здесь же, прямо в поле Название. Это можно сделать и позже в документе. Нажав кнопку OK, обеспечим вставку выбранного названия в документ⁸.

Замечания.

1. Следите, чтобы Название было вставлено в документ с нового абзаца. Это очень важно, т.к. в противном случае в момент Перекрестной ссылки на него будет вставляться все, что расположено перед Названием до конца предыдущего абзаца!

2. В случае необходимости, когда объект, для которого вставляется Название, располагается левее последнего, например, нумерация формул, рекомендуется использовать вспомогательную Таблицу с невидимой сеткой: в первую ячейку вставляется объект, а во вторую – название. Можно, конечно, воспользоваться и двухколоночной версткой (Разметка Страницы/Параметры страницы/Колонки), но это сложнее.

Создание Перекрестных ссылок. Перекрестные ссылки можно создавать только между элементами одного документа. Чтобы создать Перекрестную ссылку на элемент в другом документе, необходимо сначала объединить соответствующие документы в один (Вставка/Текст/Объект/Текст из файла).

Рекомендация. Вставку документа лучше осуществить в новом разделе Со следующей страницы (Разметка страницы/Параметры страницы/Разры­вы/Следующая страница).

Рис. 25

Для создания Перекрестной ссылки на Название или Абзац необходимо установить курсор в требуемое место документа и выполнить команду Вставка/Ссылки/Перекрестная ссылка или Ссылки/Назва­ния/Перекрестная ссылка. Появится диалоговое окно (Error: Reference source not found). В нем необходимо в поле Тип ссылки выбрать тип Названия на которое ссылаетесь⁹. В поле Для какого названия будет отображен перечень всех элементов Названий данного типа. Среди них надо выбрать необходимое, затем в поле Вставить ссылку на выбирается часть Названия на которую ссылаетесь (в большинстве случаев это Постоянная часть и номер). Затем щелкаете на кнопку Вставить и ссылка вставляется в документ. В одно место можно вставить несколько различных ссылок, затем щелкнуть на кнопку Закрыть, которая появляется на месте кнопки Отмена.

Замечание. Не забывайте, что в случае изменения порядка Названий в документе необходимо обновить поля (клавиша F9) в выделенном документе.