5. Отчеты

5.1.Способы создания отчетов

Отчет – форма объединения информации из одной или нескольких таблиц. Помимо данных, получаемых расчетным путем, отчеты могут включать элементы оформления, схемы и диаграммы, графические элементы оформления, в том числе фотографии и иллюстрации.

Для создания отчетов существует несколько способов: Конструктор, мастер отчетов, мастер авто отчетов. Чтобы создать отчет, нужно перейти во вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Затем из списка выбирают в качестве источника данных таблицу или запрос, а из меню – способ создания отчета. При этом можно воспользоваться помощью мастера отчетов или мастеров авто отчетов. В режиме Конструктор отчет создают самостоятельно, или корректируют уже созданный отчет.

В режиме Конструктор макет отчета состоит из нескольких областей. Первоначально макет отчета имеет три стандартных области – верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул. Заголовок и примечание отчета можно добавить в макет отчета с помощью пунктов меню Вид, Заголовок/примечание отчета. Заголовок и примечание группы можно добавить в макет отчета с помощью пунктов меню Вид, Сортировка и группировка или с помощью кнопки Сортировка и группировка стандартной панели элементов.

Назначение областей макета отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в верхней части первой страницы отчета. Обычно в данной полосе помещают заголовок документа.

Примечание отчета выводится один раз в нижней части последней страницы отчета. Обычно в данной полосе выводят итоговые вычисления по всем записям отчета. Итоговые вычисления создаются как вычисляемое поле, обязательно включающее групповую функцию.

Верхний колонтитул выводится в верхней части каждой страницы отчета, как правило, в верхний колонтитул помещают названия граф.

Нижний колонтитул выводится в нижней части каждой страницы отчета. Нижний колонтитул может содержать нумерацию страниц.

Область данных используется для отображения информации из полей записи. Каждое поле из области данных в отчете повторяется столько раз, сколько записей в базе данных.

Заголовок группы выводится в начале каждой группы записей. Обычно в полосе Заголовок группы выводят общие для группы сведения (чаще всего – это поля, имеющие одинаковые значения в каждой группе записей).

Примечание группы выводится в конце каждой группы записей. Обычно в примечании группы выводят итоговые вычисления по группе записей. Итоги создаются как вычисляемые поля, обязательно содержащие групповую функцию.

5.2. Создание отчета с помощью мастера отчетов

Для создания отчета с помощью мастера отчетов необходимо осуществить следующие действия.

1. Вкладка Отчеты, кнопка Создать, Мастер отчетов, ОК (или двойной щелчок по фразе Создание отчета с помощью мастера).

2. В диалоговом окне Создание отчетов в поле Таблицы и запросы выбирают имя таблицы из списка, после выбора таблицы или запроса имена полей появляются в окне Доступные поля, в окне Доступные поля выделяют щелчком имя поля и щелкают по кнопке >, выделенное поле попадает в окно Выбранные поля. Затем эти действия повторяют для других полей. Например:

• в поле Таблицы и запросы выбирают таблицу Устройства, затем в окне Доступные поля щелкают по полю Модель и по кнопке >; поле Модель попадает в окно Выбранные поля, затем щелкают по полю Розничная цена и по кнопке >;

• выбирают в поле Таблицы и запросы таблицу Продажа, затем в окне Доступные поля щелкают по полю Количество и по кнопке >, поле Количество попадает в окно Выбранные поля и т.д.

После того, как все поля выбраны, щелкают по кнопке Далее.

3. В следующем окне выбирают вид представления данных, щелкнув по имени главной таблицы (например, Продажа), щелкают по кнопке Далее.

4. В следующем окне надо добавить уровни группировки (задание группировки записей по определенному полю). Для этого выделяют имя поля группировки и щелкают по кнопке > (например, щелкают по полю Вид и по кнопке >). Затем щелкают по кнопке Далее.

5. В следующем окне можно задать уровни сортировки внутри группы записей (например, Дата продажи, необязательные действия).

Щелкнув по кнопке Итоги… попадают в дополнительное окно, где для числовых полей можно задать вычисления с помощью групповых функций (Sum – сумма, Avg – среднее и т.д.). Для этого выставляют щелчком соответствующие флажки и щелкают по кнопке ОК. При этом возвращаются в предыдущее окно и щелкают по кнопке Далее.

6. В следующем окне выбирают вид макета для отчета. Рекомендуется выбрать: макет по левому краю 1, ориентация Альбомная. Затем щелкают по кнопке Далее.

7. В следующем окне выбирают стиль. Рекомендуется сжатый. Затем щелкают по кнопке Далее.

8. В последнем окне задают имя отчета или соглашаются с предложенным именем и щелкают по кнопке Готово.