Зиновьева Н.Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001. – 208 с.

ББК 78.30 3-63

Зиновьева Н.Б. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ. Учебно- методическое пособие. — М.: Профиздат, 2001. — 208 с.

Пособие существенно расширяет представления о сущнос­ти понятия «документ», его видах, действиях и функциях, тех­нологий документарной деятельности. Оно освещает также те­оретические проблемы документоведения: его научный ста­тус, место в системе наук, методы документоведческих иссле­дований.

Издание предназначено студентам библиотечно-информа-ционных, документоведческих, архивоведческих, музееведчес­ких и книговедческих факультетов и курсов повышения ква­лификации библиотекарей.

ISBN 5-88283-048-6

О Н.Б. Зиновьева, 2001 © ИПО Профиздат, 2001

Введение 2

Глава 1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТ 2

1.1. Проблема понятия информации 2

1.2. Зависимость информации от характера материального носителя 3

1.3. Виды информации и документ 4

1.4. Свойства информации 8

Глава 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ 10

2.1. Информационные предпосылки документирования 10

2.3. Язык информации 14

2.4. Эволюция способов документированием 16

2.5. Документ в коммуникации 20

Глава 3. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА 24

3.1. Характеристика текста документа 24

3.2. Текст а информационном пространстве 27

3.3. Чтение текста 28

3.4. Понимание текста 31

3.5. Текст в экстралингвистическом контексте 34

3.6. Интерпретация текста 34

Глава 4. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТА 36

4.1. Понятие «документ» 36

4.2. Свойства документов 38

4.3. Функции документа 39

4.4. Виды документов 40

Глава 5. ДОКУМЕНТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 54

5.7. Структура и сущность документной деятельности 54

5.2. Потребности в документной информации 56

5.3. Докуменгопроизводство 58

5.4. Каналы распространения документов 61

5.5. Сбор документов 61

5.6. Обработка документов 63

5.7. Хранение документов 65

5.8. Поиск документов 66

5.9. Использование документов 68

5.10. Правовые вопросы работы с документами 70

Глава 6. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 76

6.7. Статус документоведения 76

6.2. Документоведение в структуре наук и сфер практической деятельности 81

Глава 7. ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКИЕ ИССЛЕДОВАНИЯ 83

7.1. Задачи докумеитоведческих исследований 83

7.2. Методика научного исследования 84

7.3. Системные методы исследования документов 85

7.4. Типологический метод изучения документов 87

7.5. Информационный анализ документов 87

7.6. Метод терминологического анализа 89

7.7. Контент-анализ 91

7.8. Психолингвистический метод изучеяяя документов 92

7.9. Методы конкретно-социологических исследований 92

7.10. Метод экспертных оценок 94

7.11. Библиографический метод изучения документов 96

7.12. Наукометрический метод изучения документов 97

Введение

Основная задача учебного курса «Документоведение» — во­оружить студента общетеоретическим знанием о сущности до­кумента, его эволюции и видовом составе, функциях, выпол­няемых в обществе, и на этой основе познакомить с процесса­ми работы с документами. Но учебная дисциплина «Документо­ведение» находится еще в стадии своего становления, в связи с чем нечетко определены предметная область, содержатель­ное наполнение, междисциплинарные и внутридисциплинар-ные связи. Знания о документах рассеяны по разным дисцип­линарным областям: библиотековедении, библиографоведении, книговедении, информатике и т.д., в связи с чем курс «Доку­ментоведение» в его сегодняшнем представлении оказывается урезанным, неполным.

В учебном пособии впервые предпринята попытка синтеза накопленных знаний о документе из смежных с документове-дением наук и областей практической деятельности. В них из­ложены некоторые теоретические основы документоведения как науки и раскрыты аспекты практического его применения в библиотечно-библиографической деятельности, что обусло­вило его структуру.

Учебное пособие включает семь лекций. Первая лекция «Информация и документ» вводит студента в мир информа­ции — фундаментальной базы документа, раскрывает ее сущ­ность, виды, особенности движения. Вторая лекция посвяще­на характеристике процесса документирования.

Третья лекция рассматривает текст документа, его знако-во-символьную природу, психофизиологические проблемы восприятия текста, его чтения, понимания, интерпретации.

В четвертой лекции изложены подходы к определению по­нятия «документ», определены его свойства, функции, виды.

Пятая лекция раскрывает структуру документной деятель-

)ности, включая процессы создания документа, его редакции, тиражирования, распространения, сбора, обработки, хране­ния, поиска и использования. В лекцию включены также вопросы стандартизации основных процессов работы с документами и правовых проблем их использования.

3

Глава 1. Понятие информации и документ

1.1. Проблема понятия информации

Слово «информация» — одно из наиболее употребляемых в современном языке. Смысл слова на первый взгляд прост и понятен и в массовом сознании ассоциируется с совокупностью новых сведений, оперативно распространяющихся в обществе. Часто в качестве синонимов мы употребляем слова «сообщение», «сведения», «известия» и т.д. Но эти истолкования отражают только самый поверхностный слой всего объема понятия этого термина.

Между тем информационное взаимодействие между объектами осуществляется на всех уровнях, от микро- до макромира. В силу этого информация заключает в себе предельно широкий объем понятия, выходящий за рамки какой-либо одной отрасли знания и используемый большинством наук. Поэтому в рамках философии, изучающей наиболее общие законы материального мира, стало формироваться научное направление — теория информации.

Одной из задач теории информации стало рассмотрение термина «информация» в предельно широком смысле. Попыток охарактеризовать этот термин было предпринято очень много. Одни ученые пытались определить информацию через различные свойства материи, другие выделяли ее содержательный и ценностный аспекты. Единого определения информации, удовлетворяющего всех, на сегодняшний день не выработано.

Роль информации в управлении поведением биологических систем стала предметом исследования такой науки, как кибернетика, которая вынесла на рассмотрение научного сообщества свою трактовку этого термина. Специалисты в области кибернетики обратили внимание на аспект взаимодействия между передающим сигнал (информацию) и воспринимающим его. Сигнал рассматривается ими как физический процесс, имеющий информационное значение, установленное принятым соглашением. Это мельчайшее изменение во внешней среде, указывающее на более значительные последующие ее изменения. Сигналы могут иметь разную природу, их главное предназначение — быть воспринятыми органами чувств

5

субъекта. При этом смысл, который несет в себе сигнал, заранее должен быть ему известен.

Для передачи информации необходимы два и более участника, один из которых передает, а остальные получают сигналы. Их взаимодействие осуществляется по принципу отражения. Любые два объекта материального мира всегда отличаются друг от друга. В результате информационного взаимодействия отдельные свойства, качества, стороны одного объекта заимствуются другим и этот другой несет в себе, в своей структуре следы воздействия. Таким образом, осуществляется движение информации.

Объекты, участвующие в информационном обмене, имеют разную природу, уровень развития, структуру, содержание. В силу этого отражение друг друга не может быть тождественным, абсолютным и адекватным, так, чтобы каждому элементу отражаемого объекта соответствовал элемент отражения и наоборот.

Информационное отражение может осуществляться с большей или меньшей степенью адекватности. Чем структурно проще информация, тем больше вероятности ее адекватного воспроизведения.

Сигнальная концепция информации стала фундаментальной основой последующего бурного развития вычислительной техники, ибо дала возможность количественно охарактеризовать информацию в двоичной системе — битах. Один бит информации заключает в себе один сигнал, либо его отсутствие.

Одно из определений объема понятия «информация» связано с разнообразием материального мира. Там, где есть разнообразие — обязательно возникают информационные потоки. Эта гипотеза принадлежит английскому ученому У.Р. Эшби, который трактует информацию как отраженное разнообразие. В результате информационного процесса происходит передача разнообразия от одного объекта к другому, нарушается монотонность.

Таким образом, любая информация несет что-то новое, что позволяет отличить от старого. Эта новизна содержит в себе элемент неопределенности. Как только взаимодействие произошло, информация передана, сообщение получено, книга прочитана, картина увидена, музыкальная запись прослушана

6

и т.д., эта неопределенность снимается. Это позволило американскому ученому К.Шеннону выдвинуть еще одно определение информации - как меры снятой неопределенности - энтропии. В кибернетике информация тесно связывается с энтропией, одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Н.Винер пишет: «Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезор-ганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком». Таким образом, информация в трактовке К.Шеннона и Н.Винера есть отрицание энтропии.

Зависимость информации от характера материального носителя.