Секретарь компании.

Секция 283 (1) Акта о компаниях утверждает, что каждая компания должна иметь секретаря. Компания может иметь только одного директора, но она обязана иметь и секретаря. Поэтому всегда должно быть как минимум два офицера (сотрудника) компании.

Секретарю частной компании с ограниченной ответственностью не требуется никаких формальных квалификаций. Однако, секретарь компании открытого типа должен быть квалифицированным специалистом и иметь хорошие знания и опыт, чтобы выполнять функции секретаря.

Обязанности секретаря компании содержатся в служебном контракте.

Необходимо обеспечивать, чтобы все отчеты были составлены во время, и имели соответствующую внутреннюю регистрацию. Секретарь должен поддерживать на должном уровне установленный законом регистр компании, который содержит следующее:

• Регистр всех членов компании.

• Регистр директоров и секретарей.

• Регистр процентного дохода директоров.

• Регистр расходов.

• Если компания открытого типа, регистр процентных доходов в акциях.

Если происходят изменения в составе директоров или меняется зарегистрированный офис, то специальные формы должны быть зарегистрированы в Companies House в течение 14 дней.

Секретарь также несет ответственность за обеспечение должного уведомления о ежегодном собрании членов компании и о том, что любые чрезвычайные и специальные резолюции, принятые на этом собрании и необходимые для предоставления в Companies House, будут доставлены туда в течение 15 дней.

В обязанности секретаря также входит организация и ведение протоколов собраний директоров.

Секретарь компании открытого типа обязан также предоставить возможность для лиц, специально на то уполномоченных, инспектировать дела компании. Если компания имеет печать, то в обычную обязанность секретаря входит хранить ее.

Какие формы требуются для деятельности компании.

Существует большое количество форм, которые могут потребоваться для Companies House, но принципиально важны следующие:

• Отчеты.

Все компании с ограниченной ответственностью, независимо от того, ведут ли они активный бизнес или нет, должны хранить все бухгалтерские записи и регистрировать отчеты для каждого отчетного периода в Companies House. Существуют различные льготы, которые могут быть заявлены, но в основном отчеты должны включать следующее:

• отчеты директоров, подписанные директором или секретарем компании;

• балансовый отчёт, подписанный директором;

• отчет о прибыли и убытках;

• аудиторский отчет, подписанный аудитором;

• разъяснения к отчетам;

• групповые отчеты по счетам компании.

Директора лично отвечают за то, чтобы отчеты были подготовлены и доставлены в Companies House. Неисполнение этих обязательств может повлечь преследование в судебном порядке.

• Годовые отчёты.

Годовой отчёт является формой, которая на дату его составления показывает, кто является директорами, секретарем, где расположен зарегистрированный офис, идентичность акционеров и полный акционерный капитал. Все эти данные высылаются специально подготовленной формой и должны быть тщательно проверены.

• Зарегистрированный офис.

Каждая компания должна иметь зарегистрированный офисный адрес. Он считается юридическим адресом компании, куда направляется вся корреспонденция. Это должен быть реальный адрес, а не просто почтовый ящик. Иногда необходимо доставить документы в офис лично, или существует право лиц, специально на то уполномоченных, проверить деятельность компании.