Вимоги до документів:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити діючому законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою.

5. Документ повинен бути бездоганно відредагований і оформлений.

Наукова дисципліна, що вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх називається документалістикою.

Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами у процесі здійснення управлінських функцій.

В установах, організаціях та на підприємствах створюється значна кількість найрізноманітніших документів. Вони групуються за кількома ознаками:

1. За найменуванням (листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.).

2. За походженням – службові та особисті. Службові документи створюються в установах, організаціях, на підприємст­вах та службовими особами, які їх представляють. Особисті – окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.

3. За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні і зов­нішні. До внутрішніх належать документи, що готуються, оформляються і виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, що надходять до цієї установи з інших установ, організацій чи підприємств.

4. За призначенням документи поділяються на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

5. За структурними ознаками документи можна поділити на:

• регламентовані (стандартні, типові). Це типові листи, інструкції, положення, що мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності;

• нерегламентовані (нестандартні, індивідуальні), що створюються в кожному конкретному випадку, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази).

6. За напрямом – вхідні і вихідні.

7. За терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

• звичайні безстрокові – це такі, що виконуються у порядку загальної черги;

• термінові – ті, для яких установлено термін виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові – це такі документи, що мають позначку «дуже терміново».

8. За ступенем гласності – для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.

9. За стадіями створення – оригінали й копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу документа. На копії документа робиться помітка вгорі праворуч «Копія». Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого документа з установи, що залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий з утратою оригіналу. В юридичному відношенні дублікат і оригінал – рівноцінні.

10. За складністю – прості (відображають одне питання), складні (декілька).

11. За терміном зберігання – тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

12. За технікою відтворення – рукописні, відтворені механічним способом.

Питання для самоконтролю:

1. Зміст поняття “діловий документ”.

2. Класифікація ділових документів. Діловодство у медичних закладах.

3. Професійні ділові документи медика.

4. Вимоги до оформлення ділових документів. Стандартизація ділових паперів.

5. Культура читання документації.

6. Види складних речень та розділові знаки в них.

7. Велика літера у власних назвах.

8. Основні реквізити доручення та розписки (письмово оформити).