ЖУРНАЛ №1

Регистрации входящих документов

Входящий № (Индекс документа)	Дата поступления	Дата документа	Исходящий №	Краткое содержание (заголовок)
1	2	3	4	6
171/1-3	18.12.98	18.12.98	1-2/87	О сокращении Поставок ТНП
Исполнитель	Подпись исполнителя в получении	Срок исполнения	Примечание
7	8	9	10
Круглов И.И.	Личная	27.12.95

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела, в которое подшивается документ, (1-3).

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа “Срок исполнения”. Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе “подпись исполнителя”.

Журнал ведется секретарем-референтом или службой делопроизводства.

ЖУРНАЛ №2

Регистрации исходящих документов

№ п/п, индекс	Дата документа		Адресат (кому)	Краткое содержание	Исполнитель	№ дела
1	2		2	3	4	5
171	10.12.98		ЗАО “Гранд” Фролову В.А.	О предоплате по контракту № 18/97	Разин А.В.	4-7
171/1-3	___”___		___”___	___”___	___”___	___”___
Ком подписан		Примечание
6		7
Симонов В.И.		___”___
___”___		___”___

Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.

Регистрационные номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу (171) или из порядкового номера и номера дела (171/1-3), в котором храниться копия документа.

В графе примечание могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий документ.

ЖУРНАЛ №3

Регистрации внутренних документов

№ п/п, индекс	Дата документа		Кто подписал	Краткое содержание (заголовок)	Отметка об исполнении
1	2		2	3	4
1	10.12.98		Разин А.В.	О реорганизации отдела маркетинга	Исполнено 14.12.98
171/1-3	___”___		___”___	___”___	___”___
№ дела		Примечание
5		6
4-7		___”___
___”___		___”___

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируются отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например; приказ №5, протокол №3 и т.п.

Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.

"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-Mail: offex@icc.spb.su