Должностные инструкции
В комплексе организационных документов предприятия (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником-
Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
Должностная инструкция содержит следующие разделы,
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Примерная должностная инструкция секретаря-референта приведена на рис. 17. По такой же схеме строятся должностные инструкции и для других специалистов предприятия.
Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
№3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись О. В. Ломов 01.03.98
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется;
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
2.1. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
2А Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- применения средств электронной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- оказания первичной медицинской помощи.
3.ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
3.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
3.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия,
3.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
3.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
3.5. Выполнение машинописных, графических, множительных работ.
3.6. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3.7 Ведение учета рабочего времени сотрудников.
3.8 Подготовка и обеспечение командировок руководителя.
3.9. Ведение учета командировочных удостоверений.
4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:
4.1. Осуществлять подготовку необходимых документов.
4.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
4.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
4.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решений и доведения их до непосредственных исполнителей, Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
4.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).
4.7. Вести прием посетителей.
4.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате,
4.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
4.10. Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства, планирования и организации рабочего дня.
4.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
4.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4.13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
4.14. Обеспечивать подготовку рабочего места руководителя.
ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
5.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
5.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
5.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-97), международных правил оформления документов.
5.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.
5.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
5.7. Работать с документами, имеющими гриф ограничения доступа.
5.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
5.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений руководства и представления необходимой информации генеральному директору и его заместителям.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
6.1. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
6.2. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
6.3. Несохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа.
Зам. директора Личная подпись С.Р. Сегедин
Юрисконсульт
Личная подпись О.С. Васильева
28.02.98
__________________________
(Наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ______________________________
(Наименование должности руководителя)
_________________ /Фамилия И.О./
00.00.2000 №______ (подпись)
00.00.2000