17

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

Приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим, то приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на нескольких работающих, то приказ считается сводным.

Сложный приказ содержит несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим. В документе эти действия располагаются по степени их значимости для деятельности предприятия или организации и с учетом срока хранения приказа.

В течение 75 лет должны храниться приказы о приеме, переводе, длительном командировании (особенно зарубежном, связанном с расходованием валютных средств), увольнении. Традиционно сложилась та последовательность оформления этих действий: НАЗНАЧИТЬ на должность, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ, СЧИТАТЬ изменившей фамилию, ОСВОБОДИТЬ от занимаемой должности, УВОЛИТЬ

Приказы о предоставлении отпусков, временных переводах и переводах на срок до одного месяца, командировках и взысканиях хранятся три года. Традиционная последовательность оформления этих действий в сложных приказах такая: ПЕРЕВЕСТИ (временно), ПРЕДОСТАВИТЬ (все виды отпусков), КОМАНДИРОВАТЬ.

Приказы о поощрениях и взысканиях издаются всегда простыми и могут быть оформлены по образцу приказа по основной деятельности, т.е. с обоснованием мотивов и причин издания в констатирующей части текста.

Приказы по личному составу готовятся кадровой службой (службой по управлению персоналом), а в небольших фирмах - лицом, отвечающим за документационное обеспечение работы с персоналом, или секретарем на основе соответствующих документов - заявлений, контрактов, графиков отпусков, докладных записок и представлений руководителей структурных подразделений, объяснительных записок и других.

Составитель проекта приказа по личному составу визирует его и проводит необходимое внутреннее согласование, оформляя визы юридической службы или юрисконсульта, других должностных лиц и руководителей структурных подразделений, заинтересованных в урегулировании трудовых правоотношений с данным гражданином, в т.ч. с бухгалтерией.

Приказ по личному составу может быть оформлен на общем бланке предприятия или организации, на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка или на специально разработанном бланке приказа (если приказы издаются чаще 200 раз в год).

При подготовке приказов на компьютере можно разработать и ввести в базу данных шаблоны (трафареты), включающие не только реквизиты общего бланка, но и типовые элементы текста, характерные для ситуации издания приказа данной разновидности.

Обязательными являются отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц.

Дата приказа является одновременно датой его подписания и вступ-1ения в силу и проставляется руководителем, подписывающим документ.

ут

Вместе с тем, в сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь и свои индивидуальные сроки вступления в силу. Так, прием на работу может быть произведен с 01 декабря 1996 г., а приказ подписан 25 ноября. В тех случаях, когда сроки распорядительных действий специально не оговариваются, они вступают в силу с даты подписания приказа.

Регистрационный номер приказа по личному составу является смешанным. К порядковому номеру документа (нумерация ведется валовая в пределах календарного года) через тире или косую черту добавляются буквы "К" или "ПС" ("кадровый", "по личному составу"). Например:

01.09.96 № 35/К

На практике приказы долговременного срока хранения часто регистрируются отдельно и имеют буквенную часть индекса - "ЛС", а приказам со сроком хранения три года дается буквенное обозначение "К".

При регистрации приказов на компьютере каждой их группе может быть присвоен свой буквенный индекс: ОТ - приказы об отпусках; ПО- поощрениях; ВК - о внутренних командировках; ВЗ - о взысканиях и т.п.

Заголовок к тексту простого приказа по личному составу кратко формирует содержание распорядительного действия, начинается с предлога "О" (о чем?) и включает фамилию и инициалы работника. Например:

О назначении

Петрова В.М.

О приеме Иванова В.П.

О командировании

Козлова В.С.

Об изменении фамилии

Залесской М.В.

О предоставлении отпуска

Полякову А.П.

Заголовок к тексту сводных и сложных приказов формулируется обобщенно - "По личному составу".

Заголовок оформляется в левом верхнем углу при продольном и при угловом расположении реквизитов и размещается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками. Печатается заголовок через 1-1,5 межстрочных интервала.

Текст приказа по личному составу состоит из одной распорядительной части, которая может формулироваться по пунктам. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ и т.п.), которое оформляется на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. Далее с красной строки указываются полностью фамилия, имя и отчество гражданина или работника предприятия, устанавливается его место в системе управления (наименование должности, профессии, специальности и наименование структурного подразделения), дата совершения распорядительного действия или юридического факта, его условия, мотивы или причины (в случае необходимости - со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ РФ) и формулируются дополнительные условия регулирования трудовых правоотношений (также в случае необходимости).

Дата, указанная в соответствующем пункте текста, является индивидуальной датой его вступления в силу.

Текст каждого пункта приказа по личному составу обязательно заканчивается указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Этим основанием обязательно являются документы (один или несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение или расторжение трудовых правоотношений (например, заявление с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя), содержится обоснование производственной необходимости (например, докладная записка начальника структурного подразделения) или формулируются мотив и причина для совершения распорядительного действия (например, представление, копия документов ЗАГСа, выписки из протоколов коллегиальных органов и др.).

Слово "Основание" оформляется от границы левого поля строчными буквами и заканчивается двоеточием. После него в именительном падеже указывается название вида документа, дата его составления, номер и заголовок к тексту (в случае необходимости). Текст, относящийся к основанию, печатается через один межстрочный интервал.

Пункты распорядительной части текста приказа по личному составу строятся по стандартным речевым моделям и с использованием традиционных для кадровых документов терминов делового стиля.

В тексте приказа по личному составу прием на работу руководителей и их заместителей, главных бухгалтеров, руководителей и заместителей руководителей обособленных структурных подразделений, а также лиц, на которых возложена материальная ответственность, обозначается термином НАЗНАЧИТЬ на должность, а прием рядовых рабочих и служащих - ПРИНЯТЬ (кем?).

При заключении трудового договора (контракта) необходимо указание ссылки на соответствующий пункт статьи 17 КЗоТ РФ, устанавливающей срок действия контракта (п.1 - неопределенный срок, п.2 - определенный срок не более 5 лет, п.З - на время выполнения определенной работы).

Далее в речевой модели указываются наименование должности, специальности или профессии строго в соответствии со штатным расписанием предприятия или организации, наименование структурного подразделения, дата начала трудового договора, условия оплаты труда и дополнительные условия, которые оговариваются в случае необходимости при заключении трудового договора. Например:

назначить

Коптева Бориса Федоровича на должность директора Центра переподготовки руководящих кадров органов образования с 01 октября 1996 г. с окладом по штатному расписанию.

Основание: заявление Коптева Б.Ф. от 25.09.96, письмо Департамента образования Правительства Москвы от 24.09.96 № 10-23/347 "Об организации переподготовки кадров органов управления образованием в г.Москве".

НАЗНАЧИТЬ

Голована Николая Петровича на должность исполнительного директора с 23 мая 1996 г. по трудовому договору (контракту), п.1 ст.17 КЗоТ РФ.

Основание: заявление Головина Н.П. от 20.05.96, контракт от 23.05.96.

НАЗНАЧИТЬ

Макарова Леонида Петровича специалистом строительного отделю с 30 мая 1996 г. по трудовому договору (контракту), п.2 ст.17 КЗоТ РФ

Основание: заявление Макарова Л.П. от 30.05.96, контракт от 30.05.96.

ПРИНЯТЬ

Петрова Сергея Ивановича слесарем 5-го разряда в механический, цех с 26 мая 1996 г. с окладом 720 тыс.руб. с трехмесячным испытательным сроком.

Основание: заявление Петрова С.И. от 20.05.96 с визой начальника цеха

ПРИНЯТЬ

Агеева Виктора Ивановича сторожем склада №2015 августа 1996 г. с окладом по штатному расписанию временно, на два месяца.

Основание: заявление Агеева В.И. от 13.08.96 с визой заведующего складом.

При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии или специальности, наименование нового структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте должны быть также указаны срок, мотив или причина перевода и дана ссылка на соответствующую статью КЗоТ РФ. При переводе (в том числе и временном) на срок более одного месяца согласие работающего, зафиксированное в личном заявлении, является обязательным.

Для перевода на срок до одного месяца согласие работающего не требуется. Например:

перевести

Маркову Елену Сергеевну, ведущего специалиста отдела маркетинга, на должность начальника отдела маркетинга с 20 июня 1996 г. окладом по штатному расписанию.

Основание: заявление Марковой Е.С. от 18.06.96 с визой коммерческого директора.

ПЕРЕВЕСТИ

Королева Виктора Николаевича, слесаря 5-го разряда механического цеха, слесарем-ремонтником транспортного отдела с 15 июля 1996 г. со сдельной оплатой труда на время простоя механического цеха, ст.27 КЗоТ РФ.

Основание: докладная записка начальника транспортного отдела от 10.07.96 с визой начальника механического цеха.

ПЕРЕВЕСТИ

Соболева Евгения Львовича, специалиста отдела оборудования, на должность начальника отдела с 24 ноября 1996 г. временно, на период болезни начальника отдела оборудования с выплатой разницы в должностных окладах.

Основание: заявление Соболева Е.Л. от 20.11.96, представление технического директора от 19.11.96.

При предоставлении отпуска в тексте указывают его вид (в соответствии с главой V КЗоТ РФ), дату начала и продолжительность в рабочих днях (иногда -даты начала и окончания). Например: