- •Документы, входящие в состав дела организации основные документы предприятия
- •Составление номенклатуры дел
- •Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
- •Разработка номенклатуры дел предприятия
- •Содержательная часть
- •Состав заголовка дела образует следующие элементы:
- •Формирование и оформление дел
- •Основные документы предприятия
- •Оформление дел
- •Оформление обложки скоросшивателя:
- •Дело № 1-7
- •Оперативное хранение документов и дел
- •Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •Сроки хранения документов
- •Экспертиза ценности документов
- •Ооо “марвол”
- •Прием-передача дел в архив
- •Памятка руководителям по оформлению документов
- •Подпись
- •Согласование документов
- •Утверждение документов
- •Резолюция
- •Проставление печати
- •Перечень документов, на которых ставится печать
- •20. Письма-ответы на запросы структурных подразделений
Экспертиза ценности документов
Под экспертизой ценности документов понимается определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
Экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях - при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя предприятия создается экспертная комиссия (ЭК) из числа наиболее квалифицированных работников. Председателем ЭК, как правило, назначается заместитель руководителя предприятия.
Документирование деятельности ЭК и ведение дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. ЭК проводит свои заседания не реже двух раз в год.
При проведении экспертизы ценности документов используются типовой (отраслевой) перечень документов с указанием сроков их хранения и номенклатура дел предприятия.
В структурных подразделениях экспертиза ценности документов проводится ежегодно секретарями с привлечением соответствующих специалистов. При этом осуществляется:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия;
отбор документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения;
изъятие из дел постоянного хранения документов временного хранения, не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов.
Экспертиза проводится путем полистного просмотра дел.
Результаты экспертизы оформляются описями дел и актами о выделении документов к уничтожению (по формам, установленным архивными органами).
Акт о выделении документов и дел на уничтожение за соответствующий период составляется после оформления описей за этот же период.
Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные производством в 1990г., включаются в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1996 г.
В акт на уничтожение не следует включать документы, в отношении которых действующие перечни документов со сроками хранения не содержат определенных указаний о сроках их хранения, а у ЭК нет твердого мнения об их ценности.
ЭК рассматривает акты на уничтожение одновременно с описями дел за этот период.
После утверждения описей ЭК акт о выделении дел к уничтожению утверждается руководителем предприятия, а дела, включенные в акт, подлежат уничтожению в установленном порядке.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения;
- документы, подлежащие уничтожению;
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле (см. ниже);
- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (Листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
- переплести дело или прошить его в четыре прокола;
- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ
ЛИСТ ДЕЛА №
00.00.99
В
дело подшито и пронумеровано
листа(-ов)
(цифрами
и прописью)
в том
числе: литерные листы
пропущенные
номера
+ листов
внутренней описи
(цифрами
и прописью)
Должность
составителя заверительного
листа Подпись И.О.Фамилия
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:
дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);
дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например:
в опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты и т. д;
в описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.
Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов, в которых дела располагаются по степени важности.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.