11. Из каких частей состоит текст документа?

тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания (причины) составления документа, во второй — излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Основной текст элемента может состоять из нескольких частей: 1) введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; 2) изложение, где приводятся цифры, факты и доводы; 3) заключение, содержащее суть вопроса, т.е. предложение, распоряжение или просьбу.

12. Организационные документы – документы, определяющие статус (организационно – правовую форму) предприятия и порядок его работы.

13. Виды орг. расп. документов: Устав, положения о структурных подразделениях, регламент работы коллегиальных и совещательных органов, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки)

14. Требования, предъявляемые к составлению приказов, распоряжений, протоколам

- инициирование решения – обоснование необходимости издания распор. документа.

-сбор и анализ информации по вопросу

- подготовка проекта распор. документа

- согласование проекта документа

- внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства

- принятие решения(подписание документа)

- доведение распорядительного документа до исполнителей.

15. Информационно-справочные документы:

Протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, эл. сообщение) акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.

17. Требования к рациональной организации переписки:

- документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

- текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения, текст письма не должен допускать различного толкования;

- события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

18. Документы по личному составу:

Трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы входящие в состав личного дела.

19. Реквизиты приказа по личному составу:

-Наименование организации.

-Наименование вида документа.

-Дата документа.

-Регистрационный номер документа.

-Заголовок к тексту.

-Текст документа.

-подпись руководителя

-подпись работника

-Визы согласования.

20. Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника (ст. 66 ТК РФ). Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа.

21. Требования к составлению финансово-расчетных документов:

- формирование полной достоверной информации о хоз. процессах и финансовых результатах деятельности организации

- обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

- своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности.

- к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме

- первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции

23. Протокол разногласий составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он должен подписать договор, а по спорным вопросам составить протокол разногласий.

24. Претензия - это требование о добровольном устранении нарушений законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В них должны быть указанны требования, предъявляемые заявителем организации, подробный расчет сумм, которые заявитель просит ему перечислить, основания требований заявителя, срок для ответа на претензии.

25. Исковое заявление – это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения. Подлежит оплате государственной пошлины, направляется в арбитражный суд области. Края, республики по месту нахождения ответчика.

Реквизиты:

- Наименование арбитража;

- Наименование и адреса спорящих организаций;

- Наименование министерств и ведомств, в систему которых входят спорящие организации;

- Изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска;

- Ссылки на нормативные акты и доказательства, подтверждающие изложение обстоятельств;

- требование истца;

- причины возражения другой стороны;

- Сумма иска;

- Дата подачи заявления и подпись руководителя.

26. Форма Т-2 это личная карточка работника, является основным учетным документом.

Состоит из разделов:

1. Общие сведения

2. Сведения о воинском учете

3. Прием на работу и переводы на другую работу

4. Аттестация

5. Повышение квалификации

6. Профессиональная переподготовка

7. Награды, поощрения, почетные звания

8. Отпуск

9. Социальные льготы

10. Дополнительные сведения

11. Основания прекращения тр. Договора

27. Резюме - документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу, краткое досье. Резюме обычно состоит из нескольких разделов, информация в каждом из которых призвана в кратком виде ознакомить потенциального работодателя со всеми сведениями о кандидате, необходимыми для его приёма на работу. В резюме не следует включать информацию, не имеющую никакого отношения к предполагаемой работе.

Резюме должно содержать:

• контактную информацию кандидата

• краткое описание должности, на которую он претендует

• краткое описание основных навыков

• описание опыта работы по специальности в обратном хронологическом порядке

• описание образования (дипломы, сертификаты и пр.)

29. Заявление - документ, адресованный организации иди должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

30. Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст с пропущенными строками для заполнения.

Основные разделы:

ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, пребывание за границей, выполняемая работа с начала тр. деятельности, домашний адрес, телефон, данные паспорта.

31. Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

32. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов на предприятии. В организации необходима для решения следующих задач: учета количества документов, обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов, обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях.

36. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Подразделяется на индивидуальные (отражает документы конкретного предприятия), примерные и типовые номенклатуры.

37. Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка)

- название предприятия (автор документа); название предприятия которому адресованы или от которого получены документы;

- краткое содержание документа дела; название местности. с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которому относятся документы дела; указание на количество копий документов дела.

Когда дело состоит из нескольких томов. На обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома.

38. Как часто проводится экспертиза ценности документов? С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов -определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью «отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.