Практическая работа №6 Создание шаблонов Excel и автозаполнение с использованием статистической и логической функции просмотр если

Предназначенные изначально для осуществления автоматизации эко­номических расчетов электронные таблицы (ЭТ) стали средством решения самых разнообразных задач в разных областях научной, административной, хозяйственной деятельности, а также в обучении. Простые, но полезные про­граммы в ЭТ, в частности в Excel, могут составлять как опытные пользова­тели, так и учащиеся, только начинающие­ся знакомиться с многообразием возможностей подобных пакетов.

В качестве примера рассмотрим следующую задачу:

С помощью ЭТ Excel требуется автоматизировать ведение журнала регист­рации справок (в нем фиксируются данные о том, кому выдана справка, — так положено по правилам делопроизводства) и заполнение на основе выполненной в журнале записи справки стандартного образца с ее распечаткой на принтере.

Для составления программы понадобятся два листа Excel: лист “Дан­ные”, со­держащий журнал регистрации, и лист “Справка”, служащий для отображения справки.

О дин из вариантов оформления первого листа приведен ниже:

Вся информация в лист “Данные” заносится со слов получателя справки, поэто­му первый лист заполняется практически вручную: данные вводятся непосредствен­но в ячейки таблицы. Но этот процесс можно не­сколько упростить, использовав заполнение таблицы с помощью команды Данные, Форма. Для того чтобы ввести очередную запись посредством этой команды, в нашем случае необходимо выпол­нить следующие действия:

• указать ячейку списка, начиная с которой надо вводить новые за­писи;

• выбрать в меню команду Данные, Форма — появится форма, поля которой имеют названия “№”, “Фамилия” и т. д.;

• ввести данные в соответствующие поля (переходить от поля к полю можно щелчком мыши в соответствующем поле или клавишей Tab). Ввод каждой записи завершается щелчком на кнопке Добавить или нажатием кла­виши Enter;

• после добавления последней записи щелкнуть на кнопке Закрыть. Для того чтобы производился автоматический ввод информации на втором листе (непосредственно в форму справки), столбцам В, С, D, Е, F, G, Н, I не­обходимо присвоить имена. Для этого выделяем каждый столбец щелчком по его буквенному обозначению и в текстовом поле в левом верхнем углу (при наведении на которое появляется подсказка “Имя”) вводим имя столбца: для указанных выше. столбцов — “фамилия”, “имя”, “отчество”, “группа”, “спе­циальность”, “номер”, “дата”, “куда” “курс” соответственно.

И нтересным с точки зрения Excel является второй лист. Алгоритм его заполне­ния следующий: пользователь вводит номер справки, и в шаблон ав­томатически заносится вся необходимая информация из журнала регистра­ции (с листа “Дан­ные”), Один из вариантов оформления второго листа при­веден ниже:

Рассмотрим содержимое некоторых ячеек листа “Справка”. С10: но­мер справки, под которым она зарегистрирована на листе “Данные”;

вводится вручную

С8:=ЕСЛИ($С$10="";""; ПРОСМОТР($С$10; номер; дата))

Н5:=ЕСЛИ($С$10="";""; ПРОСМОТР($С$10; номер; фамилия))

G6:=ЕСЛИ($С$10="";""; ПРОСМОТР($С$10; номер; имя))

Н6:=ЕСЛИ($С$10="";""; ПРОСМОТР($С$10; номер;отчество))

Н8:=ЕСЛИ($С$10="";""; ПРОСМОТР($С$10; номер; группа))

G10:=ЕСЛИ($С$10="";""; ПРОСМОТР($С$10; номер; факультет))

G15:=ЕСЛИ($С$10="";""; ПРОСМОТР($С$10; номер; куда))

Дата выдачи справки, фамилия, имя, отчество, группа и факультет того, кому выдана справка, а также место предъявления справки выводятся автоматически в зависимости от набранного номера справки.

Рассмотрим работу функции ЕСЛИ на примере ячейки G15 (место предъявления? справки). Если в ячейку С10 (номер справки) ничего не зане­сено, то в ячейке G15 также будет пусто. В противном случае используется функция ПРОСМОТР, которая сравнивает значение, находящееся в ячейке С10, со значениями в просматриваемом векторе (в нашем случае этот вектор представляет собой столбец “номер” листа “Данные”) и выбирает результат из соответствующей позиции вектора результатов (в нашем случае это стол­бец “куда” листа “Данные”). Например, если в С10 будет введено 10, то в ячейке G15 получим “по месту требования”, т. е. то, что записано на листе “Данные” в столбце “куда” в ячейке 112.

Для оформления печатной формы справки выполним следующие дей­ствия: -

• объединим следующие ячейки: Н5 и 15; G9 и Н9; G10 и НЮ; Fll, Gil, Hil и 111; F14, G14, Н14 и 114; G15 и Н15;

• разместим по центру содержимое следующих ячеек: СЗ, С4, С6, С8, С10, G3, ^к, Н5, Н8, 18, F8„ G9, G10, Fll. F14, G15;

выровняем по правому краю содержимое ячейки G6;

• содержимое оставшихся заполненных ячеек выровняем по левому краю: В10, F5, F7, F8, F18, F19, Н6;

• скроем сетку: выполним команду Сервис, Параметры — на вкладке Вид в разделе Параметры окна флаг Сетка должен быть пустой.

После выполнения всех этих действий наша справка приобретет за­конченную форму и ее можно будет использовать в качестве шаблона, а бла­годаря правильному и внимательному вводу формул будет выполняться ав­томатическое занесение ин­формации в шаблон в зависимости от набранного номера справки.

.

Закрепление:

Направление № номер направления

Направляется к преподавателю Ф.И.О. преподавателя

Студент Ф.И.О. студента группы номер группы

На пересдачу зачета (экзамена) по дисциплина ??

Задание 2 Создание шаблонов однотипных документов

1. Набрать шаблон однотипного документа

Собрание акционеров фирмы Матрица состоится 25.01.06, в 11.00

в городе Нефтекамске область (республика) Башкирия, по адресу Ленина 12

Контактный телефон 5-47-70

Адрес электронной почты: ее@рр.ru

1. Сервис – Письма и рассылки – Слияние

2. Осуществить выбор типа документа - Письма

3. Перейти на 2 шаг

4. Выбрать документ

5. Перейти на 3 шаг

6. Выбор получателей – Установить переключатель в положе­ние Создание списка

7. Нажать на кнопку Создать

8. В окне Новый список адресов нажать на кнопку Настройка

9. В окне Настройка списка адресов убрать лишние имена по­лей и ввести новые поля

10. Установить порядок расположения полей по шаблону одно­типного документа

11. В окне Новый список адресов ввести записи полей (не ме­нее 5 записей в каждое поле)

12. После ввода записей в каждое поле сохранить источники дан­ных в личной папке

13. Выполнить 4 шаг и щелкнуть на кнопку Другие элементы и вставить поля слияния

14. В однотипном документе растащить поля слияний в соответ­ствующие места документа

15. Выполнить 5 шаг – появятся данные полей

16. На 6 шаге можно письмо отправить на печать или сохра­нить

Примечание: на 5 шаге можно изменить или дополнить список дан­ных через кнопку Изменить список данных