4. Види звітності

Залежно від використання коштів звітність бюджетних установ поділяється на:

- звітність за бюджетними коштами;

- звітність за спеціальними коштами;

- суми за дорученням за іншими позабюджетними коштами. За терміном складання звітність буває:

- місячна;

- квартальна;

- річна.

Міністерства, інші центральної органи виконавчої влади, установи, організації, основна діяльність яких здійснюється за рахунок коштів державного або місцевих бюджетів, місячні та квартальні звіти про виконання кошторисів доходів та видатків подають у такому обсязі.

Місячна звітність

За бюджетними асигнуваннями	За спеціальними коштами, сумами за дорученнями та іншими поза­бюджетними коштами.
Форма № 2 мдб "Звіт про виконання кошторисів доходів і видатків установи (загальний фонд)"	Форма № 4-1 "Звіт про надходження і використання спеціальних коштів"
Форма №2 - валюта "Звіт про викорис­тання асигнувань із загального фонду з міжнародної діяльності України"	Форма № 4-2 "Звіт про використання і надходження сум за дорученнями"
	Форма № 4-3 "Звіт про депозитні суми"
	Форма № 4-4 "Звіт про рух інших власних надходжень"
	Форма № 4-5 "Звіт про використання субвенцій, одержаних з інших бюд­жетів"
	Форма № 4-6 "Звіт про надходження і використання інших доходів (спеціальний фонд)".
Форма № 7м "Звіт про заборгованість бюджетних установ"
Форма № 8 м "Звіт про зобов'язання бюджетних установ"

Квартальна звітність

За бюджетними асигнуваннями	За спеціальними коштами, сумами за дорученнями та іншими позабюджетними коштами.
Форма № 1 "Баланс"	Форма № 4-1 "Звіт про надходження і використання спеціальних коштів"
Форма № 2 "Звіт про використання кош­торису доходів і видатків установи (за­гальний фонд)"	Форма № 4-2 "Звіт про використання і надходження сум за дорученнями"
Форма № 2 - валюта "Звіт про вико­ристання асигнувань із загального фонду з міжнародної діяльності Украї­ни"	Форма № 4-3 "Звіт про депозитні суми"
Форма № 3 "Звіт по виконанню планів по штатах та контингентах"	Форма № 4-4 "Звіт про рух інших власних надходжень"
	Форма № 4-5 "Звіт про використання субвенцій, одержаних з інших бюдже­тів"
	Форма № 4-6 "Звіт про надходження і використання інших доходів (спеціаль­ний фонд)".
	Форма № 4-1 зведена "Звіт про над­ходження і використання бюджетних коштів"
	Форма № 4-4 зведена "Звіт про рух інших власних надходжень"
№ 7 "Звіт про заборгованість бюджетних установ"
№ 8 "Звіт про зобов'язання бюджетних установ"

Річні звіти складаються за звітний рік, яким вважається період з 1 січня до 31 грудня включно.

Форми звітності заповнюються в гривнях, а зведені звіти головних розпорядників у тисячах гривень з одним десятковим знаком. У формах бухгалтерських звітів наводяться всі передбачені показники. У випадках незаповнення тієї чи іншої статті (рядка, графи) через відсутність активів, пасивів, операцій ця стаття прокреслюється.

Річна звітність бюджетних установ

За бюджетними асигнуваннями	За спеціальними коштами, су­мами за дорученнями та інши­ми позабюджетними коштами.
Форма № 1 "Баланс виконання кошторису видатків"	Форма № 4-1 "Звіт про використан­ня спеціальних коштів установи"
Форма № 2 "Звіт про виконання кошторису установи за бюджетними асигнуваннями"	Довідка про позабюджетні кошти
"Довідка про виконання кошторису устано­ви на бюджетні асигнування за рік"	Форма № 4-2 "Звіт про витрачання коштів "Суми за дорученнями"
Форма № 3 "Звіт про виконання плану за штатами і контингентами"	Форма № 4-3 "Звіт за депозит­ними сумами"
	Форма № 4-4 "Звіт про рух інших власних надходжень"
Форма № 5 "Звіт про рух основних засобів"	Форма № 4-5 "Звіт про викорис­тання субвенцій, одержаних з ін­ших бюджетів"
Форма № 6 "Звіт про рух матеріальних цін­ностей"	Форма № 4-6 "Звіт про надходже­ння і використання інших дохо­дів" (спеціальний фонд)"
Форма № 7 "Звіт про заборгованість бюд­жетних установ"	Форма № 4-1 - зведена "Зведений звіт про надходження і використа­ння спеціальних коштів"
форма № 15 "Звіт про недостачі та крадіж­ки грошових коштів та матеріальних цін­ностей у бюджетних установах"	Форма № 4-4 - зведена "Зведений звіт про рух власних надходжень"
Довідка установи банку або органу Держав­ного казначейства, що підтверджує залиш­ки коштів на бюджетних або реєстраційних рахунках станом на 1 січня наступного за звітним роком
Пояснювальна записка до річного звіту

Заголовна частина форм заповнюється в такій послідовності:

- реквізит "Установа" відображає повну назву установи (відповідно до установчих документів), зареєстровану в установленому порядку, та її ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ);

- реквізит "Територія" відображає назву території, де розташовано установу, відповідно до системи позначень адміністративно-територіальних одиниць (КОАТУУ);

- реквізит "Галузь (вид діяльності)" відображає вид діяльності установи відповідно до Загального класифікатора галузей народного господарства (ЗКГНГ);

- реквізит "Орган державного управління" відображає назву органу, у віданні якого перебуває установа (якщо він є) та якому подається бухгалтерський звіт;

- реквізит "Контрольна сума" організаціями не заповнюється;

- реквізит "Адреса організації" відображає повну поштову адресу установи;

- реквізит "Кількість установ" відображає кількість юридичню осіб, що включені органом управління до зведеного балансу;

- код відомчої класифікації видатків;

- код функціональної класифікації видатків;

- код економічної класифікації видатків. Активи, пасиви та операції в іноземних валютах включаються до річного бухгалтерського звіту в сумах, що визначаються шляхом перерахунку іноземної валюти в грошову одиницю, що діє на території України. Порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій з майном та зобов'язаннями, вартість яких виражена в іноземній валюті, визначено Положенням з бухгалтерського обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 14.02.96 № 29.

До подання річного бухгалтерського звіту на підставі затверджених керівником установи пропозицій постійно діючих інвентаризаційних комісій з урегулювання розбіжностей фактичної наявності цінностей інвентаризації відповідні записи мають бути внесені до реєстрів і рахунків бухгалтерського обліку. Суми статей балансу за коштами на рахунках у банках, банківськими позичками, дані про рух фінансування з бюджету та позабюджетних фондів повинні відповідати відомостям, вказаним у виписках банків. Відображення в балансі сум за розрахунками з фінансовими і податковими органами, які взаємно не погоджені, не допускається.

Бухгалтерські звіти і баланси підписують керівник і головний бухгалтер установи, у централізованих бухгалтеріях - керівник цього органу управління установи, при якому вона утворена, і головний бухгалтер. Крім того, звіти про виконання плану за штатами і контингентами у міністерствах, відомствах, управліннях (відділах) держадміністрацій підписує керівник фінансової служби.

У бухгалтерських звітах і балансах не повинно бути жодних підчисток і помарок. При виявленні перевіряючою установою або іншими органами у звітах як поточного, так і минулого року (після їх затвердження) перекручень звітних даних, приписок тощо виправлення здійснюються у звітах за той звітний період, в якому вони були виявлені, причому виправлення вносяться до даних за звітний період (квартал, з початку року).

Виправлення помилок (перекручень), які допущені у поточному році та виявлені у цьому ж році до затвердження і подання річного звіту за поточний рік, здійснюються у бухгалтерському обліку шляхом виключення (сторнування) неправильних записів та заміни їх правильними у тому місяці, в якому вони були виявлені, але не пізніше звіту за грудень поточного року.

Виправлення помилок, які допущені в минулому році внаслідок перекручення даних про витрати виробництва та обліку витрат у бухгалтерському обліку і звітності про фінансові результати за минулий рік, не вносяться, а відображаються у поточному році як фінансовий результат минулих років, виявлений у звітному періоді, у кореспонденції з рахунками обліку, за якими допущені перекручення.

Форми річного звіту повинні бути пронумеровані, прошнуровані, зброшуровані в окрему папку, складено перелік форм, включених до річного звіту. Строки подання річних звітів установами встановлюються організаціями, до яких подаються ці звіти.

Кожний бухгалтерський звіт установи до подання його у визначені органи розглядається і затверджується у порядку, встановленому законодавством та установчими документами організації. Річні бухгалтерські звіти подаються:

- вищій установі;

- органу Державного казначейства - при отриманні асигнувань з Державного бюджету;

- органу Державної статистики - при окремих вказівках.

Зведені річні звіти міністерств, інших центральних органів виконавчої влади подаються до Управління, бухгалтерського обліку звітності Головного управління Державного казначейства України керівниками бухгалтерських служб цих установ після перевірки даних про асигнування Управлінням оперативно-касового планування видатків Головного управління Державного казначейства України та перевірки форми № 3 "Звіт про виконання плану за штатами і контингентами галузевими управліннями Міністерства фінансів України.

Інформаційність річного звіту повинна бути доповнена пояснювальною запискою, яка є обов'язковим додатком до річного звіту. її обсяг та зміст не регламентовані, хоча навряд чи доцільно перевантажувати записку переліченням показників, які безпосередньо читаються за формами звітності. Разом з тим, у пояснювальній записці наводяться пояснення основних факторів, що вплинули на господарські та фінансові результати роботи установи, висвітлюється її фінансовий та майновий стан. Крім того, тут знаходять своє відображення відомості про намір установи змінити на майбутній рік методологію подачі окремих господарських і майнових операцій, коштів та розрахунків, а також подачу інформації про дебіторів, що мають найбільшу прострочену заборгованість із зазначенням суми боргу.

У поясненнях до звіту всі установи наводять курс, за яким при складанні річного бухгалтерського звіту був здійснений перерахунок активів і пасивів в іноземній валюті у грошову одиницю, що діє на території України, а також пояснюють причини змін вступного балансу на початок року. У пояснювальній записці слід висвітлювати такі питання:

1. Загальні підсумки виконання бюджету області або міста за доходами та видатками порівняно з річними лімітами з урахуванням змін, прийнятих у встановленому порядку. При цьому потрібно дати характеристику виконання обласного (міського) бюджету і в цілому бюджетів районів і міст. Показники повинні подаватися в розрізі ділянок бюджетної системи міста обласного підпорядкування та районів.

Також наводиться кількість сільських і селищних радах, які не забезпечили виконання бюджету за доходами, та окремі дані про тих, хто зберіг обігову касову готівку.

У цьому документі показуються також причини невиконання бюджету за окремими доходами і видатками. Необхідно навести дані, які характеризують виконання фінансовими органами заходів з мобілізації внутрішньогосподарських резервів та перевиконання плану платежів до бюджету.

2. Підсумки виконання дохідної частини бюджету області (міста). Цей розділ містить результати аналізу реалізації плану платежів на прибуток, платіжної дисципліни. Наводяться галузі, відомства, які не виконали планових завдань, пояснюються причини невиконання плану за іншими дохідними джерелами, причини появи недоліків. Перелічуються вжиті заходи з їх ліквідації.

3. Витрати на фінансування народного господарства області. У цьому розділі необхідно показати суми та джерела фінансування понадпланових витрат на народне господарство. За капітальними вкладеннями наводяться дані про освоєння бюджетних коштів на фінансування капітальних вкладень в цілому по області, зниження збитковості господарств, причини незадовільного фінансового стану.

4. Витрати на соціально-культурні заходи. Їх аналіз повинен проводиться за основними групами витрат, установами і заходами згідно з окремими кодами бюджетної класифікації порівняно з виконанням плану по мережі, штатах і контингентах. Слід охарактеризувати витратити на соціальне забезпечення, виплату зарплат і пенсій.

5. Витрати на управління. Слід зазначити заходи зі скорочення управлінського апарату та витрат на його утримання, результати реформації цих завдань.

6. Стан розрахунків бюджетних установ з дебіторами і кредиторами. Якщо кошти в розрахунках збільшились, слід вказати причини цього, заходи, які вживались для зменшення залишків матеріальних цінностей та коштів у розрахунках. Необхідно показати, чи в усіх бюджетних установах проведена річна інвентаризація та які заходи вжито за її результатами.

7. Необхідно викласти вжиті заходи з поліпшення бюджетного обліку та звітності, посилення їх контрольних функцій за цільовими витратами бюджетних асигнувань та матеріальних цінностей, розширення механізації та автоматизації обліково-обчислювального процесу, впровадження АРМ бухгалтера, ліквідації наявних недоліків, підвищення ролі та відповідальності керівників бухгалтерських служб Щодо підготовки та підвищення кваліфікації працівників, зайнятих обліком і звітністю.

8. Пропозиції щодо подальшого вдосконалення бюджетної роботи організації бухгалтерського обліку і звітності, контролю, усунення "вузьких місць" у чинному законодавстві з організації бухгалтерської звітності.

У пояснювальній записці непотрібно наводити таблиці з даними, які входять до форм річних звітів.