3.4 Просмотр предыдущих договоров из базы данных их регистрации

Для просмотра информации по договорам, введенным в базу данных, используйте отдельный рабочий лист. Создайте его копированием листа Договор. Этому рабочему листу присвоено имя Просмотр.

В верхней части рабочего листа, предназначенного для ввода данных, используется только строка 5, с введенной датой заключения договора. В ячейку С5 вводится формула поиска даты заключения договора в базе данных:

=ВПР($E$8;Архив!$A$1:$AA$1000;4;ЛОЖЬ)

Остальные строки можно очистить и затем скрыть. Для этого выделите строки 1:4, 6, 7 и выполните команду Правка/Очистить/Все и затем Формат/Строка/Скрыть.

Формула в ячейке С9 остается без изменений, а во всех остальных ячейках заменяются на аналогичные формулы, как в ячейке С5 для поиска данных на листе Архив.

Ячейка Е8 предназначена для ввода порядкового номера, по которому будет осуществляться поиск данных из рабочего листа Архив. Для управления этой ячейкой внедрите элементы управления Счетчик и Список, как показано на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Рабочий лист Просмотр

Для просмотра предыдущих договоров в текстовом редакторе, создайте в папке Договор купли продажи текстовый файл Архивные договора и в него внедрите объекты для экспорта текстовых данных из Excel, как и при создании текстового документа Договор, только из рабочего листа Просмотр.

3.5 Перемещение по листам рабочей книги и открытие текстовых документов

Обратите внимание на правую часть рабочих листов Договор (рис. 6.5.) - ячейки Е12, Е16 и Е17, и Просмотр (6.24.), ячейки F5, F8 и F9. В эти ячейки введены гиперссылки. В двух нижних ячейках введены гиперссылки для перемещения по листам рабочей книги, а в верхних ячейках указана ссылка на текстовые файлы Договор и Архивные договора, соответственно.

Гиперссылками в Excel могут быть объекты или ячейки, при активизации которых происходит перемещение по рабочему листу на указанную позицию, переход на другой рабочий лист, открытие и/или переход на другие файлы Microsoft Office. Гиперссылка создается двумя способами:

• командный способ назначения гиперссылки;

• с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА.

3.6 Командный способ назначения гиперссылки

3.6.1 Открытие текстового документа или переход к нему

Для создания гиперссылки открытия (или перехода к) текстового документа Договор выполните следующее:

• поместите табличный курсор в ячейку Е12. Предварительно в эту ячейку можете ввести текст, которым будет именоваться выполнение этого перехода. При отсутствии введенного текста, в ячейке после создания гиперссылки будет указано имя и расширение открываемого файла;

• выполните команду Вставка/Гиперссылка или нажмите комбинацию клавиш [Ctrl+K] после чего откроется диалоговое окно Добавить гиперссылку (рис. 3.6.);

• нажмите на кнопку Обзор, расположенную справа от поля Связать с файлом/URL, что откроет диалоговое окно Связать с файлом (рис. 3.7.), в котором укажите путь к файлу;

• при нажатии на кнопку ОК диалогового окна Связать с файлом, в поле Связать с файлом/URL, будет указан путь;

• в диалоговом окне Добавить гиперссылку нажмите на кнопку ОК.

Рис.3.6. Диалоговое окно Добавить гиперссылку

Рис. 3.7. Диалоговое окно Связать с файлом