Оформлення та проведення переговорів, конференцій, презентацій їх документаційне забезпечення
Переговори – дієвий засіб спілкування партнерів з вирішенням проблем, питань, які становлять загальний інтерес, з метою прийняття взаємовигідного рішення.
Процес переговорів складається з кількох етапів:
підготовка до переговорів;
процес переговорів;
аналіз результатів переговорів і виконання досягнутих домовленостей.
Слід враховувати:
Перше правило: мета – попереду, і власна точка зору тільки один з варіантів мети. Отож, мета, якої хочеться досягнути під час переговорів, повинна бути реальною.
Друге правило: планування переговорів означає пошук найкращого шляху і детальне визначення всіх можливостей його досягнення. План повинен передбачати час, мету і засоби, які можна використати в процесі підготовки.
Отже, підготовка до переговорів передбачає клопітку роботу зі збору інформації – створення банку даних у максимальному обсязі.
Якщо спільної мети у партнерів немає, то можливі зриви, які можуть супроводжуватися стресовими ситуаціями, особливо з зарубіжними партнерами.
Підготовка до переговорів повинна проходити досить ретельно і включати ряд суттєвих моментів:
Вивчення свого потенційного партнера.
При цьому важливо скласти необхідний перелік питань і опрацювати їх якомога детальніше.
Окрім того, важлива умова – створення партнерові таких умов, за яких він почуватиметься комфортно, розкуто. При цьому слід пам’ятати, що люди є контактні і не дуже контактні.
Ліквідація непорозумінь.
Щоб легше було орієнтуватися в процесі переговорів, необхідно пам’ятати про схему, яка набуває вигляду умовного чотирикутника (для різної інформації):
Суть справи
Саморозкриття ПОВІДОМЛЕННЯ Заклик
Відносини
Повідомлення при переговорах – це будь-яка фраза, запитання і навіть безсловесна дія (грюкіт дверима, посмішка, міміка, сердитий погляд та ін.).
Непорозуміння виникає тоді, коли партнер не зрозумів реакції іншого партнера, коли не так відреагував на неї, коли відправник і одержувач не з’ясували для себе реальний зміст повідомлення.
визначте приблизні строки;
визначте галузь чи сферу спеціальних інтересів.
Планування переговорів.
планування окремих аспектів;
з’ясування мети та завдання для себе:
а) повна інформація про себе (свої можливості);
б) продовження угоди, якщо вона буде укладена;
в) інформаційний перегляд угоди, якщо вона вимагає змін;
г) внесення корективів, якщо вони необхідні.
намітьте стратегію;
проведіть фінансовий аналіз справи;
підготуйте технічну й довідкову інформацію (записки, повідомлення та ін.);
визначте можливі варіанти вирішення;
сформулюйте свої пропозиції і аргументуйте їх;
визначте свою позицію на переговорах;
підберіть запасні варіанти;
підготуйте документи, що розкривають зміст ваших інтересів (проект контракту, проект бізнес-плану та ін.);
Планування організаційних моментів.
виберіть місце для переговорів;
визначте склад делегації (рекомендується невеликий)
Перші контакти з партнером.
покажіть свою зацікавленість у зустрічі з партнером (партнерами);
погодьте з партнером місце проведення переговорів, склад учасників;
дайте ваші пропозиції щодо порядку денного.
ВЕДЕННЯ ПЕРЕГОВОРІВ
Протокольна частина ведення переговорів.
розмістити учасників;
намітити характер бесіди (спокійний, без сильних емоцій);
у процесі переговорів подбати про сервісне обслуговування учасників (чай, кава, мінеральні води).