3. Контроль виконання бюджетів адміністрацією підприємства.

Структурні підрозділи протягом бюджетного періоду перебувають у функціональному підпорядкуванні різних служб апарату управління. Функціональне підпорядкування істотно відрізняється від повного (лінійного) підпорядкування. По-перше, кожна управлінська служба має свій профіль, що обмежує межі її втручання в оперативну діяльність підрозділу. Наприклад, планово-економічне управління, що займається питаннями планування й контролю випуску і виробничих витрат, не може давати вказівки відділу збуту в частині коректив політики в сфері продажів - це прерогатива управління маркетингу й збуту. По-друге, прямий контроль управлінських служб належить лише до поточного виконання централізованих показників. У частині ж методів їхнього досягнення апарат управління може лише давати свої рекомендації керівникові центра відповідальності.

Система контролю управлінських служб складається з основних компонентів:

- розподіл функцій між управлінськими службами по контролі виконання бюджету;

- система внутрішнього документообігу (рух інформаційних потоків "знизу нагору" від підрозділів до служб апарата керування - про поточне виконання бюджетного завдання; і "зверху долілиць" - директиви й рекомендації з коректування поточної діяльності);

- система внутрішніх нормативних актів (Положення про підрозділи, Положення про планування, Положення про діловодство, посадові інструкції керівників і ін.), що регламентує функції управлінських служб і систему внутрішнього документообігу. Найважливішим моментом даних внутрішніх положень повинен бути для кожної служби перелік так званих стандартних процедур, що описує їхні щоденні функції в процесі збору й аналізу облікової інформації, а також установлює відповідальність за неналежне виконання цих функцій, Так, зокрема для планово-економічного керування це можуть бути функції по своєчасному занесенню в єдину базу дані підприємства необхідної облікової інформації з поточних витрат, для управління капітального будівництва - проведення періодичних внутрішніх ревізій фактичної витрати кошторисних сум за будівельно-монтажними роботами та ін.

Як правило, розподіл функцій контролю між службами апарату управління здійснюється в такий спосіб:

бухгалтерія підприємства виконує чисто розрахункові функції збору й систематизації зведеної планової й фактичної інформації протягом бюджетного періоду в рамках системи комплексного нормативного обліку. При цьому виробничий відділ бухгалтерії займається обліком виробничих витрат і калькуляцією собівартості випуску й обліком руху основних коштів і матеріальних ресурсів, а фінансовий відділ - калькуляцією собівартості реалізації, обліком комерційних витрат, руху грошових коштів і розрахунків. Директивних повноважень стосовно структурних підрозділів бухгалтерія підприємства звичайно не має. Обов'язки керівників центрів відповідальності обмежуються своєчасним поданням фактичної інформації про виконання бюджету;

планово-економічний відділ - займається питаннями контролю виконання кошторисів поточних витрат за центрами відповідальності, калькуляцією фактичної собівартості в розрізі окремих видів продукції (виробничих ліній), аналітичного обліку фактичних витрат у розрізі окремих підрозділів і видів продукції. Основною контрольною функцією планово-економічного відділу є моніторинг виконання виробничої програми;

відділ (управління) закупівель контролює обсяги, структуру й ціни по заготівлі матеріальних ресурсів. При цьому звичайно заготівельні й складські витрати належать до компетенції служб відділу матеріального та технічного постачання й складського господарства;

управління маркетингу й збуту займається контролем обсягу й структури збуту, руху розрахунків за реалізованою продукцією, рівнем комерційних і збутових витрат. Основною контрольною функцією управління маркетингу і збуту є відстеження графіків виконання бюджетних завдань службою збуту (а) за валовим обсягом реалізації (виторгу), (б) за фізичним обсягом продажів за видами продукції, (в) грошовими надходженнями за реалізовану продукцію. На середніх підприємствах функції контролю збуту бере на себе звичайно планово-аналітичний відділ;

фінансово-економічне управління здійснює контроль з дотримання фінансових нормативів підприємства й складає проміжні звіти про рух грошових коштів, а також веде поточну діяльність по залученню додаткових грошових засобів (кредити, емісія акцій та ін.). Специфікою даної управлінської служби є те, що для неї центром відповідальності є підприємство в цілому, тому що фінансові нормативи ставляться до підприємства як до єдиної планово-облікової одиниці.

Для здійснення контрольних функцій управлінські служби підприємства періодично протягом бюджетного періоду (для квартального бюджету - раз на місяць) залучають звіти про поточне виконання бюджетного завдання за підрозділами підприємства, займаються зводом інших (складання зведених оперативних звітів), аналізом даних звітів і розробкою коректив графіку виконання бюджету в розрізі підрозділів.

Стандартні процедури, описані у відповідних внутрішніх нормативних актах визначають, що повинна робити управлінська служба {т підзвітне їй структурний підрозділ), коли, як і в якій формі. Стандартні процедури контролю виконання бюджету:

кожне управлінське рішення або дія тієї або іншої посадової особи, пов'язане з рухом товарно-матеріальних і фінансових цінностей, повинне бути відповідним чином зареєстроване або задокументовано;

чітка специфікація внутрішнього документообігу підрозділів компанії (бізнес-процеси), включаючи відповідальність посадових осіб за переміщення документів усередині й передачу їх в інші організації;

формальне визначення й документальне закріплення (на основі посадових інструкцій) порядку діяльності (дій) і взаємин певного кола працівників організації із приводу планування, організації, регулювання, контролю, обліку й аналізу діяльності компанії.

Механізм стандартних процедур дозволяє вчасно виявляти можливі відхилення фактичних показників діяльності від бюджетних цифр і вчасно запобігати несанкціонованим бюджетним завданням витрат матеріальних, фінансових і трудових ресурсів підприємства. .