11. Реактивное совершенствование.

Существует деление процессов на сильные и слабый. Возникающие в ходе выполнения сильного процесса отклонения поддаются коррекции с помощью стандартных регламентированных методов.

Отклонения, возникающие в ходе осуществления слабого процесса, такой коррекции не поддаются и в этом случае для возвращения на плановую траекторию необходимо изменить сам процесс. В отличие от первого случая, здесь предполагается использование творческого метода, для осуществления которого необходимо использование группы.

Существует инструмент для осуществления реактивного совершенствования, который называется метод "7 шагов". Данный метод представляет собой формализованное описание общеизвестного подхода к решению, например, изобретательских задач. В его основе лежит цикл Деминга PDCA, причем метод может быть осуществлен обычными работниками, а не только специалистами по управлению качеством.

Для эффективного использования метода "7 шагов" необходимо применение основных инструментов качества, причем около 70% задач могут быть решены с использованием:

- графического представления информации;

- анализа Парето;

- диаграммы Исикава.

Требования к содержанию "7 шагов" совершенствования

Шаг 1 - Выбор темы. При выполнении этого шага необходимо использовать следующие принципы:

1) Руководство со стороны менеджера.

2) Ориентация на слабые стороны;

3) Работа над действующим процессом;

4) Ориентация на результаты, а не на причины;

5) Использование правила "золотой середины" в формулировках;

6) Необходимо составить график работы.

Шаг 2 - Сбор и анализ данных.

1) Идентификация процесса сбора данных;

2) Анализ данных. Для осуществления первичного анализа данных рекомендуют использовать следующие приемы: а) графическое представление данных; б) стратификация (расслоение); в) изучение отклонений.

3) Обеспечение соответствия данных процессу.

4) Обеспечение логической.

5) Использование стандартного формата инструментов качества (диаграмма Ишикава, диаграмма Парето).

Шаг 3 - Анализ причин

1) Использование диаграммы Исикава, получаемую из анализа Парето.

2) Тщательное исследование причин

3) Выполненная работа должна заканчиваться логичным и понятным выводом.

Шаг 4 - Планирование и внедрение решения

1) Формулировка решения должна вытекать из выявленной на предыдущем шаге главной причины.

2) Нельзя пытаться решать выявленную проблему изменением всей системы.

3) Совместимость предлагаемого решения с предшествующим анализом.

4) Нельзя пытаться наладить все сразу.

5) Принимаемое решение должно быть понятным для персонала организации, оцениваемым и приемлемым для руководства.

Шаг 5 - оценка эффектов

1) Подтверждение улучшения.

2) Оценка сопутствующих эффектов.

3) Акцент на процесс улучшения, а не на результат.

Шаг 6 - Стандартизация решения

1) Подробная идентификация решенной проблемы и способы ее решения в нормативных документах.

2) Поскольку процесс важнее результата, то необходимо идентифицировать сам процесс решения проблемы.

Шаг 7 - Отражение на процессе

Группа, решившая проблему, и сам процесс ее решения очень важны для организации. В связи с этим необходимо сделать процесс реактивного совершенствования постоянным, для чего необходимо оценить качество выполненной работы и разработать меры по совершенствованию деятельности группы.

1) Необходимо обобщить наиболее важный опыт, приобретенный группой.

2) Изучение аналогичных процессов, выполненных другими группами.

3) Определение направлений совершенствования деятельности группы и уровня решаемых ею задач с помощью матрицы диагностики истории усовершенствования качества.

Метод "7 шагов" основан на цикле Деминга:

Результаты выполненной командой работы представляются коллективу организации на презентации.

Цели презентации:

• Моральное поощрение участников команды за успешную работу.

• Пропаганда передового опыта и знаний.

• Вовлечение персонала.

Поскольку процесс важнее результата, его тоже необходимо постоянно улучшать, при этом высшее руководство организации не может оценить эффективность работы группы. В связи с этим для морального стимулирования участников группы и распространения передового опыта внутри организации рекомендуется использовать презентацию успехов группы.