5. Обеспечение качества функционирования систем управления.
Традиционная система функционирования процесса управления основана на реагировании на возникающие отклонения. Известно, что отклонение легче предупредить, чем исправить его результаты. В связи с этим, необходимо переходить к системе управления, включающей в себя предупреждающие действия.
Необходимо периодически производить выявление источников возможных несоответствий с целью принятия предупреждающих мер.
Наиболее эффективным является наличие в системе управления быстродействующих обратных связей, позволяющих корректировать возникшие ситуации. Полный переход на управление по предупреждению невозможен.
Управление посредством процесса
Предполагает, что управление организовано на основании процессного подхода, т.е. существует обратная связь и корректирующие действия. Сам процесс выполняется в несколько этапов:
постановка цели;
разработка плана достижения цели;
разработка критериев достигнутых результатов;
выполнение плана и оценка результатов;
сравнение достигнутых результатов с планировавшимися;
анализ причин отклонений, разработка и осуществление корректирующих действий.
Система без эффективно действующей обратной связи неустойчива.
6. Формирование стратегии и тактики улучшения деятельности.
Любая организация и ее подразделения имеют свои собственные направления развития и потребности улучшения деятельности. Однако необходимо наличие в организации общего плана улучшения деятельности. Такой план должен быть согласован со стратегическим планом развития организации, т.е. необходимо наличие стратегии улучшения деятельности.
Стратегический план улучшения деятельности разрабатывается руководством среднего звена и должен быть направлен на решение согласованных задач. Стратегия может изменяться в зависимости от накопленного опыта, изменения условий, требований потребителя.
При разработке стратегии рекомендуется создание комплексных систем обеспечения качества и установление тесной связи между результатами работы отдельных людей, подразделений и качеством выпускаемой продукции.
Тактика представляет собой целенаправленную деятельность, определенную на краткосрочный период. Она определяет пути приближения к заданным параметрам эффективности, разрабатывается руководством низшего звена и рядовыми сотрудниками. Утверждается высшим и средним руководством.
Для реализации стратегии и тактики улучшения деятельности необходимо наличие стратегических и краткосрочных планов. Цикл планирования начинается сверху, с высшего руководства, которое определяет цель, принципы действия и задачи организации. Затем он продолжается руководством среднего звена, определяющим стратегию, тактику и заданные параметры эффективности. Цикл завершается принятием согласованного перспективного плана улучшения деятельности организации.
Такая схема обеспечивает вовлечение каждого работника в процесс планирования.
При составлении краткосрочных планов основой является основной рабочий план, в который вносятся коррективы, зависящие от конкретных особенностей каждого подразделения. Такие планы должны быть неотъемлемой частью общего плана развития предприятия на заданный период времени.
Обеспечение взаимосвязи этих планов - сложная задача. В разработке плана улучшения деятельности должно участвовать каждое подразделение, при этом взаимное увязывание интересов происходит с помощью процессного подхода к улучшению деятельности.
План улучшения деятельности реализуется в виде отдельных крупных мероприятий, проектов, а затем, по мере его реализации или по мере его уточнения, охватывает и более мелкие мероприятия. При этом каждый проект обеспечивается полным комплектом необходимой документации, отражающий все его детали.
Кроме того, в комплект документов необходимо включить используемый справочный материал и результаты завершенных программ в данном направлении.