50. Порядок прийому-передачі документів

Вхідна документація в кожній організації оформляється спеціальною службою (секретарем, канцелярією, загальним відділом). Приймає документи посадова особа (експектор, експедитор), яка в своїй роботі керується посадовою інструкцією та інструкцією з діловодства. При прийнятті документів здійснюються такі операції: перевірка правильності надходження, доставка, перевірка цілісності вкладення, штемлювання, реєстрація (журнальна і карткова), сортування і відправлення за призначенням. Кожна організація повинна розробити перелік нереєстрованих документів. Це переважно арбітражні справи, бухгалтерські документи, копії листів, вітальні листівки, телеграми, накази підвідомчих підприємств, заяви і листи громадян. Обов’язковій передачі керівникові організації підлягають постанови та рішення ВРУ України, Кабміну, документація міністерств, вищих органів, телеграми. Телефонограми, телефакси з термінових питань. Загальна схема прийому-передачі інформації: отримують в канцелярії – секретар голови підприємства – голова підприємства – секретар голови – секретар голови підрозділу (якщо документ підтверджено) – голова підрозділу – секретар голови підрозділу – виконавець (якщо погоджено) – секретар голови підрозділу – голова підр. – секретар голови підр. – секретар голови підприємства – голова підприємства – секретар голови підпр. – канцелярія.