9.1. Основные сведения о базе данных Access

База данных представляет собой набор сведений, относящихся к определенному предмету или служащих определенной цели, такой как отслеживание заказов клиентов или обработка коллекции музыкальных записей. База данных может не храниться на компьютере пользователя совсем, или же на компьютере могут храниться только части базы данных. В этих случаях имеется возможность отслеживать данные из различных источников, которые необходимо скоординировать и организовать.

Например, предположим, что номера телефонов ваших поставщиков хранятся в различных местах: в файле, содержащем номера телефонов поставщиков, в папках сведений о продуктах в картотеке и в электронной таблице, содержащей сведений о заказах. Если телефон поставщика изменится, вам придется обновлять данные три раза во всех трех местах. В хорошо организованной базе данных Access номер телефона сохраняется только один раз, поэтому обновлять сведения придется тоже только один раз. В результате при обновлении номера телефона поставщика этот номер будет автоматически обновлен везде, где он используется в базе данных.

9.1.1. Файлы баз данных Microsoft Access

В файле базы данных Access можно использовать следующие элементы, которые являются объектами базы данных:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

1 .  Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

2.  Данные извлекаются при помощи запроса.

3.  Просмотр и ввод данных выполняется с помощью формы.

4.  Отображение и печать данных осуществляется с помощью отчета (рис. 9.1)..

Рис. 9.1. Способы работы и данными

 Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, которые хранятся в других базах данных. Например, одна база данных Access, может содержть только таблицы, другая база данных Access содержать ссылки на эти таблицы, а также запросы, формы и отчеты, которые основываются на таблицах, на которые указывают ссылки. В большинстве случаев не имеет значения, является ли таблица таблицей, на которую указывает ссылка, или же эта таблица фактически хранится в базе данных.

9.2. Таблицы и связи

Для хранения данных создается одна таблица для каждого типа отслеживаемой информации. Типы информации могут включать сведения о клиентах, продукты и другие подробности. Чтобы собрать данные из нескольких таблиц в одном запросе, форме или отчете, необходимо задать связи между таблицами.

Рис. 9.2. Способы связи данных

1.   Сведения о клиентах, которые содержались в списке рассылки, теперь находятся в таблице «Клиенты».

2.   Сведения о заказах, которые содержались в электронной таблице, теперь находятся в таблице «Заказы».

3.  Уникальный код в поле «ИД клиента» позволяет отличить одну запись в таблице от других. Добавляя поле с уникальным кодом из одной таблицы в другую и задавая связи между двумя полями, в Access можно сопоставлять связанные записи из обеих таблиц и выводить их в форму, отчет или запрос.