3.3. Організаційний вплив
Методи організаційного впливу, які адміністративного, передбачають прямий вольовий вплив керівних працівників на підлеглих з ціллю забезпечення обов´язкового виконання поставлених завдань.
Процес організаційного впливу здійснюється поетапно у такій послідовності:
1. Визначення завдання і критеріїв його виконання. У самому завданні повинні бути встановлені показники, за якими можна вважати наскільки ефективно виконано завдання.
2. Адресність — це точна вказівка особи, яку стосується даний наказ чи розпорядження. Безадресність розпорядження породжує його невиконання.
3. Важливим елементом організаційного впливу є формулювання розпорядження. Воно повинно бути зрозумілим для виконавця, не допускати можливості невірного тлумачення. Тут треба мати на увазі, що, зіткнувшись з труднотами, виконавці іноді можуть тлумачити завдання таким чином, щоб була можливість не виконувати якусь його частину.
У розпорядженні не тільки вказуються завдання, але і встановлюються конкретні обов´язки працівників, порядок роботи, виконавці наділяються необхідними повноваженнями (делегування повноважень).
Не дивлячись на те, що повноваження працівника визначається посадовою інструкцією, менеджер у кожному конкретному випадку визначає повноваження, які необхідні для виконання цього завдання. Якщо працівник має достатні права, то його повноваження спеціально не підкреслюються. Але і в цьому випадку менеджер повинен завжди порівнювати завдання і обсяг прав, які має виконавець.
Баланс між завданням і правами — це одна із важливих проблем адміністративного впливу.
Найважливішою складовою частиною прав є ресурси, якими розпоряджається виконавець. Необхідно оцінювати не тільки баланс "завдання — права", але і баланс "завдання — ресурси". Під ресурсами слід розуміти: персонал, засоби, фінанси, знання, навички та ін.
4. Наступним елементом організаційного впливу є встановлення відповідальності. Виконавець повинен знати, які взагалі заходи відносно нього може здійснити менеджер. Йому треба також знати міру відповідальності за невиконання, або неякісне виконання завдання у даному конкретному випадку. При цьому треба прагнути досягти відповідності між характером завдання, його важливістю і мірою відповідальності (баланс "завдання -відповідальність"). Окрім цього важливим є співвідношення прав і відповідальності, ресурсів і відповідальності.
Дезорганізуючим керівництвом є наявність великих прав при малій відповідальності як і відповідальність без необхідних прав при виконанні завдання.
Відповідальність є одним із елементів більш широкої проблеми мотивації підлеглих.
Менеджер, при видачі розпорядження, спирається на свої повноваження, права та дисципліну. Але для підсилення впливу він підкріплює розпорядження заходами матеріального, соціального та морального стимулювання, не дивлячись на те, що ці заходи виходять за межі організаційного впливу.
5. Необхідним елементом організаційного впливу є інструктаж підлеглих при видачі завдання. Головним тут є роз´яснення, переконання, навчання як виконувати завдання. В окремих випадках інструктаж має велике значення, особливо коли працівник повинен виконувати завдання вперше при недостатньому досвіді роботи. Інструктаж може бути одноразовим і періодичним, при необхідності.
6. Важливим елементом організаційного впливу є облік роботи, яка виконана і кінцевого результату. Менеджер повинен встановити, коли і яка інформація повинна поступати, хто її надає. У простих завданнях спеціальна інформація не потрібна, достатньо контролю результатів виконання. Але при складних завданнях менеджер повинен встановити систему інформації, яка може бути прямою (від виконавця) і непрямою (із інших джерел).
7.Наступним елементом організаційного впливу є видання розпоряджень у ході виконання завдання. Його необхідність полягає в уточненні та координуванні виконання завдання. При цьому необхідно враховувати наступне будь-які розпорядження повинні бути об´єктивно необхідними і випливати із діючого стану справи, а не із бажання командувати підлеглими;
8.Розпорядження не повинні наносити шкоду авторитету менеджера в очах підлеглих;
9.Розпорядження повинні передбачати і враховувати індивідуальні особливості окремих підлеглих — кваліфікацію, особисті якості, досвід, вік;
10.Розпорядження можуть мати різні форми і видаватись різними способами в залежності від конкретних умов і особливостей осіб, яким вони адресовані. Вони можуть бути прямими і деталізованими, загальними і конкретними, але завжди давати можливість розробки деталей, ініціативі виконавця.
11. Останнім елементом організаційного впливу є контроль виконання і підведення підсумків. Менеджер повинен завжди підбивати підсумки і чітко фіксувати час виконання, звертаючи на це увагу виконавця. Негативно впливає на виконавця те, коли менеджер не підбиває підсумки результатів виконання завдання. Це послаблює дисципліну і дає можливість іноді не звітувати не тільки про виконання, але і про невиконання завдання.
Таким чином, елементи організаційного впливу близькі до етапів процесу реалізації управлінських рішень. Це не випадково, тому що організаційний вплив за змістом завжди направлений на забезпечення або всіх етапів рішення, або тільки окремих етапів. І все ж таки між процесом реалізації рішення і організованим впливом є різниця.
Процес реалізації управлінського рішення — це весь комплекс заходів в організації, а організаційний вплив — це те, що робить сам менеджер у цьому процесі, а вірніше тільки та частина його дій, яка пов´язана з впливом на підлеглих.
Складові частини організаційного впливу прості і дуже зрозумілі. Але на практиці їх дотримання — справа не така вже й проста. Багато труднощів у роботі менеджера і виникають як раз із-за того, що не виконуються дуже елементарні прийоми організаційного впливу на підлеглих, і можуть створюватись небажані ситуації.