Документация классного руководителя

1. План воспитательной работы с классом на год (согласуется с зам. директора по ВР и утверждается директором 2 раза в год – в сентябре и январе не позднее 15 числа)

2. Классный журнал (ведение страницы «Внеклассная работа», страницы по занятиям по ПДД, страницы классных часов, заполнение графы занятости в УДО, факультативах, пропуски уроков, сведения о родителях).

3. Список родительского комитета, протоколы заседаний (не менее 4 заседаний в год). Прошнурованы.

4. Протоколы родительских собраний. Прошнурованы.

5. Планы уроков учителей-предметников (формулировка воспитательных задач наряду с обучающими и развивающими, т.е. воспитательная направленность урока).

6. Разработки, сценарии мероприятий.

7. Планы-конспекты классных часов.

8. Материалы диагностик, анкетирования, оценочных тестов.

9. Дневник наблюдения за «трудными учащимися» и «трудными семьями».

10. Социальный паспорт класса.

11. Журнал инструктажа по технике безопасности и ПДД.

12. Аналитический отчёт по воспитательной работе в классе.

13. Программа работы классного руководителя (рекомендательный характер).

14. Информация по посещаемости, питанию, проверке дневников, материалы справок, проверки дневников администрацией.

15. Расписание занятий учащихся в кружках и секциях вне школы.

16. Сведения о родителях.

18. Личные дела учащихся.

Согласно федеральным нормативам определение обязанностей классного руководителя отнесено непосредственно к компетенции образовательного учреждения, в котором приказами директора утверждаются Положение о классном руководстве и Функциональные обязанности классного руководителя.

Наряду с положениями, отражающими специфические, свойственные сложившейся в учреждении системе воспитания, данные документы раскрывают общие подходы к определению основных функций и обязанностей классного руководителя, которые могут быть отличными в зависимости от возраста воспитанников педагога.

Методики работы с документами

Начинать оптимизацию бумажной работы стоит с правильной организации рабочего пространства.

В большинстве кабинетов стеллажи с документами находятся в противоположных углах комнаты. В этом случае неизвестно, что более рационально: хранить рабочие документы на специальных стеллажах, и постоянно к ним бегать или оставить все необходимое под рукой на столе и путаться в кипах бумаг.

Отсюда вывод: если ваша деятельность связана с необходимостью постоянного обращения к различным документам, просто поставьте шкаф для документов рядом с вашим креслом. Производительность возрастет в несколько раз.

Для удобства хранения документов можно завести глубокие ящики, в которых документы размещены вертикально, и поиск производится по подписанным корешкам файлов. Такая система хранения документов наиболее широко распространена на западе.

Очень удобны для работы со срочными документами настенные карманы для документов. Они могут использоваться, например, для сортировки входящей и исходящей корреспонденции. Для хранения справочной литературы или нормативных актов, к которым часто приходится обращаться, можно прибить над столом навесную полку. Для хранения личных вещей используйте напольные ящики. Если вы отслеживаете специализированные издания, приобретите держатель для журналов –он не только сэкономит место, но и позволит систематизировать периодику.

Итак, рабочее пространство организовано оптимально – пора переходить к систематизации документов.

Начнем с ненужного. Без сожаления избавьтесь от рекламных буклетов, старых газет и журналов, копий документов (если у вас есть оригиналы), старых отчетов и черновиков писем и предложений.

Для оставшихся документов заведите специальные папки. Присваивая папкам то или иное название, подумайте, в каком контексте вам может понадобиться этот документ. Если бы вам нужно было его найти, в каком разделе вы стали бы его искать? (наши помощники). Давайте папкам достаточно конкретные, но при этом емкие названия. Так отчет о психолого-педагогической диагностике за январь, например, стоит поместить в папку «отчеты о диагностиках (январь)» или в папку «диагностика 2012 г.», но никак не в специальную папку «отчет о психолого-педагогической диагностике за январь».

Консультант по вопросам организации времени Джулия Моргенстерн рекомендует рассортировать еще и папки по категориям. Для простоты поиска папки с документами, относящимися к психологической диагностике, например, могут быть зеленые, с документами по успеваемости – красные, информация о семьях учеников – синие, рекомендации для детей – желтые и т.п. В этом случае цвет папки будет определенным индикатором ее содержания, что также значительно упростит процесс поиска необходимой информации.

Скорее всего у вас останется ряд документов, которые вам в принципе не нужны, но возможно когда-либо понадобятся. В этом случае составьте перечень этих документов, а сами папки снесите в архив.

Итак, все документы пересмотрены и разложены по соответствующим папкам. Прежде чем разместить их на стеллажах, составьте полный перечень названий папок с учетом соответствующей категории (цвета). (Номенклатура)

Рассмотрим методику работы с документами Маршалла Кука «принцип одного касания».

Руководствуясь этим принципом, вы должны, получив документы, сразу решить, что с ними делать: прочитать, ответить, переотправить, выбросить.

Если входящее письмо или запрос требует короткого ответа – сразу же отвечайте на него.

Специалисты рекомендуют завести правило держать под рукой три папки: «СДЕЛАТЬ», «ПРОЧИТАТЬ», «СОХРАНИТЬ». Это позволит проводить первоначальный фильтр документов. При этом к каждому документу из папки «СДЕЛАТЬ» рекомендуется прикрепить цветной листок с пометкой, что именно и к какому сроку нужно выполнить (или надписать карандашом на полях). Таким простым способом уже на начальной стадии знакомства с документами вы сможете определить приоритетность дел.

Если же вам сложно сразу решить, стоит выкинуть этот документ или его оставить, отложите его в отдельную папку. В конце недели все собранные в этой папке документы пересмотрите – скорее всего, вы уже сможете определиться, что с ними делать.

И перед тем как перейти к проблеме сортировки документации на компьютере последняя рекомендация: раз в полгода или год необходимо проводить генеральную ревизию документов. Ото всех ненужных и устаревших документов стоит избавляться без сожаления. Хорошим подспорьем в этом случаем является «тест карандашных точек», предложенный все той же Джулией Моргенстерн. Суть его в следующем: заведите за правило, каждый раз, когда берете в руки какую-либо папку с документами, ставьте вверху на обложке карандашом точку. Через год, просматривая папки, автоматически выбрасывайте те, не которых не окажется ни одной точки.

Итак, с бумагами мы разобрались, самое время добраться до компьютерных файлов.

Поскольку, в отличие от бумажных носителей, информация на компьютере не занимает ценные квадратные метры рабочего пространства и при этом имеет свойство накапливаться до бесконечности (ну или почти до бесконечности), то руки до ее систематизации доходят только тогда, когда ее объем превысил критическую массу и легче отформатировать весь диск, чем разобраться в файлах, хранящихся в памяти компьютера.

Главный вопрос, на который вы должны себе отвечать, просматривая каждый документ, «Действительно ли мне он необходим?». Без раздумий удаляйте черновики документов, пустые папки и файлы, одинаковые документы с разными именами и просто файлы с устаревшей информацией. Если сомневаетесь, пригодится ли вам документ, – отправьте его в специально созданную папку. Позже вы примете окончательное решение в отношении них, а сейчас главное не останавливаться и продолжать сортировку документов.

Как и в случае с систематизацией бумаг, главное - правильно озаглавить папки, в которые вы будете складывать файлы. Названия папок должны максимально четко и однозначно отражать суть собранной информации. Кстати, названия файлов в идеале также должны понятно отражать их содержание. Да вы, наверное, и сами об этом уже догадались, нервно открывая очередной файл под таинственным названием «документ5».

В отличие от подхода к сортировке бумаг, где особая детализация тем и появление большого количества папок с несколькими документами не поощрялась, при систематизации компьютерных файлов рекомендуется создание такого количества папок, которое позволит разложить собранные документы не только по общим темам, но и по разделам и подразделам.

Если все основные папки с документами вы решите держать на рабочем столе, то стоит подобрать им соответствующие и (главное!) яркие иконки. Это не только сэкономит вам несколько секунд на поиск нужной папки, но и поднимет настроение.

И последнее, для того, чтобы подобные «чистки» вам в будущем приходилось делать все реже, возьмите за правило сразу сортировать все входящие и вновь созданные документы. Особенно это касается электронной почты, которая является одним из основных источников «мусора», захламляющего компьютер. Обязательно установите фильтры на входящую почту, чтобы исключить СПАМ. А с полученными письмами поступайте так же, как и с любым входящим документом: ответьте, сохраните, распечатайте или удалите.