3. Планування як функція менеджменту на підприємстві (фірмі)

Спочатку згадаємо, що функція управління – це особливий вид управлінської діяльності, продукт процесу розподілу праці та спеціалізації в сфері управління. Сучасна теорія менеджменту виділяє чотири основні загальні функції - планування, організацію, мотивацію та контроль. На практиці всі вони взаємопов`язані та взаємноперетинаються. Але в управлінському циклі чільне місце завжди посідає планування. Цей факт відбиває логіку управління як різновиду людської діяльності, що завжди здійснюється за ланцюжком думка - дія - результат. Осмислення та теоретичне пропрацювання організаційних аспектів майбутньої діяльності, що передують її безпосередньому виконанню, - це і є планування.

3.1. Необхідність, сутність, функції та принципи планування. Види планів

За своєю сутністю планування є не що інше, як внесення свідомого начала в управління. За визначенням відомого спеціаліста з теорії управління Рассела Акоффа (США), планування – це проектування майбутнього. Його функція в управлінні полягає у теоретичній проробці відповідей на три основних питання:

1. Де ми є зараз? – про оцінку стану та можливостей організації на даний момент.

2. Куди ми бажаємо рухатись? – про наміри організації та обставини її зовнішнього середовища, що здатні впливати на здійснення намірів.

3. Як ми збираємося це зробити? – про можливі шляхи, методи, засоби, що вибираються для досягнення намічених цілей.

Саме тому ми й визначаємо планування як свідому діяльність керівництва організації щодо регулювання її майбутньої діяльності через комплекс дій та рішень, які допомогли б організації досягнути своїх цілей.

Чи є нагальна потреба в плануванні? Дехто з управлінців – практиків вельми скептично оцінює планування, особливо довгострокове. На їх думку, майбутнє завжди містить потужні елементи невизначеності, які ставлять під сумнів реальність, а отже, й доцільність планів.

Відповісти на це можна висловом американського вченого Кеннета Кіллена: “Історія повна катастроф, які свідчать про те, що відбувається за відсутності планування”[5, с.31-32].

Слід зазначити, що зараз на Заході (саме там, де скепсис щодо планування був найпоширенішим) планування, особливо у виробничому секторі, є швидше правилом, ніж винятком. Більшість менеджерів, особливо в крупних фірмах, пересвідчились наочно, що воно надає фірмі вагомі переваги. Перша з них – це фінансова вигода. За свідченням журналу “Форчун“, обстеження 109 найбільших компаній США показало, що керівники, які ретельно займаються плануванням, досягають найбільшого успіху за показниками прибутковості. А з 210 різних за масштабами діяльності компаній найвищі темпи зростання мали саме ті, що застосовували планування. Далі йде ряд психологічних переваг, як то: підвищення престижу компанії та привабливості її іміджу; зменшення кількості конфліктів в організації; більш дійова мотивація ефективної роботи; поліпшення координації діяльності між окремими особами та групами та ін.

Планування в менеджменті переслідує три цілі:

- внесення моменту свідомості в організацію діяльності;

- спонукання працівників ”зазирати в майбутнє”, тобто узгоджувати поточні щоденні дії з перспективою розвитку організації;

- формування основи для розробки критеріїв, за якими можливо виділяти проблеми та приймати обгрунтовані рішення для їх розв’язання, контролювати та оцінювати результати діяльності.

В процесі планування вирішуються численні задачі, але зрештою вони зводяться до трьох основних функцій:

1) забезпечення ефективної ритмічної роботи всіх структурних підрозділів, ланок організації;

2) забезпечення раціонального використання її потенціалу;

3) усунення негативного ефекту невизначеності майбутнього.

Планування в менеджменті розглядається як засіб, за допомогою якого керівництво забезпечує єдину спрямованість зусиль всіх членів організації на досягнення їх спільних цілей. Щоб воно відігравало свою роль ефективно, планування повинно базуватися на цілому ряді принципів, основними з яких вважають:

- науковість, що означає використання в процесі планування системного наукового підходу в оцінці проблем та шляхів і засобів їх вирішення;

- безперервність, що означає перманентне регулювання діяльності організації на підставі розроблених планів як у часі, так і в просторі;

- повноту, тобто охоплення всіх сфер діяльності організації, етапів, дій та операцій;

- економічність, яка означає, що витрати на планування повинні бути меншими за ефект, що очікується від запланованих дій, процесів;

- адресність, під якою розуміється, що кожна запланована дія чи захід повинна мати відповідального виконавця;

- масовість, тобто залучення до розробки плану як найширшого кола співпрацівників, які будуть ці плани виконувати.

Ці принципи універсальні, тобто використовуються на всіх рівнях менеджменту. Одначе значення їх на кожному з рівнів неоднакове. На низовому рівні більш значущим буде, скажімо, принцип адресності, а для топ–менеджменту, що визначає стратегію організації, - принципи науковості, повноти тощо. Таким чином, провідна роль планування як функції менеджменту базується на тому, що воно визначає перспективи організації в цілому, курс дій керівництва, підрозділів та особового складу організації, цілі, задачі, напрямки, форми та методи діяльності, потрібні ресурси та способи їх найбільш раціонального використання, координацію всіх видів функціональної діяльності, формує єдину систему контролю, виміру, оцінки та аналізу поточних та перспективних результатів діяльності.

Воно (планування) є вихідним пунктом управління і в руках вмілого керівника являє собою важливий інструмент налагодження управління та підвищення його ефективності заради найліпшого досягнення цілей організації, якими б вони не були.

Фіналом планування є складання плану – спеціального документа, в якому фіксуються цілі й задачі організації в цілому та її функціональних підрозділів; механізм координації діяльності щодо виконання планових завдань; порядок розподілу ресурсів; варіанти дій на випадок надзвичайних обставин та ін.

Існує безліч видів планів, які класифікуються за різними ознаками. Відносно видів діяльності розрізнюють плани виробничі, фінансові, інноваційні, матеріально–технічного постачання, кадрового забезпечення, маркетингу та інші, так звані функціональні плани. За масштабами плани поділяються на плани організації в цілому та плани її структурних підрозділів.

Найбільш вживана класифікація за ознакою тривалості планового періоду.

Згідно з нею плани поділяються на дві групи:

а) перспективні – довгострокові (терміном більше 5 років) та середньострокові (терміном 3 – 5 років);

б) поточні – короткострокові (тривалістю від 1 місяця до 1 року) та оперативні (щоденні, щотижневі чи декадні).

Розробка перспективних планів є функцією топ–менеджменту. Типові представники середньої та низової ланок управління відповідають головним чином за короткотермінове планування. Плани, що вони розробляють, витікають з перспективних і являють собою конкретизацію останніх, тактику їх реалізації.

З позицій вивчення методики планування найбільш цікавим та доцільним виглядає перспективне планування, особливо його різновид, що зветься стратегічним плануванням.