2. Методологічні основи менеджменту

Методологія - це вчення про структуру, логічну організацію, методи та засоби діяльності. Виходячи з цієї дефініції, основними складовими даної лекції будуть закономірності управління та його принципи, а також зміст, функції та методи управління.

2.1. Закони життєдіяльності організації, закономірності та принципи управління

Менеджмент - це специфічний вид управління, науково обгрунтована система управління організацією. Тобто менеджмент є атрибутом (невід`ємною ознакою) організації. ”Менеджмент є органом інституції; сам по собі він не володіє ні функцією, ні існуванням. Поза інституцією, яку він обслуговує, менеджмент не є менеджмент,” - точно висловився Пітер Друкер [Цит. по: 10, с.30]. Отже, розгляд методологічних основ менеджменту слід починати саме з організації, законів її виконання та функціонування.

Що таке організація? Дефініції цього суспільного явища найрізноманітніші. Але кожна з них повинна відбивати три основних ознаки організації:

Наявність декількох членів (щонайменше двоє людей).

Наявність хоча б однієї спільної для них мети.

Свідома координація діяльності всіх членів групи.

Отже, організація - це група людей, що працюють разом для досягнення спільної мети, свідомо координуючи свою діяльність.

Організації бувають формальними (це ті, що мають офіційне керівництво, усталену структуру, певний статут чи норми діяльності і т.ін.) і неформальними (де люди досить регулярно взаємодіють між собою, але їх взаємовідносини не мають офіційного закріплення). Далі мова йтиме лише про формальні організації.

Чому і навіщо люди об`єднуються в організації? За яких об`єктивних обставин виникають і існують найрізноманітніші організації - від нечисельних виробничих бригад до держав та навіть міждержавних утворень, що об`єднують сотні мільйонів людей? На думку Честера Барнарда (США), авторитетного фахівця з менеджменту середини ХХ ст., людей примушують об`єднуватися і взаємодіяти в організаціях фізіологічні та біологічні обмеження, притаманні кожній окремій людині. Об`єднуючись, люди доповнюють один одного, складаючи свої фізичні та інтелектуальні здібності, що робить їх сильнішими у боротьбі за виживання.

Виникаючи, організації починають жити своїм власним життям, за власними законами. В залежності від позиції дослідника, виділяють різну кількість законів життя організації, але до основних, на наш погляд, треба віднести нижче наведені.

По-перше, - це закон синергії, який проголошує, що властивості й можливості організації як цілого перебільшують суму властивостей і можливостей її окремих елементів. Це зумовлено їх взаємовпливом, взаємодоповненням і реальний виграш від цього об`єднання перевищує для його учасників втрати від обмеження організацією їх самостійності, інакше не було б ніякого сенсу в існуванні організації.

По-друге, - це закон поєднання диференціації та універсалізації. Згідно з цим законом в організації паралельно відбуваються два протилежно спрямованих процеси - розподіл, спеціалізація функцій, з одного боку, і їх об`єднання, універсалізація - з іншого. У підсумку збільшуються потенційні можливості і кожного з елементів зокрема і організації в цілому.

По-трете, - це закон збереження пропорційності, який свідчить, що задля максимально можливої реалізації свого потенціалу організація при будь-яких можливих змінах повинна додержуватися і зберігати певне співвідношення між нею, як цілим, та її складовими частинами.

По-четверте, - це закон композиції, суть якого полягає в тому, що функціонування окремих елементів підпорядковується загальній меті організації, а індивідуальні цілі елементів є не що інше, як конкретизація загальної мети на відповідному рівні.

По-п`яте, - це закон самозбереження, який визначає, що будь-яка організація, рівно як і окремий її елемент, намагається зберегти свою цілісність, хоча для цього треба знайти розумне співвідношення двох протилежних начал - стабільності та розвитку.

По-шосте, - це закон інформації, який стверджує, що порядок, стабільність, цілісність організації визначаються рівнем поінформованості її членів. Дійсно, свідома координація діяльності людей, що є суттю організації, відбувається саме на засадах інформації, походить саме з неї.

По-сьоме, - це закон онтогенезу, згідно з яким організація, подібно будь-якому явищу, протягом свого життєвого циклу проходить три фази - становлення, розвиток та згасання.

Об`єктивні за своєю природою закони організації виявляють свою дію через діяльність людей і час життєвого циклу організації залежить від того, наскільки повно вони (люди) враховують їх вимоги у процесі своєї діяльності. Управління якраз і є формою свідомого використання законів організації, в який вони (закони) знаходять свій вияв. Прояви вимог законів життя організації спостерігаються насамперед через закономірності та принципи управління. Треба додати, що кожна організація, як частина суспільства, не може не відчувати на собі його законів і не підкорятися їм. Але в першу чергу в управлінні відбиваються закони саме організації. Виділившись як окремий, специфічний вид, управлінська діяльність набуває своїх специфічних законів (закономірностей). Закон (закономірність) - це найбільш загальні, суттєві та необхідні зв`язки між явищами, що вивчаються. (Розбіжність у вживанні категорій ”закон”, ”закономірність” поясняється, головним чином, характером та рівнем розвитку науки).

З погляду теорії управління закономірності управління - це її ядро, центральна ланка. Стосовно менеджменту, як наукової системи управління господарчими одиницями, в теорії управління виділяють чотири основні закономірності.

1. Єдність системи управління виробництвом. Вона означає сталість внутрішніх зв`язків системи при зміні стану зовнішнього середовища. В практиці ця закономірність виявляється як єдність принципів, організаційних форм, основних функцій, методів управління, єдність самого процесу і, нарешті, єдність вимог до всіх працівників апарату управління незалежно від рівня.

2. Пропорційність виробництва і управління. Це закономірність, яка, мабуть, найбільш суттєво і безпосередньо відбивається на ефективності діяльності організації. На підприємстві вимоги цієї закономірності полягають у необхідності додержуватись певного співвідношення між основними та допоміжними виробництвами; всередині основного виробництва - між цехами та дільницями; між професіями та кваліфікацією робітників в окремих професійних групах; між ланками системи управління. Порушення її призведе до нечіткої, не ритмічної роботи, збільшення витрат і, відповідно, зниження продуктивності праці, нездатності оперативно вирішувати функціональні задачі, а отже, до утруднення в досягненні бажаного кінцевого результату.

3. Оптимальне співвідношення централізації та децентралізації управління. Детально ці категорії буде розкрито у темі ”Організація управління”. Зараз же зауважимо, що і централізація і децентралізація як форми управління мають певні межі, за якими їх достоїнства переростають в недоліки, що призводить до зменшення ефективності управління, а в найгіршому варіанті до загрози існуванню організації. Тому пошук оптимального співвідношення між ними - важлива практична задача управлінських органів, а вирішення її свідчить про високий професійний хист керівника.

4. Співвідносність і адекватність підсистем управлінської системи. Співвідносність і адекватність підсистем - це певна відповідність суб`єкта управління об`єкту управління. Є два аспекти цієї закономірності - організаційний та економічний. Організаційний виявляється у тому, що структура системи управління будується відповідно до структури підприємства; можливості системи управління повинні відповідати масштабам, змісту та характеру діяльності підприємств тощо. При організаційній невідповідності підсистем неминуче послаблення керівного впливу суб`єкта управління на об`єкт, неузгодженість у зв`язках окремих ланок організації і інше, що кінець кінцем послабить її здатність досягти бажаних результатів. Економічний аспект виглядає як необхідність підтримання пропорції між витратами на управління та виробництво. Зріст витрат на управління призведе до подорожчання одиниці виробленого продукту, а це потягне за собою зниження економічної ефективності, що невигідно організації. Зауважимо, що динаміка витрат на управління має чітко окреслену тенденцію до зростання. Це зумовлено, по-перше, зростанням вартості технічних засобів управління (електронно-обчислювальної техніки та ін.); по-друге, необхідністю залучення до вирішення управлінських задач чисельного штату висококваліфікованих спеціалістів, що одержують, природно, і велику зарплату.

Закони організації і закономірності управління найперше виявляють себе у принципах управління. Принципи управління (від латинського principum - начало, основа) - це провідні ідеї, вихідні положення, що визначають правила поведінки у справі управління. Принципи, на відміну від законів, люди виробляють самі, але з тим, щоб їх практична діяльність відповідала вимогам законів. При тому принципи мають беззаперечний характер, їх не вибирають - їх додержуються.

Різні науковці, залежно від власного бачення найбільш значних моментів управління, виділяють різну кількість принципів і по-різному їх формулюють. Але більшість згодна в тому, що до основних принципів управління слід віднести:

Поєднання науковості управління з елементами мистецтва. Безсумнівно, що вся справа управління повинна будуватися на наукових засадах. Але теорія управління не дає готових рекомендацій на всі випадки життя. Кожен керівник чи керівний орган повинні розглядати кожного разу індивідуальний підхід до її розв`язання, пам'ятаючи, що управління не терпить шаблону, навіть найкращого.

Ефективність та економічність. Сенс цього принципу полягає в пошуку таких варіантів побудови системи управління і управлінського процесу, які б забезпечували досягнення бажаної мети з мінімальними витратами взагалі і управлінськими зокрема.

Послідовність управлінських дій, що означає певний порядок, послідовність елементів та стадій управлінського процесу.

Оптимальне сполучення централізації та децентралізації управління. Централізація - це підпорядкування усіх низових підрозділів організації одному центральному органу управління, потреба підпорядкування цілей підрозділів загальним цілям організації. Але вже сам факт існування функціональних цілей свідчить про необхідність певного ступеня свободи низових управлінських ланок, бо ”зверху” не можна побачити, що і як повинно бути зроблено у ”низах” - це по-перше. А по-друге, перебираючи на себе вирішення усіх безвиключно управлінських задач, центральний орган ризикує розпорошитися і загрузнути в дрібницях, що, безумовно, матиме негативні наслідки для організації. Мовою кібернетики, об`єкт управління у певних межах має саморегулюватися.

Відповідальність означає, що кожен працівник управління повинен чітко знати свої права та обов`язки, положення, що регламентують його діяльність (накази, інструкції) і на цій підставі відповідати за правильність дорученої йому роботі в моральному і матеріальному планах, аж до втрати місця в організації. Відповідальність нерозривно пов`язана з проявом вимогливості по всій лінії субординації в управлінні.

Оптимальне поєднання різноманітних заходів впливу на персонал. Кожному відомо, що успіх будь-якої діяльності забезпечується не тільки рівнем умілості виконавця, його суто професійної підготовки, але й відношенням до дорученої справи. Вказаний принцип - з цієї позиції - передбачає, по-перше, обгрунтування застосування позитивних і негативних санкцій до робітників; по-друге, застосування як морального, так і матеріального заохочення тих працівників, що відзначилися хорошими результатами праці.

Правильність добору і розстановки кадрів. ”Кадри вирішують усе!” - це не гасло, а істина тисячократно перевірена життям. Кожній справі (а в управлінні особливо) мають відповідати певні психофізіологічні якості виконавця.

Максимальне залучення виконавців до процесу вироблення рішень. Практично цей принцип вимагає: по-перше, залучати до вирішення управлінських задач якомога більше управлінців різних рівнів (звісно, кожного у межах його компетенції); по-друге, робити це якомога раніше, ще на початкових стадіях розробки рішення. Сенс його полягає в тому, що рішення, до яких докладено свою працю і свої ідеї, будуть реалізовані краще за більшої зацікавленості, ніж ті, що вироблено ”наверху”.

Обов`язковий зворотній зв`язок. Під зворотнім зв`язком розуміється одержання інформації про результати впливу суб`єкта управління на об`єкт, одержаного шляхом порівняння фактичного стану організації з заданим. Цей принцип - один з найважливіших, бо значущість зворотного зв`язку для нормального функціонування організації важко переоцінити. Він (зв`язок) дає сигнал про виконання чи не виконання команди, досягнення чи не досягнення запрограмованого ефекту, співпадання чи не співпадання фактичного стану організації з запланованим і тим самим визначає напрями, зміст і характер подальших рішень. Узагальнюючи, можна сказати, що додержання на практиці принципу обов`язкового зворотного зв`язку є конче необхідною умовою регулювання поведінки системи (організації) і разом з тим умовою її захисту від небажаних і небезпечних збурень, як внутрішнього, так і зовнішнього походження.