5.4. Определение потребности в персонале

Определение потребности в персонале — одно из важнейших направлений маркетинга персонала, позволяющее установить на заданный период времени качественный и количественный состав персонала.

Как видно из сказанного, следует различать качественную и количественную потребность в персонале. Оба эти вида потребности в практике планирования численности рассчитывают в единстве и взаимосвязи.

Качественная потребность, т.е. потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу, рассчитывается исходя из:

профессионально-квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно-технологической документации на рабочий процесс;

требований к должностям и рабочим местам, закрепленным в должностных инструкциях или описаниях рабочих мест;

штатного расписания организации и ее подразделений, где фиксируется состав должностей;

документации, регламентирующей различные организационно-управленческие процессы с выделением требований по профессионально-квалификационному составу исполнителей.

Расчет качественной потребности по профессиям, специальностям и т.п. сопровождается одновременным расчетом количества персонала по каждому критерию качественной потребности. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности по отдельным качественным критериям.

Качественная потребность в специалистах и руководителях может быть определена путем последовательной разработки следующих организационных документов:

системы целей как основы оргструктуры управления;

общей организационной структуры, а также организационных структур подразделений;

штатного расписания;

должностных инструкций (описаний рабочих мест) специалистов и руководителей. Этот вид документа может использоваться как основа расчета трудоемкости выполнения должностных функций.

Типовая должностная инструкция (описание рабочего места) должна иметь следующие разделы:

характеристика организационного статуса должности (рабочего мета) — место в иерархической системе организации или подразделения, группа оплаты труда и т.п.;

содержание выполняемых задач — регулярно повторяемые задачи, случайным образом возникающие задачи, основные предписания по выполнению задач;

описание рабочих требований к исполнителю — знания, опыт, способности, черты характера, необходимые по специфике рабочего места, организаторские способности, качества руководителя и т.п.;

права, ответственность, взаимосвязи рабочего места — отдаваемые и получаемые указания, входная и выходная информация (и формы ее представления), характер участия в процессе принятия решений, структурные взаимосвязи с другими рабочими местами и подразделениями.

Задача определения количественной потребности в персонале сводится как к выбору метода расчета численности сотрудников, так и к установлению исходных данных для расчета и непосредственному расчету необходимой численности работников на определенный временной период.

Следует отметить, что принципиальных отличий в подходах к определению численности персонала, принятых в отечественной и зарубежной практике, не наблюдается. Можно выделить несколько основных методов расчета количественной потребности в персонале.

Метод, основанный на использовании данных о времени трудового процесса.

Данные о времени процесса дают возможность рассчитать численность рабочих-сдельщиков или рабочих-повременщиков, количество которых определяется непосредственно трудоемкостью процесса, Для расчета следует пользоваться следующей типовой зависимостью:

В свою очередь,

где п— количество номенклатурных позиции изделии в производственной программе;

N_i — количество изделий i-ой номенклатурной позиции;

T- время выполнения процесса (части процесса) по изготовлению изделия i-ой номенклатурной позиции;

T_.и.нп.i- _ время необходимое для изменения величины незавершенного производства в соответствии с производственным циклом изделий i-ой позиции;

К_в — коэффициент выполнения норм времени (в зарубежной литертуре — уровень производительности, уровень использования времени).

Количество рабочих мест может быть определено дифференцирование по профессиональным видам работ, по квалификационной сложности работ при соответствующем выделении исходных данных о времени изготовления изделия в соответствии с качественными параметрами потребности в персонале.

•. Пример расчета численности работников по рассматриваемому методу показан в табл. 5.5.

Таблица 5.5

Расчет численности персонала на основе данных трудоемкости рабочего процесса

1 Наименовании показателей	Вид работы “а”	Вид работы “b”
	квалификация Х	квалификация Y
1	2	3
Трудоемкость изделия, час. Изделие А Изделие Б	0,5 0,4	0,8 0,3
Производственная программа, шт. А Б	1000 1200	1000 1200
Итого трудоемкость программы, час. А Б	500 480	360
Время для изменения остатка А незавершенного производства, час. Б	150 120	100 170
Итого трудоемкость валовой продукции по программе для обоих изделий час.	1250	1430

 

 

Продолжение таблицы 5.5
1	2	3
Планируемый процент выполнения норм, %	105	1П4
Время, необходимое для выполнения программы, час.	1190,5	1375
Полезный фонд времени одного работника, час.	432,5	432,5
Расчетная численность персонала, чел.	2,8	3,2
Принимаемая численность персонала, чел.	3	3

Полезный фонд времени одного работника (Т_пол ) и коэффициент пересчета явочной численности в списочную определяются из баланса рабочего времени одного работника. Структура баланса приведена в табл. 5.6.

Таблица 5.6

Таблица баланса рабочего времени одного работника

№ п.п.	Показатели баланса	Значение показателя или порядок его расчета
1	Календарный фонд времени, дней	365
2	Количество выходных и праздничных дней	В соответствии с режимом работы   (п. 1-п. 2)
3	количество календарных рабочих дней
4	Количество дней невыходов на работу	соответствии с плановыми оценками невыходов
5	Количество фактических рабочих дней	(п. 3-п. 4)
6	Потери рабочего времени из-за сокращенной длительности рабочего дня, час.	В соответствии с маковыми расчетами
7	Средняя продолжительность рабочего дня, час.	Нормальная продолжительность за вычетом потерь
8	Полезный фонд времени, час.	(п. 7х п. 5)

 

В качестве разновидности рассматриваемого метода может быть представлен подход для определения численности административно-управленческого персонала с использованием формулы Розенкранца, имеющей в общем случае следующий вид: 

 

где Ч — численность административно-управленческого персонала определенной профессии, специальности, подразделения ит.п.;

п — количество видов организационно-управленческих работ, определяющих загрузку данной категории специалистов;

m_i — среднее количество определенных действий (расчетов, обработки заказов, переговоров и т.п.) в рамках i-го организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за год);

t_i— время, необходимое для выполнения единицы m в рамкахi-го организационно-управленческого вида работ;

Т — рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;

К_нрв —коэффициент необходимого распределения времени;

К_фрвд — коэффициент фактического распределения времени;

t_р — время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах.

Коэффициент необходимого распределения времени (К_нрв ) рассчитывается следующим образом:

К_нрв=К_др .К_о К_п (5.3)

где К_др — коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные работы, заранее не учтенные во времени, необходимом для определенного процесса S m•t; как правило, находится в пределах 1,2 <К_др <1,4;

К_о—коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня; как правило, устанавливается на уровне 1,12;

К_п —коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Коэффициент фактического распределения времени (К_фрв) определяется отношением общего фонда рабочего времени какого-либо подразделения ко времени, рассчитанному как

Следует отметить, что в общем виде формула Розенкранца служит для проверки соответствия фактической численности (например, какого-либо подразделения) необходимой, которая задается загрузкой данного подразделения.

Для пользования формулой Розенкранца в плановых расчетах следует придать ей такой вид:

так как величины t_р и К_нрв, в этом случае неизвестны.

Пример расчета численности административно-управленческого персонала с использованием формулы Розенкранца приведен ниже на основании исходных данных, указанных в табл. 5.7.

Таблица 5.7Исходные данные для расчета необходимой численности управленческого персонала
Организационно-управленческие виды работ	Кол-во действий по выполнению вида работ	Время, необходимое на выполнение действия, час.
А Б В	500 3000 300	1 0,5 3
Месячный фонд времени одного сотрудника согласно контракту, час. Коэффициент затрат времени на дополнительные работы Коэффициент затрат времени на отдых сотрудников Коэффициент пересчета численности Время, выделяемое на различные работы, не учтенные в плановых расчетах, час. Фактическая численность подразделения, чел.		170   1,3   1.12 1,1 200   30

Суммарное время выполнения организационно-управленческих работ определяется как:

(500 • 1) + (3000 • 0,5) + (300 ' 3) = 2900.

Коэффициент необходимого распределения времени: К_нрв=1,3- 1,12' I,I = 1,6. Коэффициент фактического распределения времени:

Расчет необходимой численности подразделения ведется по полной формуле Розенкранца следующим образом:

Как указано в исходных данных (табл. 5.7), фактическая численность подразделения равна 30 чел. Таким образом, расчет необходимой численности показал некоторый излишек (=1 чел.) фактического количества сотрудников.

Метод расчета по нормам обслуживания

В зарубежной литературе принято название “агрегат — метод”, показывающее зависимость рассчитываемой численности от количества обслуживаемых машин, агрегатов и других объектов.

Количество рабочих-повременщиков или служащих по нормам обслуживания рассчитывается по следующей формуле:

где п — количество видов работ по обслуживанию объекта;

t_едi . — время, необходимое для выполнения единицы объема i-ro

вида работ;

п_pi . — число единиц объема i-ro вида работ на единицу оборудования или иного объекта расчета (например, единицу производственной площади);

Т_пол — полезный фонд времени работника за день (смену);

Т_д —время, необходимое для выполнения работником дополнительных функций, не включаемых в t_ед .

Расчет численности персонала с использованием норм обслуживания ведется по исходным данным, указанным в табл. 5.8. Таблица 5.8

Исходные данные для расчета численности персонала по обслуживанию комплекса агрегатов
Виды работ	Время выполнения операции, час	Кол-во операций за смену
1. Загрузка агрегата 2. Контроль рабочего процесса 3. Выгрузка агрегата	0,02 0,08 0,03	60 120 60
Количество агрегатов Коэффициент загрузки Полезный фонд времени одного рабочего за смену, час. Время на дополнительные операции по обслуживанию агрегата, час.		8 1,5 7,0   1,4

На первом шаге определяется норма обслуживания:

Отсюда численность персонала:

Ч=8*1.5/0.5=24

Метод расчета по рабочим местам и нормативам численности

Данный метод следует рассматривать как частный случай использования метода норм обслуживания, так как и необходимое число работников по числу рабочих мест, и нормативы численности устанавливают, исходя из норм обслуживания.

Численность работников по рабочим местам определяется по формуле

Нормативы численности определяются следующим образом:

В качестве специфического случая применения метода норм обслуживания следует рассматривать определение численности руководителей через нормы управляемости. В качестве общих рекомендаций по их установлению можно принять следующие:

для руководящих должностей в подразделениях со значительным удельным весом работ творческого нестандартного характера, высокой квалификации или частыми отклонениями от заранее намеченной технологии процесса норма управляемости должна лежать в пределах5-7 человек;

для руководящих должностей в подразделениях с достаточно устоявшимся характером работ, в значительной мере определяемым стандартными организационно-управленческими процедурами, норма управляемости должна лежать в пределах 10—12 человек;

в любом случае норма управляемости не должна превышать 15—17 человек, иначе коллектив становится неуправляемым.

Применяемый в расчетах по всем методам определения численности коэффициент пересчета явочной численности в списочную позволяет учесть вероятное отсутствие персонала на рабочих местах в учение планового промежутка времени из-за:

болезни;

очередного или дополнительного отпуска;

отпуска по учебе; прочих уважительных причин.

Указанный коэффициент пересчета можно определить, исходя из баланса полезного фонда времени одного работника для планового календарного промежутка времени, через отношение числа фактических рабочих дней к общему числу календарных рабочих дней.

Для расчета численности персонала можно использовать также некоторые статистические методы. Их условно делят на две основные группы:

стохастические методы;

методы экспертных оценок.

Стохастические методы расчета основываются на анализе взаимосвязи между потребностью в персонале и другими переменными величинами (например, объемом производства).

При этом в расчет принимаются данные за предшествующий период и предполагается, что потребность в будущем будет развиваться по аналогичной зависимости. Как правило, для расчета используются такие факторы, которые не требуют сложных математических действий, но дают вполне приемлемые результаты.

Наиболее часто применяются следующие стохастические методы;

расчет числовых характеристик;  регрессионный анализ; корреляционный анализ.

Расчет числовых характеристик применяется, как правило, в том случае, когда потребность в персонале в значительной мере связана с каким-либо фактором и эта связь достаточно стабильна.

Например, при расчете численности ремонтного персонала используются следующие данные: объемы производства за прошедший год; трудоемкость ремонта за этот период.

На основе таких данных рассчитывается показатель трудоемкости ремонта на единицу выпуска продукции, исходя из которого определяется объем ремонтных работ на плановый период. Дальнейший порядок расчета выполняется по схеме метода, основанного на Данных о времени рабочего процесса.

Регрессионный анализ предполагает установление линейной зависимости между численностью персонала и влияющими на нее факторами. Общая формула выглядит следующим образом:

где Т_п — трудоемкость работ;

?— ?остоянная величина;

b — коэффициент регрессии;

х — влияющий фактор.

Следует отметить, что математический аппарат регрессионного анализа подробно рассматривается в учебной и научной литературе по статистике, поэтому в данном учебном пособии он не приводится.

Корреляционный анализ устанавливает тесноту связи между несколькими параметрами. Это может быть зависимость, определяющая степень влияния какого-либо параметра (например, объема производства или услуг) непосредственно на численность персонала. В другом случае это может быть зависимость, определяющая тесноту связи одного или нескольких параметров с другими параметрами, значительное влияние которых на численность персонала установлено.

Теснота связи между параметрами выражается коэффициентом корреляции. Взаимосвязь тем выше, чем выше коэффициент корреляции.

Для расчета коэффициента корреляции используется следующая зависимость:

где т_i, р_i. — значения параметров (между которыми устанавливается теснота связи) по i-му измерению;

m_ср, р_ср — средние арифметические значения соответствующих параметров;

п — количество измерений параметров m и р (например, количество календарных периодов времени, в течение которых производится учет значений параметров).

Математический аппарат корреляционного анализа (так же как ^регрессионного) подробно проработан в учебной и научной литературе по статистике.

Применение методов экспертных оценок производится с использованием опыта специалистов и руководителей. Эти методы подразделяются на:

о простую оценку;

расширенную оценку, включающую как однократную, так и многократную экспертную оценку.

При простой оценке потребность в персонале оценивается руководителем соответствующей службы. Метод не требует каких-либо существенных затрат, однако его недостаток состоит в том, что эта оценка достаточно субъективна.

Расширенная экспертная оценка проводится группой компетентных работников (экспертов). В зависимости от характера опроса различают однократную и многократную экспертные оценки.

В процессе однократной экспертной оценки планируемая потребность в персонале оценивается каждым членом экспертной группы вот дельности и затем согласовывается между всеми ее членами. Недостатком здесь является то, что при определенных обстоятельствах Групповая оценка может быть искажена под воздействием более авторитетного члена группы экспертов.

С целью обеспечения объективности групповой оценки проводится многократная экспертная оценка, известная в практике как метод Дельфи. Суть ее состоит в том, что первичная экспертная оценка потребности в персонале обобщается и доводится до сведения всех членов группы. Обобщенный результат второй экспертной оценки закладывается в прогноз потребности персонала на предстоящий период.

При расчете потребности в кадрах следует учитывать, что она формируется по трем основным направлениям:

потребность на планируемый объем производства или услуг (в условиях заданной или меняющейся технологии) с учетом имеющейся численности работающих;

покрытие предполагаемого (планового) выбытия персонала;

. покрытие внепланового выбытия персонала.

К плановому выбытию персонала относятся:

сокращение численности работников в связи с уменьшением объемов производства или услуг;

направление сотрудников в длительную командировку (на обучение, стажировку и т.п.);уход на длительный период в отпуск по уходу за детьми и т.п. В этих случаях выбытие персонала можно с той или иной точностью прогнозировать и заблаговременно принять меры по приему или перестановке работников.

Большую сложность для планирования представляет выбытие персонала по внеплановым причинам. К ним относятся, как правило, причины увольнения работника по собственному желанию. В этом случае планирование выбытия кадров может производиться на основе статистических данных о численности работников, уволенных по указанным причинам за последние 3—5 лет.