О терминологии и особенностях российского делопроизводства

В любой сфере деятельности существует базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. К таким понятием следует отнести документ, документооборот и делопроизводства. Под документом понимается информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определёнными правилами. Документ обеспечивает сохранения информации, важной для одного человека или группы лиц. Чем крупнее организация, тем больше документов циркулирует в ней, то есть тем больше у него документа оборот. Документа оборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставка). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.

Организацию работы с документами называют делопроизводства. Успешное взаимодействие между организациями или отдельными людьми в деловой жизни невозможно без документов и обеспечения необходимых информационных связей, которые призвано обеспечивать делопроизводство. Делопроизводство имеется в любой организационной структуре, независимо от её численности и назначения.

Процессы делопроизводства и документооборота могут рассматриваться как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как «документационное обеспечение управления» ( ДОУ ), то есть как систему вторичных процессов обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления состоит в решении следующих задач:

_ документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

_ организацию документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

_ систематизацию архивного хранения документов (определение правил хранения информации, её поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений).

Делопроизводства реализуется в виде комплекса мероприятия по документационному обеспечению управления организацией.

Система государственного делопроизводства в любой стране имеет долгую историю, уходящую вглубь веков. За период своего развития эта система претерпела множество трансформаций. Изменялись формы ведения документов, появились и уходили со сцены, уступая место новым, разнообразные технические средства, изменялось законодательство.

К настоящему времени сложились 2-е технологии делопроизводства, условно называемые «российской» и «западной».

Российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

_ вертикальный характер движения внутри организации (руководитель _ исполнитель _ руководитель);

_ централизованный контроль и отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах и их перемещениях, резолюции начальство, данные по контролю сроков исполнения, отчеты.

_ создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, концилярий;

_ высокая степень стандартизации, так как технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах инструкциях;

_ делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), отделопроизводственный персонал отслеживают их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек;

_ компьютерная технология делопроизводства обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по обработки документов.

Западная технология процессов делопроизводства существенно отличается от российской. Основной особенностью «западной» технологии является моделирование реальных процессов документооборота в конкретной организации и настройка на эти модели программных систем.

В 1973 г. вышли «Основные положения ЕГСД» .

ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства) – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив. ЕГСД действует до сих пор.

В семидесятых- восьмидесятых годах сложился блок ГОСТов (Государственных Стандартов) на управленческие документы.

Наше время характеризуется тем, что создание, обработка и хранение документации осуществляются при помощи компьютеров. Повсеместно осуществляется переход на компьютерные технологии работы с документами. Поэтому основные положения делопроизводства и ГОСТы претерпевают некоторые изменения.

Любая организация, учреждение, предприятие является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные элементы.

Организация - общественное или государственное объединение (союз ветеранов, Госстрах, политическая партия и т.д.).

Учреждение- организация, ведающая какой-либо отраслью работы (школа, научно-исследовательский институт, поликлиника и т.д.).

Предприятие - производственное учреждение (завод, фабрика, мастерские и т.д.).

Как видите, эти понятия определяются одно через другое. Достаточно часто одно понятие подменяется другим, например, учреждение называют предприятием, организацию - учреждением. Широко бытуют словосочетания торговое предприятие, научная организация, финансовое предприятие, научно-исследовательское учреждение, малое предприятие. В нашу жизнь вошло множество других терминов, имеющих сходное значение: фирма, холдинг, концерн, компания.

Во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т.п.) в состав администрации входят директора, их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Документ (документированная информация)- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фотография, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие невозможно без современного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложенных на предприятия функций необходимо наладить внутренние и внешние информационные связи предприятия.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнёрами, потребителями товаров и услуг и т.п.

Cотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний характер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон и завершилась необходимыми действиями или решениями.

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

• в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

• во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передаче на хранение.

Так формируется документооборот предприятия.

Документооборот – это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы:

• обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или учреждение;

• рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;

• движение документов внутри предприятия, организации или учреждения;

• обработка отправляемых адресату или на хранение документов.

Чем крупнее предприятие, тем больше документов циркулирует в нем. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, хранители, пользователи информации.

Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.