Метод ликвидации «провисания» функций
Типовая картина, когда происходит «провисания» функций, выглядит так. В компании формально декларируется, что например, отдел поставок, отвечает за функцию поставок, а отдел хранения – функцию складской обработки. Это доводится до соответствующих подразделений, подразделения с этим соглашаются, разрабатывается соответствующий регламент, регламент подписывается всеми заинтересованными сторонами, и подразделения даже начинают его регулярно выполнять. На этом и останавливаются.
Оказывается, что на самом деле никто не сказал, что конкретно понимается под функцией поставка и что является ее выходом. Поэтому даже в этом случае у подразделений имеется шанс сбросить с себя работы и потом это убедительно обосновать. Если же второе подразделение эти работы не захотело подхватить – в бизнес-процессе образуется дырка или как принято называть возникает скрытое «провисания» функции.
Для решения подобных проблем используется метод ликвидации «провисания» функций, согласно которому берется матрица распределения ответственности «как есть» и изучается на предмет «провисания» функций. Одним из необходимых условий правильности матрицы распределения ответственности является правило – что в каждом столбце матрице соответствующем определенной функции должен стоять символ ответственности. Там, где обнаружено провисание функции, нужно принять решение о назначении ответственного. В случае обнаружения скрытого «провисания» функции нужно использовать инструмент горизонтального описания бизнес-процессов, с целью четкого описания входов и выходов для каждой функции.
Метод разграничения ответственности
Вторым классическим методом оптимизации ответственности является использование принципа, согласно которому не должно быть более одного ответственного за одну и т же работу, за один и тот же процесс.
Типовая ситуация, имеющая место во многих компаниях состоит в том, что в выполнении многих процессов и работ участвуют несколько подразделений и никто из них не отвечает за конечный результат.
Для решения данного типа проблем используется метод разграничения ответственности, согласно которому берется матрица распределения ответственности «как есть» и изучается на предмет наличия в ней не разграниченной ответственности. Одним из необходимых условий правильности данной матрицы является правило - – что в каждом столбце матрице соответствующем определенной функции должен стоять символ ответственности и только один. Там, где обнаружено два символа ответственности, нужно принять одно из двух решений по разграничению ответственности.
Первое решение.
Функция декомпозируется на подфункции и для каждой из них определяется один ответственный.
Второе решение.
За всю функцию выбирается и назначается один ответственный их тех подразделений, ответственность между которыми не была разграничена. В данном случае, назначенному новому ответственному нужно не забыть дать соответствующие полномочия по управлению другими участниками данной функции. Другие участники выполнения функции в матрице ответственности должны быть обозначены символом исполнителя.
