2. Вікна книг. Робота з аркушами книг. Створення і збереження файлів книг.

Для створення нового файла книги можна виконати команду Файл/Создать або натиснути кнопку Создать на панелі інструментів Стандартная. При виконанні команди на екрані з'являється вікно діалогу Создание документа.

Вкладка Общие вікна діалогу містить список файлів, що розміщенні в папці МS Office \ Шаблони, а вкладка Решение список файлів папки Шаблони \ Решение. При наборі файлу з будь-якої вкладки в полі Просмотр з'являється короткий опис вибраного файлу. Над полем Просмотр розміщені три кнопки, які дозволяють змінити вигляд списка файлів(піктограма, просто список або список з атрибутами). Після натискання кнопки ОК ЕХСЕL створює копію книги, залишаючи оригінал без змін. При натисканні кнопки Создать... створюється нова книга з іменем Книга (якщо така книга вже відкрита, то створюється книга з іменем Книга2 іт.д.).

Для збереження файлів книг використовують команду Файл, в меню якої є п'ять команд: Сохранить, Сохранить как, Сохранить робочую область, Закрить і Виход. Команда Сохранить как звичайно використовується при першому збереженні файлу, а Сохранить без збереження змін в існуючому файлі. При використанні команд Закрить або Вихід ЕХСЕL завжди запитує про необхідність збереження змін.

При першому збереженні файлу відкривається вікно діалогу Сохранение документа, де можна вказати ім'я і тип файлу, а також ім'я папки, в якій буде збережено файл. Якщо тип файлу не вказано, то ЕХСЕL за замовчуванням встановлює тип ХLS для книг, ХLТ-для копій, ХLМ-для робочих областей.

При натисканні кнопки Параметри вікна сохранение документа відкривається вікно діалогу Параметри Сохранения.

У цьому вікні можна встановити прапорець Всегда Создать резервную копию, а також задати паролі для відкриття файлу і запису у файл Файл-копія має розширення ХLК і ім'я включає слово Копія перед іменем оригіналу. Паролі можуть включати до 15 символів в паролі малі і великі літери розрізняються. Для збереження файлу під іншим іменем необхідно виконати команду Сохранить как.

Команда Сохранить робочую область відкриває вікно діалогу Сохранить рабочую область. Це вікно дозволяє зберегти поточний стан середовища ЕХСЕL (розміщення всіх відкритих книг, встановленні параметри). Команда Сервис/Автосохранение дозволяє вказати інтервал часу після закінчення якого табличний процесор буде автоматично зберігати поточний файл. Команда Автосохранение встановлюється при інсталяції ЕХСЕL, якщо її немає то потрібно переінстанція.

Для відкриття файлів використовують команду Файл/Открить або кнопку Открить стандартної панелі інструментів. При цьому відкривається вікно діалогу Откритие документа, яке містить список файлів, що зберігаються в поточній папці. Одноелементний розкриваємий список Папка дозволяє змінити папку і дисковод. Поле Тип файла визначає які файли виводяться у списку файлів.

Робота з базами даних

За допомогою Microsoft Excel можна створювати і обробляти бази даних. База даних в Microsoft Excel – таблиця, що складається з однотипних записів (рядків). Стовпці таблиці є полями запису в базі даних. Під імена полів приділяється перший рядок у базі даних. Наприклад, якщо базою даних вважати телефонний довідник, то полями запису будуть: прізвища, номера телефонів і адреси абонентів.

 

Мал. 32

Для роботи з базою даних необхідно спочатку створити відповідну таблицю. Якщо виділити вічко в таблиці і вибрати одну з команд обробки баз даних у меню Данные , Microsoft Excel автоматично визначає й обробляє всю таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і рядках робочого аркушу, обробляються як набір полів, що утворюють записи (мал.32).