2. Сортування та використання запитів у системіАссеss.

Запит у системі Access використовують для пошуку з однієї чи кількох таблиць та видачі на екран даних, які відповідають умові, визначеній користувачем.

Однак система Access має значно ширші можливості з пошуку різних відомостей з бази даних Розглянемо спочатку спосіб реалізації запитів, який в даній системі називається Простой запрос. Хоч цей спосіб і має назву простого, він, з одного боку, найуживаніший, а з другого - знаючи принципи його реалізації, можна досить легко розібратися і в інших способах Цей спосіб реалізується майстром Простой запрос.

Майстр Простой запрос дозволяє із зв'язаних таблиць бази даних отримати нову таблицю, в яку включені окремі поля різних таблиць.

Для більшої наочності викладення роботу програми будемо розглядати в такій послідовності.

1. Запускаємо майстра простих запитів. Для цього у вікні База данных необхідно відкрити вкладку Запросы, натиснути кнопку Создать, вибирати Простой запрос і клацнути кнопкою ОК. На екрані з'явиться вікно Создание простых запросов.

2. Далі необхідно відкрити список таблиць у вікні таблиці Запросы і виділити ту з них, у якій необхідно вибирати відповідні поля. Потім ці поля потрібно перенести в область вибраних

3. З двох перемикачів Подробный і Итоговый включаємо Подробный і натискаємо кнопку Далее. З'явиться вікно.

4. Введемо ім'я запиту Сведення і натискаємо кнопку Готово. У результаті на екрані з'явиться запит з іменем Сведення.

Контрольні запитання по темі лекції № 16.

1. Як впливає форматування полів на значення, які зберігаються у файлі бази даних?

2. Для чого потрібне форматування відображення у режимі таблиці?

3. Що таке внутрішній формат представлення даних СКБД Access?

4. Що таке спеціальний формат представлення даних СКБД Access?

5. Чи може поле логічного типу набувати довільного текстового значення?

6. Чи може поле текстового типу містити цифри?

7. Що таке обов’язкове поле?

8. Як створити індексне поле? Яке його призначення?

9. Як створити ключове поле? Яке його призначення?

10. Як зв’язати два поля із двох таблиць?

Тема 9. Бази даних.

План.

1. Сортування та використання запитів у системі аccess.

2. Сортування та використання форм у системі аccess.

1. Сортування та використання запитів у системі аccess.

Запит в системі Access використовують для пошуку однієї чи кількох таблиць та видачі на екран даних, які відповідають умові визначеній користувачем.

Система Access має широкі можливості пошуку різних відомостей з бази даних Розглянемо спосіб реалізації запитів, який в даній системі називається Простой запрос. Цей спосіб найуживаніший, і знаючи принципи його реалізації, можна досить легко самостійно розібратися з іншими способами. Цей спосіб реалізується майстром Простой запрос.

Майстер Простой запрос дозволяє із зв'язаних таблиць бази даних отримати нову таблицю, в яку включені окремі поля різних таблиць. Для прикладу візьмемо вже розглянуті зв'язані таблиці Список і Консультація., з яких можна отримати запит у вигляді таблиці з іменем Свединия, в якій будуть находитись поля Фио, Предмет, Стаж, оклад таблиці Список і поле День таблиці Консультація,

Роботу програми розглянемо в слідуючій послідовності:

1.Запускаємо майстра простих запитів. Для цього у вікні база даних необхідно відкрити вкладку Запросы (для цього курсор миші підводять на значок Запросы і клацають її лівою клавішею), натиснути кнопку Создать, вибрати Простой запрос і клацнути кнопкою ОК. На екрані з'явиться вікно Создание простих запросов.

2. Далі необхідно відкрити список таблиць у вікні таблиці Запросы і виділити ту з них, у якій необхідно вибирати необхідні поля. Потім ці поля необхідно перенести в область вибраних. Аналогічні операції виконують із іншими таблицями. У нашому прикладі з таблиці список переносяться поля Фио, Предметы, Стаж, Окяад, а, з таблиці консультація - поле День. Потім необхідно натиснути кнопку Далее. У результаті вміст вікна Создание простих запросов зміниться.

3. З двох перемикачів Подробный й Итоговый включаємо Подробный і натискаємо кнопку Далее, вміст вікна знову зміниться.

4. Введемо ім’я запиту Свединия і натиснемо кнопку Готово. В результаті на екрані з’явиться запит з іменем Сведения. В цю таблицю введені поля з двох попередніх, які були зазначені.

Тепер з отриманої таблиці зробимо конкретний вибір, а саме запит про вибір математиків, які проводять консультації у вівторок. Для цього закриємо таблицю Сеедения. З’явиться вікно база даних, у ньому виділимо Сведения і натиснемо кнопку Конструктора з’явиться вікно Запрос на выборку.

У рядку условия отбора в полі Предмет введемо-математика, а у цьому самому рядку в полі День - вівторок. Після цього на панелі інструментів натиснемо кнопку ! (знак оклику). На екрані з’явиться таблиця з прізвищами математиків, які проводять консультації у вівторок

У рядку условия отбора можна вводити і значення з знаком >,< Це означає що в таблиці будуть виводитись дані більші або менші зазначені (>250); (<7) і т.д.

Розглянутий приклад виконання простого запиту здійснювався з урахуванням того що у вікні Саздание простых запросов був включений перемикач Подробный. Тепер розглянемо приклад при включеному перемикачі Итоговый.

Створення підсумкового запиту буде розглядатися на прикладі бази даних з іменем ВASA 1, у якій збережеться таблиця 4 з іменем Сесія.

№п/п	Ф І О	Предмет	Оцінка	Дата
1	Вахно А.А.	Математика	3	14.0797
2	Вирюзов І.М.	Математика	5	14.07.97
3	Вахно А.А.	Фізика	3	20.07.97
4	Березко Б.Б.	Математика	5	140797
5	Березко Б. Б.	Хімія	4	25.07.97
6	Вахно А.А.	Хімія	3	25.0797

Таблиця 4.

Створимо запит Сесія1, у який включаємо поля Ф І О, Оцінка. Процес створення запиту починається так само, як і в попередньому прикладі. Коли з’явиться вікно Саздание простих запросов вмикаємо перемикач Итоговый і натискаємо кнопку Итоги..., в результаті з’явиться вікно ИТОГИ.

В цьому вікні показано тільки числові поля. Необхідно ввімкнути прапорці для тих полів, для яких необхідно отримати підсумкові значення. Вмикаємо для поля Оцінка прапорець у колонці SUM. Після цього натискаємо ОК. Знову з’явиться вікно Создание пpocтыx запросов, у якому необхідно натиснути кнопку Далее. У вікні, яке з’явиться, введемо ім’я запиту Сесія1 і натиснемо кнопку Готово. З’явиться вікно Сесія1,у якому зображена таблиця - запит.

Закриємо таблицю-запит Сесія 1, виділимо її у вікні бази даних і натиснемо кнопку Конструктор, відкривається нове вікно. Це вікно дозволяє сформувати новий запит. У цьому вікні розміщений рядок Групповая oпepaция. Під груповою операцією розуміємо обробку значень даного поля і клацають клавішею миші.

Наприклад, якщо нам необхідно підрахувати - скільки разів зустрічається кожне прізвище у таблиці Сесія1. Для цього потрібно створити у вікні Сесія1, ще одне поле з іменем Ф І О та вибрати для нього групову операцію Count (підрахунок). Після цього на панелі інструментів потрібно натиснути кнопку із знаком оклику, і на екрані з’явиться бланк - запит, з вказаними прізвищами, сумою оцінок і кількістю повторень прізвища у відомості.

У системі Access є також можливість пошуку інформації, використовуючи логічні вирази. Створення цих виразів здійснюється за допомогою програми Построитель выражений. Ця програма створює нову таблицю, зміст якої відповідає заданому виразу.

Для запуску програми необхідно викликати контекстне меню рядка Условия выбора і виконати команду Построитель...В результаті з’явиться вікно Построитель выражений. Це вікно складається з чотирьох частин. Верхню частину використовують для введення логічного виразу. Тут розташовані також кнопки управління вікном, кнопки зі знаком математичних та логічних операцій. Ці знаки переносяться у вираз, який створюється клацанням на них клавішею миші.

Троє нижніх вікон використовують для вибору елементів, які у них знаходяться. Ліворуч розташовані об’єкти бази даних, таблиці, запити та ін., а також функції, константи, оператори, які можуть бути використані у виразі.

У середньому вікні перераховані елементи вибраного об’єкта ліворуч. Для переносу їх у вираз необхідно два рази клацнути клавішею миші на відповідному імені.

Праве вікно використовують для вибору конкретних значень тих об’єктів, які вказані у середньому вікні.

У разі конструювання логічних виразів потрібно дотримуватися певних правил. Основні з них: ім’я об’єкта бази даних (наприклад ім’я таблиці) відокремлюється від імені поля знаком оклику; імена беруться у квадратні дужки; дані символьного типу беруться у лапки. Якщо користувач вибирає об’єкти та значення вказані у вікні, а не набирає сам то Access сама дотримується правил синтаксису.

Наприклад вираз; [Предмет]=Математика And [День]=Вівторок

Після набору всього виразу натискаємо ОК. Заявиться вікно запиту, яке необхідно - закрити і підтвердити необхідність збереження структури. У результаті заявиться вікно бази даних в якому відкриваємо потрібну таблицю.

При складанні виразів після математичних знаків не повинно бути пропусків. Інакше числові константи будуть сприйматися, як текстові.

Для пошуку інформації в базі даних може також використовуватись Мастер перекресных запросов для побудови таблиць з підрахованими підсумкованими значеннями і Мастер повторяющихся записей для групування записів з однаковими значеннями полів.