2.2. Характеристика бухгалтерських автоматизованих систем

Бухгалтерська автоматизована система - функціональне програмне забезпечення (ППП), призначене для виконання комп'ютерної обробки комплексів бухгалтерських завдань. Вибір і розробка ППП здійснюється на стадії організації й проектування ИС. На ринку комп'ютерних програм в Україні й Росії представлений широкий спектр варіантів бухгалтерських програм - від самих найпростіших, здатних виконувати мінімальний набір операцій, необхідний для дрібних фірм, до дуже розгалужений, здійснюючий розширений комплекс операцій із глибокою аналітикою. Розробка програмних продуктів ведеться численними російськими фірмами, найбільш відомі з них "1C", "Вітрило", "БЭСТ", "ИНФОСОФТ", "ДИЦ" і ін.

Класифікації функціональних пакетів бухгалтерського обліку здійснюються виходячи з їхньої орієнтації на мале, середнє або велике підприємство. Багато фірм випускають програми у двох варіантах: локальному й мережному. Слід зазначити, що мережні варіанти набагато складніше й дорожче, вимагають здійснення технології " клієнт-сервер", спеціального устаткування й операційних систем, а також наявності штату фахівців з обслуговування обчислювальної мережі Як правило, мережні версії, крім програм бухгалтерського обліку, орієнтовані на комп'ютерну обробку управлінської інформації всієї фірми або організації

2.3. Комп'ютерні інформаційні технології в бухгалтерському обліку

Технологія електронної обробки облікових завдань - сукупність строго регламентованих человекомашинных операцій, виконуваних у певній послідовності - від моменту створення первинного бухгалтерського документа й до складання зведеної фінансової звітності.

На сучасному етапі одержала розвиток комп'ютерна інформаційна технологія, створена на базі децентралізованої обробки бухгалтерських завдань. До її особливостей ставляться:

- застосування персональних комп'ютерів; рішення завдань виконується бухгалтером безпосередньо на його робочому місці;

- формування локальних і багаторівневих обчислювальних мереж, що забезпечують інтегровану обробку економічних завдань різних підрозділів підприємства (організації, фірми);

- істотне збільшення складу бухгалтерських розрахунків, виконуваних обчислювальною технікою;

- створення єдиної розподіленої бази дані підприємства (організації) для різних підрозділів;

- можливість формування ПК первинних бухгалтерських документів, що забезпечує перехід до безпаперової технології й скорочує трудомісткість операцій по зборі й реєстрації документів;

- інтеграція рішення комплексів бухгалтерських завдань;

- можливість організації інформаційно-довідкового обслуговування бухгалтера.

Всі операції технологічного процесу виконуються на ПК послідовно, на одному робочому місці, відповідно до блоків меню програм.

Основою обробки облікових завдань є внемашинные й внутрімашинні інформаційні масиви.

Внемашинные інформаційні масиви пов'язані із процесами збору й реєстрації інформації в первинних документах, які надходять або в електронному виді, або заповнені ручним способом.

Внутрімашинне інформаційне забезпечення - це файли змінної й умовно-постійної інформації на машинних носіях і в пам'яті системи у вигляді баз даних. Файли змінної інформації формуються на підставі даних первинних документів і використовуються при рішенні економічного завдання в певний період (наприклад, масиви робочих убрань, прибуткових ордерів, видаткових касових ордерів, накладних і ін.).

Файли умовно-постійної інформації створюються однократно при впровадженні проекту, використовуються багаторазово й систематично коректуються. До них ставляться масиви різних нормативів, довідкові дані, інвентарні картки обліку основних засобів, особисті картки працюючих і ін.

Можливий перелік розв'язуваних бухгалтерських завдань визначається меню програми.

У технологічному процесі обробки облікових завдань, виконуваному на ПК, можна виділити підготовчий, початковий і основний етапи.

Підготовчий етап пов'язаний з підготовкою програми й інформаційної бази до роботи. Бухгалтер заносить у машину довідкові дані підприємства, коректує план бухгалтерських рахунків і склад типових проводок. Заповнюються й коректуються різні довідники: підрозділів, підприємства, матеріалів, контрагентів, співробітників і т.д. При впровадженні проекту один раз вручну в систему вводяться залишки по балансових рахунках; потім вони обчислюються автоматично.

Початковий етап технологічного процесу пов'язаний з операціями збору, реєстрацією первинних документів і уведенням їх у комп'ютер.

У результаті в комп'ютері формуються різні первинні документи. Уведення даних первинних документів у машину відбувається періодично протягом звітного періоду.

Одночасно із записом документів у ПК виконуються наступні функції:

- складання журналу уведених документів із присвоєнням унікальних номерів, дати виписки й інших ознак;

- автоматичне уведення в документ довідкових і умовно-постійних ознак (постачальники, ціна й ін.);

- перетворення уведеної цифрової інформації в алфавітну (наприклад, суми, уведеної в платіжне доручення);

- автоматичне виконання проводок у журналі господарських операцій;

- видалення невірних документів;

- контроль і коректування невірної інформації;

- печатка первинного документа;

- дублювання документів.

Початковий етап закінчується розміщенням даних документів у базові масиви.

Основний етап є завершальним етапом роботи із програмою й пов'язаний з одержанням різних звітних форм, таких як "Відомість залишків товарно-матеріальних цінностей", "Оборотна відомість", "Касова книга", "Баланс" і ін. У ході виконання основного етапу комп'ютером забезпечується одержання з бази даних різних комбінованих (робітників) масивів, використовуваних для складання звітів. Кожний робочий масив підлягає сортуванню по якому-небудь ключовому слову (наприклад, номенклатурному номеру матеріалу) і підрахунку в ньому підсумкових даних. У результаті формується звітне зведення, що потім видається "На печатку".

Можливо також виконання таких операцій, як архівація даних на машинні носії, формування інформації для передачі на інші АРМЫ, а також інтеграція рішення завдань, коли кожна ділянка бухгалтерського обліку, реалізована на окремому АРМЕ, формує інформацію, що згодом поєднується й використовується головним модулем програми для одержання зведеної бухгалтерської звітності.