2.2. Создание форм, оглавления и указателей в Word

2.2.1. Основные сведения

Наряду с шаблонами в профессиональной деятельности удобно использовать формы.

Форма  это структурированный документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные.

Можно создать следующие виды форм:

- формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. В такие формы можно вставлять пустые бланки, заполняемые пользователями, а также флажки для пометки варианта выбора, например: «Да» или «Нет».

- формы, просматриваемые и заполняемые пользователями в Microsoft Word. При создании таких форм можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. Данные из этих форм можно собрать и затем проанализировать в Microsoft Access или Microsoft Excel.

К преимуществам электронных форм относятся автоматическая проверка введённых данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.

Для создания форм в Microsoft Word используется панель инструментов Формы (рис. 2.14). Чтобы открыть данную панель в меню Вид укажите пункт Панели инструментов, а затем выберите Формы.

Большинство форм, такие как контракты, содержат только текст с полями формы, которые вставлены в документ, так что пользователи могут вводить определённые данные.

В других формах используются сетки, которые сочетают в себе следующие свойства:

- таблицы, которые помогают выравнивать как текст, так и элементы управления формы. Обычно таблицы используются при создании формы с простой разметкой. Однако, если разметка более сложная, то можно вставить несколько таблиц, разделив их пустыми абзацами;

- надписи используются, когда необходимо точно выбрать позицию для блока текста, рисунка или диаграммы. Затем можно форматировать границы надписей, цвет фона, цвет текста и т. д.;

- границы и тени помогут создать текстовые поля, которые нужно заполнить, и сделают ключевые элементы в форме более привлекательными и лёгкими в использовании.

Рис. 2.14. Панель инструментов Формы

Оглавление (или содержание) даёт читателям представление об основных положениях тем, рассматриваемых в документе, и позволяет лучше ориентироваться и быстрее перемещаться в документе.

Оглавление может быть простым списком названий глав (разделов) либо может содержать несколько уровней заголовков или структуры материала.

Для печатаемого руководства может потребоваться включение в его оглавление нескольких уровней заголовков и подзаголовков вместе с их номерами страниц. В документе, предназначенном для просмотра на экране, возможно, в оглавлении необходимы будут лишь ссылки на основные разделы. Создание и того, и другого оглавления не вызывает каких-либо затруднений.

Текст, который требуется включить в оглавление, можно маркировать следующими способами: применяя стили заголовков; создавая структуру документа или создавая пользовательские стили.

Использование для форматирования документов встроенных стилей заголовков, является самым простым способом маркировки текста: нужно только выделить курсором текст заголовка и в окне «Стили» панели инструментов Форматирование выбрать предопределённый стиль (Заголовок 1, Заголовок 2, …).

Для создания оглавления документа установите курсор в том месте, где должно выводиться оглавление, обычно это начало документа. Далее используется команда меню Вставка ► Ссылка ► Оглавление и указатели (рис. 2.15). Раскрывается вкладка «Оглавление» (рис. 2.16), манипулируя значениями в полях которой можно установить нужный вам вид оглавления. При нажатии кнопки ОК произойдёт автоматическое формирование оглавления.

Рис. 2.15

После создания оглавления, возможно, его потребуется обновить, если в документ вставляются дополнительные заголовки или просто добавляется содержимое, в оглавлении должны будут содержаться новые заголовки и отображаться правильные номера страниц.

Не следует изменять вручную элементы в самом оглавлении – при обновлении оглавления эти изменения будут утрачены. Чтобы изменить текст, присутствующий в оглавлении, отредактируйте этот текст в документе – но не в оглавлении, а затем обновите оглавление.

Оглавление обновляется посредством его выбора и нажатия клавиши F9 или щелчком мыши по кнопке контекстного меню. Появится запрос (рис. 2.17) о том, требуется ли обновить оглавление целиком, включая все текстовые элементы, или только номера страниц. Выберите вариант обновления номеров страниц, если добавлялся только текст и новые заголовки не вставлялись. Эта операция выполняется быстрее, и в случае большого документа будет сэкономлено немало времени. Но если был добавлен новый заголовок или изменен текст, входящий в оглавление, выберите вариант обновить целиком.

Рис. 2.16

Следует всегда обновлять оглавление в последнюю очередь, до того, как напечатать или отправить документ; в этом случае все сделанные изменения будут учтены в оглавлении.

Рис. 2.17

Указатель – алфавитный список определяемых автором ключевых слов с указанием номеров страниц, на которых они упоминаются в документе. В указатель могут быть включены слова, фразы, символы, ссылки на фрагменты текста, занимающие несколько страниц, а также перекрестные ссылки.

Создание предметного указателя начинается с пометки элементов указателя (слов, фраз или символов) в документе. Для пометки слова-элемента указателя выделите слово, затем в меню Вставка ► Ссылка выберите команду Оглавление и указатели. Затем на вкладке Указатель (рис. 2.18) щёлкните кнопку Пометить. В окне «Определение элемента указателя» проверьте значение полей Основной элемент, Дополнительный и щёлкните кнопку Пометить. Для того чтобы пометить все такие слова, входящие в документ щёлкните кнопку Пометить все. Все отмеченные элементы указателя вставляются в виде полей {ХЕ}, оформленных скрытым текстом. Если поля {ХЕ} не видны на экране, нажмите кнопку (Непечатаемые символы) на панели инструментов Стандартная.

Рис. 2.18

После завершения пометки слов как элементов указателя в меню Вставка выберите команду Оглавление и указатели, затем на вкладке Указатель выберите вид указателя, количество колонок и щёлкните кнопку ОК. Процессор Word найдёт все данным образом помеченные элементы документа, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.