Министерство образования Республики Беларусь

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Географический факультет

В. В. Горячкин

Е. Д. Рафеенко

Т. В. Соболева

Геоинформатика

Создание и заполнение таблиц в СУБД MS Access 2003

Методические указания к лабораторной работе

для студентов географических специальностей

МИНСК

2012

Содержание

Содержание 3

1 Основные понятия и краткий справочный материал 4

1.1 Поля и записи 4

1.2 Типы полей 4

1.2.1 Свойства полей 6

1.2.2 Подстановка 8

2 Создание новой базы данных  10

2.1 Создание таблицы в режиме конструктора 10

2.1.1 Задание простых условий на значение для полей 12

2.1.2 Задание маски ввода 12

2.1.3 Создание первичного ключа 13

2.1.4 Сохранение созданной пустой таблицы 13

2.1.5 Заполнение таблицы данными 13

2.2 Изменение свойств данных 13

3 Практическое задание 14

3.1 Концептуальная схема базы данных 14

3.2 Задание 1 14

3.3 Задание 2 14

3.4 Задание 3 15

3.5 Задание 4 20

3.6 Задание 5 21

1 Основные понятия и краткий справочный материал

1.1 Поля и записи

Таблицы являются основными объектами в структуре базы данных и предназначены для их хранения. Столбцы в таблице называются полями или атрибутами, а строки записями. Каждое поле имеет имя, значения, тип и свойства.

Имя поля – это произвольный набор символов. Желательно с именем поля связать семантику данных предметной области. Например: Фамилия, FIO, Код товара, КТ. В задании имени допускаются пробелы (я это делать не рекомендую. Например, вместо Код товара я бы написал Код_товара), В имени поля запрещены: точка, запятая, точка с запятой, восклицательный знак и некоторые другие специальные символы.

Значения поля – это данные, расположенные в столбце таблицы.

Ключевое поле – это одно или несколько полей (в этом случае говорят составное ключевое поле), комбинация значений, которых однозначно определяет каждую запись в таблице (строку в таблице). Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для связи, навигации и быстрого поиска данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

1.2 Типы полей

СУБД (система управления базами данных) Microsoft Access (в указаниях рассматривается СУБД Microsoft Access 2003) поддерживает следующие типы полей записи таблиц базы данных. Типы полей представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Поле со списком типов полей записи в MS Access

Текстовый – используется для хранения текстовой информации. Это могут быть любые символы, количеством не более 255.

Тип MEMO – предназначен для хранения большого объема данных. Это может быть, например, текст или комбинация текста и чисел.

Числовой – предназначен для данных, которые могут использоваться в математических расчетах.

Дата/время значения вводятся в поля в стандартном формате, например, 20.01.2009 или 12:15. Однако пользователь может создать и собственный формат.

Денежный – предназначен для хранения точного значения очень больших чисел (15 знаков слева от запятой и 4 справа). Система поддерживает шесть стандартных форматов для отображения, например, основной 3456,789; фиксированный – 514,75; денежный – 2500р., но пользователь может также создать собственный формат.

Счетчик – при использовании этого типа полю автоматически присваивается числовое значение. Это могут быть последовательные числа, начиная с 1, или случайные числа. Значения полей этого типа изменить нельзя. Рекомендую использовать поля этого типа в качестве первичного ключа.

Логический – поле может принимать только два значения: Да/Нет (Истина/Ложь, Вкл /Выкл).

Поле объекта OLE. Этот тип поля предназначен для хранения объектов, созданных в других приложениях Windows (документов, таблиц, графиков, рисунков, звуковой информации и др.).

Замечание

Эту информацию Вы можете легко найти в справке (Help). Ниже на рисунке 2 приведен фрагмент справки.

Рисунок 2 – Фрагмент справки по типам данных, поддерживаемых СУБД MS Access