3. Присоединение файлов.

Для того чтобы присоединить к документу файл, щелкните мышью на кнопке Добавить справа от списка Присоединенные файлы. На экране появится окно для поиска файлов, присоединяемых к регистрируемому документу: При помощи него вы можете найти и прикрепить к документу файл, уже сохраненный на вашем компьютере. Найдите файл, присоединяемый к регистрационной карточке, и нажмите кнопку Открыть. Появится окно Прикрепленные файлы, в котором выводится содержимое прикрепленного файла. Присоединенный файл отобразится в списке Присоединенные файлы регистрационной карточки документа.

4. Создание резолюций по документу. Закончив работу со вкладкой Связки регистрационной формы, переключитесь на вкладку Контроль:

Рис. 6. Вкладка “Контроль” регистрационной карточки документа

Здесь можно назначить контролера по документу, указать сроки исполнения документа, а также внести текст резолюций по документу.

Внесите резолюции, сделанные руководителем предприятия, в соответствующую колонку таблицы Резолюции по документу.

В поле Исполнитель с помощью окна Выбор исполнителей по резолюции (рис. 7)

Рис. 7. Окно выбора исполнителей по резолюции

вносятся исполнители из списка сотрудников, зарегистрированных в системе.

Для этого в окне Выбор исполнителей по резолюции необходимо в правом поле окна сформировать список сотрудников путем выбора их из списка в левом поле, а затем нажать кнопку Сохранить.

Вызов самого окна Выбор исполнителей по резолюции производится с помощью кнопки, которая появляется при установке курсора в поле Исполнитель таблицы Резолюции по документу вкладки Контроль.

При выборе вкладки Роли вместо фамилии сотрудника аналогичным образом в качестве исполнителя по резолюции можно выбрать определенную роль, зарегистрированную в системе.

Заполнение поля Автор резолюции также производится путем выбора из списка зарегистрированных сотрудников в окне Выбор автора резолюции, которое также вызывается по кнопке .

Аналогично (с помощью календаря, вызываемого по кнопке) заполняются поля Дата наложения и Срок исполнения.

4. Завершение регистрации документа.

Для завершения регистрации документа щелкните мышью по кнопке Сохранить документ (для тех же целей используется пункт меню Документ→Сохранить). При этом автоматически заполняются поля Дата регистрации документа и Регистрационный номер документа.

Регистрация в системе документа, не требующего постановки на контроль, на этом заканчивается.

Документы, для которых указана резолюция руководителя и выданы поручения (как в обсуждаемом случае), требуют постановки на контроль.

5. Постановка документа на контроль

Выполняется: секретарем-делопроизводителем.

Функциональные обязанности: регистратор.

Полученное письмо необходимо поставить контроль.

Чтобы внести какие-либо изменения в документ, необходимо его взять на редактирование. Для этого щелкните мышью по кнопке Начать редактирование (для тех же целей служит пункт меню Редактирование→Взять на редактирование).

Очевидно, что одновременная работа нескольких пользователей системы с одним и тем же документом может привести к рассогласованию в данных. Для того чтобы предотвратить это, в системе ЕВФРАТ-Документооборот реализован механизм блокирования документа. Забирая документ на редактирование, пользователь тем самым лишает других пользователей возможности вносить в этот документ изменения. Пока он не завершит работу с документом, никто, кроме него, не сможет редактировать этот документ (вносить изменения в регистрационную карточку документа, добавлять или редактировать присоединенные к документу файлы, создавать или изменять поручения по документу). Заблокированный документ доступен другим пользователям лишь для просмотра.

Для блокирования документа следует щелкнуть мышью по кнопке Начать редактирование (пункт меню РедактированиеВзять на редактирование). Для разблокирования документа следует щелкнуть мышью по кнопке Закончить редактирование с сохранением (пункт меню Редактирование  Закончить редактирование).

Для завершения редактирования документа без сохранения изменений щелкните мышью по кнопке Закончить редактирование без сохранения или выполните команду РедактированиеОтменить редактирование и закройте окно документа (пункт меню Документ Выход).

Получив доступ к документу, введите в поле Контроль возложен на имя контролера, который в дальнейшем будет следить за исполнением документа.

Нажмите на расположенную справа от поля кнопку и выберете в открывшемся окне вкладку Контролеры, в списке пользователей, имеющих право быть контролерами.

При выборе вкладки Роли, секретарь-делопроизводитель может назначить контролером не конкретного сотрудника, а роль, которая в свою очередь присваивается какому-либо сотруднику фирмы.