Электронная почта, правила делового и служебного этикета

Электронная почта (Е-mail) – способ моментальной передачи информации (Этикет в Интернете).

Пользуясь этим средством связи для пересылки служебного сообщения, вы должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не предназначенной для чужих глаз, максимально соответствовало форме печатных документов и было кратким.

Существующая модель электронной почты предполагает два концептуальных уровня обработки сообщений. Отправитель (или источник) создает электронное сообщение и передает его на первый уровень обработки агенту-пользователю, который от имени отправителя передает сообщение на второй уровень транспортному агенту. Последний передает сообщение транспортному агенту следующего почтового сервера и так далее, пока сообщение не попадет транспортному агенту адресата. Полученное сообщение передается агенту-пользователю получателя для хранения. Получатель может обратиться к агенту-отправителю для того, чтобы прочитать сообщение, сохранить или ответить на него. Сообщения, принимаемые транспортным агентом, имеют специальный формат, детали которого зависят от особенностей почтового протокола. При обмене сообщениями формат должен быть известен всем агентам.

Правила пользования электронной почтой

Многие правила служебного этикета для электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены применением новых видов техники.

Пользователь почты определяет конфиденциальность переписки в соответствии со служебные инструкциями закрытости или открытости служебной информации. Существует ряд правил:

• если к вашему компьютеру (электронному почтовому ящику) имеют доступ несколько лиц, то необходимо установить систему паролей и идентификации пользователя, при этом никогда сами не передавайте другим свой пароль, идентификатор и т. п. ;

• почтовый (системный) администратор имеет, как правило, полный доступ к вашей почте. Учитывайте этот факт при переписке. Администратор же не должен использовать свою привилегию в личных целях;

• никогда не помещайте в сообщение текст о чем-либо, что, должны знать только участники конфиденциальной переписки. Нарушив это правило, вы можете оказать плохую услугу и себе, и коллегам по переписке, а также нарушить служебную тайну.

• не используйте почту для рассылки по случайно попавшим к вам адресам рекламных сообщений (такое применение почты уголовно наказуемо);

• не используйте какие-либо «бесплатные» сети (в государственных и муниципальных учреждениях и т.п.) для своей частной переписки;

• настройте вашу почтовую программу так, чтобы в конце сообщения она проставляла вашу электронную подпись (фамилию и имя). Ваш почтовый адрес не несет достаточной для таких данных информации;

• несколько раз перечитайте сообщение, прежде чем его отправить: вы не сможете в нем что-либо исправить, когда оно уже будет отправлено адресату (перехватить и остановить его рядовому пользователю не по силам);

• не злоупотребляйте заглавными буквами: в переписке по электронной почте принято, что слова, написанные таким образом, соответствуют крику в повседневном общении. Чтобы выделить слово, поставьте перед ним и сразу за ним звездочки (система знаков, определяющие эмоции представлены в приложении);

• следите, чтобы в строке текста, набранной вами, не было управляющих символов, а общее количество символов было 60-65 (максимум 70). Это позволит избежать некрасивого переноса слов при прочтении вашего сообщения адресатом, у которого может быть установлено отличные от вашего программное обеспечение или тип компьютера;

• в своих сообщениях не указывайте адреса электронной почты других – это неэтично (как и указание чужого телефонного адреса) и, кроме того, может быть использовано другими в личных целях;

• в случае включения в письмо цитат, правильно оформляйте их, выделяя и указывая автора;

• не создавайте больших опусов – в электронной почте краткость более уместна, чем излишняя литературность;

• для того чтобы придать тексту большую эмоциональность, используйте набор символов, с помощью которого можно нарисовать рожицу с определенным выражением. Такой набор называется «смайлик» (от английского smile – «улыбка»). Примеры смайликов (чтобы их рассмотреть, поверните лист вправо или голову влево):

:-) — улыбающийся смайлик (добрая улыбка);

:-( — грустный (печальный) смайлик;

:-D — хохочущий смайлик;

и т. п. (см. Выражение эмоций в Интернете – Приложение 7)

В неофициальных письмах можно для сокращения текста использовать общепринятые англоязычные акронимы-аббревиатуры, например:

SUL («See you later») «До встречи!», «Увидимся позже»;

F2F («Face to face») «Лицом к лицу»;

TNX(«Thanks») «Спасибо»;

и т. д.

Используя данные сокращения, вы должны быть уверены, что получатель письма знаком с ними и сможет правильно расшифровать.