Культура руководителя (совещания и планерки)

Правила служебного этикета необходимо соблюдать и рядовым, и руководящим сотрудникам. Хорошо воспитанный руководитель – залог позитивного имиджа организации. Умение корректно общаться с подчиненными способствует стабильности и созданию здоровой рабочей атмосферы. Безупречные манеры и внешний вид не только принесут успех, но и помогут завоевать уважение служащих.

Существует несколько правил, которые должен выполнять руководитель, который хочет, чтобы в коллективе царила дружеская атмосфера, помогающая лучше и быстрее справится с порученным делом.

Ко всем сотрудникам начальник должен относиться одинаково. Если возникла необходимость сделать сотруднику замечание, то не следует высказывать его в присутствии других сотрудников.

Заходя в комнату с подчиненными, начальник всех приветствует, но руку при этом подавать не следует. При встрече с начальником подчиненные должны здороваться первыми, но если начальник – молодой мужчина, то он первым приветствует женщину и мужчину намного старше себя.

Существуют определенные правила служебных бесед начальника с подчиненными:

1. Поставьте перед собой конкретные задачи.

2. Заранее составьте план беседы.

3. Выберите время и место для проведения бесед с учетом их влияния на результаты.

4. Выберите время, необходимое для достижения своей цели.

5. Прежде чем начать беседу, создайте атмосферу взаимного доверия.

6. От начала до конца беседы придерживайтесь основного направления, ведущего к намеченной цели.

7. Будьте на высоте положения.

8. Зафиксируйте полученную информацию в пригодной для дальнейшего использования форме.

9. Прекращайте беседу после достижения намеченной цели.

Такие беседы неизменно способствуют успеху начальника, повышению его авторитета среди подчиненных.

Этикет руководителя при проведении совещаний и планерок

Этикет чрезвычайно важен и при проведении совещаний, планерок и вызове подчиненных.

1. Без крайней необходимости не надо вызывать людей на заседание. Но если оно назначено, то к этому времени сам начальник должен быть на месте. Этикет требует быть предельно внимательным к обсуждаемым вопросам, вежливо выслушивать выступающих. В своих выступлениях необходимо быть кратким.

2. Культура руководителя особенно проявляется в конфликтных ситуациях. Здесь чрезвычайно важна выдержка. Брань, оскорбления и даже повышение голоса недопустимы, какой бы ни была вина подчиненного. От этого во многом зависит авторитет руководителя.

3. Кроме того, начальник должен заботиться о поддержании не только своего собственного авторитета, но и авторитета своих подчиненных. Так, например, руководитель не сделает замечание подчиненному публично. Не станет жаловаться на него в его отсутствие.

Довольно часто участники «совещаний» и «планерок» не видят различия между этими понятиями и свойственными этим процессам технологиями и стандартами. В этом случае трудно говорить о высоком уровне эффективности подобной организационной системы. Существуют технологии совещания и планерок, которые позволяют проводить их эффективно, предсказуемо укладываясь в запланированный промежуток времени.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.

Совещание – заседание, посвященное обсуждению новых (стратегических) задачи, вопросов, действий, мер.

Совещание можно проводить только в том случае, когда в коллективе уже выработана общая культура рационального использования человеческого потенциала и времени на более простых управленческих мероприятиях – планерке и оперативке. Тогда можно достичь оптимального баланса между структурированностью алгоритма по постановке задач и личной инициативой участников совещания. В идеале на планерку, оперативку и совещание необходимо приглашать разных сотрудников. Селекция должна проводиться не только по официальному статусу, но и по активности и деловым качествам. Чаще всего это делается так: сначала проводиться планерка, на нее собираются все участвующие в обсуждаемом процессе стороны.

Планерка – это оперативное совещание, проводимое в подразделениях государственной и муниципальной службы на предприятиях и в организациях, посвященное ходу выполнения плана.

Планерка – это напоминание о том, что необходимо выполнить подразделению. Оперативка – встреча для разрешения проблемной ситуации. А совещание проводиться для определения новых задач, которые требуется решить. Отсюда вытекают разные требования к активности участников. Планерка – это лишь проверка взаимопонимания. Совещание, напротив, нуждается в высокой активности участников, и руководитель выступает уже скорее как модератор.

Обычно планерка длиться 5-10 минут, совещание – до 1,5 часов. Допустимо проводить все мероприятия одно за другим. Лучшее время для планерок – утро. Совещания же лучше разбивать на две части. Вечером – планометрическая часть, где озвучиваются основные задачи, а полноценное совещание назначается уже на утро следующего дня, чтобы у каждого участника было время подумать.