5. Фільтрація даних

Після введення даних вам може знадобитися впорядкувати їх. Процес упорядкування записів у базі даних називається сортуванням. Порядок сортування записів визначається конкретним завданням. Під час сортування змінюється порядок проходження записів у базі даних чи таблиці. У такий спосіб відбувається зміна бази даних. Ви повинні мати можливість відновити вихідний порядок проходження записів. Універсальним засобом для цього є введення порядкових номерів записів. У поєднанні із засобами Excel з відновлення даних це цілком захистить вашу базу від утрат у разі випадкових збоїв у роботі.

Команда Данные→Сортировка встановлює порядок рядків у таблиці відповідно до вмісту конкретних стовпців.

Сортування за зростанням передбачає такий порядок:

• числа;

• текст, включаючи текст із числами (поштові індекси, номери автомашин);

• логічні значення;

• значення помилок;

• порожні комірки.

Сортування за убуванням відбувається в зворотному порядку. Винятком є порожні комірки, що завжди розташовуються в кінці списку.

Найшвидше і найпростіше сортування за убуванням чи зростанням проводиться за допомогою відповідних кнопок .

У разі вибору Данные→Сортировка відкривається вікно діалогу Сортировка диапазона, що дає можливість вам вказати поля для сортування і визначити критерій сортування. За допомогою списку, що розкривається, Сортировать по ви можете вибрати стовпець для сортування. Порядок сортування встановлюється перемикачами за зростанням чи за убуванням.

Під час сортування за зростанням текстові дані впорядковуються за абеткою від А до Я. Числові дані впорядковуються за зростанням значень від мінімального до максимального. Дати впорядковуються від найбільш ранньої дати до найбільш пізньої. Уразі вибору перемикача за убуванням порядок сортування змінюється на протилежний панелі. Два додаткові розділи Затем по і В последнюю очередь дають змогу визначити порядок вторинного сортування для записів, у яких є значення, що збігаються.

Перемикач Идентифицировать поля по вказує, чи є в сортованому списку рядок заголовків, який потрібно виключити із сортування. За наявності в списку міток стовпців виберіть перемикач Подписям, у противному випадку — Обозначениям столпцов листа.

Вікно діалогу містить кнопку Параметры, в результаті натискання якої відкривається вікно діалогу Параметры сортировки. За допомогою цього вікна ви можете:

• визначити користувацький порядок сортування для стовпця, зазначеного в списку, що розкривається, Сортировать по;

• зробити сортування сприйнятливим щодо використання великих і малих літер;

• змінити напрямок сортування (замість сортування згори до- низу встановити сортування зліва направо).

Фільтрація даних у списку. Фільтрація списку дає можливість знаходити й відбирати для обробки частину записів у списку, таблиці, базі даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран лише ті рядки, що містять лише значення чи відповідають певним критеріям. При цьому інші рядки виявляються схованими.

Під час використання складних критеріїв варто застосовувати команду Расширенный фильтр.

Обидві команди викликаються командою Данные→Фильтр.