IV. Государственные стандарты на документы

Все государственные стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС), представляющую собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

К серии 6 принадлежат:

1. ГОСТ 6.01.1.-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

2. ГОСТ 6.01.3.-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

3. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения;

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники.

5. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

6. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счёт.

7. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Раздел I. Документирование управленческой деятельности Тема 1.1 Понятие об информации. Документации, и их функции

При организации документооборота предприятие сталкивается следующими основными понятиями:

Информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (ст. 2 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»).

Документ - это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фото -пленке, оптическом диске или на другом носителе;

Первичный документ - это документ, включающий в себя исходную информацию;

Вторичный документ - это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

Формуляр документа - называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа.

Состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - Код формы документа;

08 - Наименование организации;

09 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование вида документа;

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа;

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - Место составления или издания документа;

15 - Адресат;

16 - Гриф утверждения документа;

17 - Резолюция (решение);

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа;

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования документа;

24 - Визы согласования документа;

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты, используемые при оформлении документов, бывают:

Постоянными можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Переменными, к ним относят такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств (Напр.: например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст документа» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе).

Обязательными, обеспечивают юридическую силу и присутствуют всегда на любом виде документа (Напр.: наименование организации, т.е. автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.).

Дополнительными, проставляются не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (напр.: 29 «Отметка о поступлении документа в организацию», 30 «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть (реквизиты с 01 по 17 и 19)- это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть. (реквизиты 18, 20 и 21) — главная часть документа раскрывающая его смысл и назначение.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Документ личного происхождения - это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ - 1) документ, составленный (изготовленный), выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям. 2) в соответствии с ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" от 23 ноября 1994 г. "произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер".

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, это означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

По степени подлинности документы делятся на:

Подлинник (оригинал) — первый или единичный экземпляр документа;

Дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

Копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

Выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Функции документа

Функции документов	Содержание функций
Информационная	Документы являются носителем и источником информации
Правовая	Документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели
Управленческая	Документы позволяют организовывать, регулировать, контролировать анализировать процессы, происходящие в производственной и непроизводственной сферах
Коммуникативная	Документы помогают обеспечивать обмен информацией и общение между различными объектами
Учетная	В документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях
Социальная	Документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов
Культурная	Документы являются памятниками культуры своей эпохи, показывают ее специфику, обычаи, традиции
Историческая	Документы являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические факты и явления, подтверждают и дополняют полученные а других источниках сведения, помогают восстанавливать, анализировать и оценивать историческое прошлое стран и народов

Содержательные особенности текстов документов, выполняющих определенные функции и их влияние на структуру текста.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

• объективность и достоверность информации;

• составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

• широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т. к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);

• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т. д.);

• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период…", "направляем на рассмотрение и утверждение…", "проверкой установлено, что…");

• ограниченная сочетаемость слов;

Правильно	Неправильно
Вносить предложения	Давать предложения
Предоставить кредит	Выдать кредит
Обладать правом	Владеть правом
Вступать в силу	Входить в силу

• использование отглагольных существительных;

Правильно	Неправильно
Оказать содействие	Посодействовать
Оказать поддержку	Поддержать
Произвести ремонт	Отремонтировать

• безличный характер изложения текста;

• употребление специальных терминов ("решили", "постановили", "приказываю");

• использование сокращенных слов (экз., с., см., и т. д.);

• использование универсальных слов с неопределенным значением;

• исключение из текста архаизмов ("сего года", "при сем направляем").

Правильно	Неправильно
продлить	пролонгировать
объявление	анонс
представить	презентовать

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Данные о переводе платежных поручений за декабрь 2012 г.

Получатель	Номер платежного поручения	Дата оплаты	Сумма (тыс. руб.)
ООО "Весна"	168	10.12.2012	3000
ООО "Гранат"	174	15.12.2012	8000
ЗАО "Теплый Стан"	185	23.12.2002	2605

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф; если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово "Таблица" и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Разработка содержательной части документа - творческая задача, требующая профессиональных знаний по вопросу, излагаемому в документе, поэтому на этапе составления текста с документом работает ответственный исполнитель - специалист структурного подразделения, которому поручена подготовка документа.

Основные способы документирования.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

1. Текстовое документирование.

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2. Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

3. Фотокино-видеодокументирование.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом . Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д.

Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

4. Документы на машинных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.