3.Принятие решений ( Завершение беседы):
Ваши задачи:
1. Достижение целей (хотя бы основной цели беседы).
2. Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы: независимо от того, достигли Вы целей или нет, все отрицательные эмоции нужно устранить, недовольство друг другом необходимо свести к минимуму.
3. Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.
Фразы, свидетельствующие о завершении беседы
Итак, мы подходим к концу нашей беседы.
Давайте подведем итоги наших договоренностей.
В заключение беседы я хотел(а) бы ...
Я полагаю, что сегодня мы обсудили все наши вопросы.
Я считаю, что проблему/задачу ... можно считать решенной.
Позвольте мне от имени нашей организации поблагодарить вас за участие в сегодняшнем обсуждении и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество с вами.
Я хочу выразить искреннюю благодарность за то, что вы нашли время принять участие в нашем обсуждении.
Схема 3. Факторы, способствующие успешному протеканию деловой беседы:
Факторы успешного протекания деловой беседы
Профессиональные знания
Постоянная направленность беседы
Ясность в изложении информации
Повторение
Элемент
внезапности
Насыщенность
рассуждений
Ритм беседы
Наглядность представления информации
Рамки передачи информации
Юмор и ирония
9.1.3. Факторы, способствующие успешному протеканию деловой беседы:
1. Профессиональные знания: дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией.
2. Ясность в изложении информации: позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности.
3. Наглядность представления информации: максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей снижает абстрактность изложения информации.
4. Постоянная направленность беседы: следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника.
5. Ритм беседы: повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к завершению.
6. Повторение: повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию.
7. Элемент внезапности: представляет собой хорошо продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов.
8. «Насыщенность» рассуждений: необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались «взлеты», когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и «спады», которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника.
9. Рамки передачи информации: французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все».
10. Юмор и ирония: в определенном количестве и ситуативно уместные, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.
Не следует:
Перебивать собеседника;
Негативно оценивать его высказывания;
Негативно оценивать его личность;
Подчёркивать разницу между собой и собеседником;
Резко убыстрять темп;
Вторгаться в личную зону собеседника;
Пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что Ваш собеседник взволнован, расстроен.