4. Информационное и документационное обеспечение

4.1 Основные плановые и отчетные документы

Во всех Министерствах существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения заключается в организации потоков документов в данном Министерстве.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией подразделений Министерства создаются следующие группы управленческих документов:

• распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

• организационные (положения, правила, инструкции, порядки)

• информационно-справочные (справки, докладные и служебные записки, акты, телефонограммы и т.д.);

• организационно-правовые (договора, контракты, трудовые соглашения);

• иные документы в соответствии с функциями и полномочиями структурного подразделения Министерства.

Документ на стадии подготовки до его официального подписания (утверждения) является проектом. Документ должен, как правило, оформляться на бланке, иметь установленный комплекс обязательных атрибутов.

Основным атрибутами документа являются:

1. Регистрационный номер документа. Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера определяется в учреждении самостоятельно.

2. Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства Министерства.

3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника Министерства, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних).

4. Код документа по номенклатуре дел учреждения. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых Министерством в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел учреждения, который утверждается заранее на определенный период времени.

Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

• Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы.

• Контролирующее лицо. Это одно из первых лиц Министерства, которое назначает конкретного исполнителя документа.

Внутренние документы помимо стандартных атрибутов могут обладать еще следующими:

• Список подразделений учреждения для ознакомления.

• Контрольный срок ознакомления или исполнения.

• Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

• Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

• Список рассылки.

• Контрольный срок ответа.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы.

В качестве отчётных документов отдела координации строительства можно считать составление отчёта и информации об итогах работы (информации о развитии курируемой отрасли за определённый период).

В информационном документе представляются данные по итогам работы отдела по направлениям: - реализация областных целевых программ; - реализация областных адресных программ; - развитие стройиндустрии; - строительство объектов соцкультбыта; - реализация плана антикризисных мероприятий и др.

В отчёте о работе отдела указывается наименования проведённых мероприятий и отметка об их выполнении с указанием числа. Отчёт утверждается Министром строительства, инфраструктуры и дорожного хозяйства Челябинской области.

В плановых документах указываются перечень предполагаемых мероприятий, проводимых отделом, и срок их выполнения (планы завершения строительства объектов, снос жилого фонда, признанного непригодным для проживания, определение объема финансирования и т.д.), наименований индикативных показателей (ввод в действие жилых домов, обеспечение сноса ветхого и аварийного жилищного фонда, и т.д.).