Заняття №11

Тема: “Опрацювання табличної інформації за допомогою вбудованих функцій та операцій ЕТ ”

Мета: ознайомитися та навчитися працювати у програмі MS Excel, виховувати ввічливість, розвивати вміння робити узагальнення, виділяти основне.

Хід роботи: теоретичні відомості

Історично використання ЕТ обумовлено тим, що галузі обчислювальної техніки спочатку обробляли числа, потім таблиці чисел. Такі таблиці служили вмістилищем даних. Потім виникла ідея показати в таблиці одночасно з даними і формули, за допомогою яких автоматично виконувались розрахунки при зміні введених даних. Так з’явилися електронні таблиці, їх ще називали динамічними таблицями або великомасштабними бланками.

Основна сфера використання ЕТ - це планово-фінансові та бухгалтерські розрахунки, де інформація формується у вигляді прямокутних таблиць. Такі програмні засоби пройшли розвиток від електронних таблиць до табличних процесорів та інтегрованих систем.

MS EXCEL – це сучасний табличний процесор, який входить до складу Microsoft Office, використовується для організації розрахунків та аналізу ділових даних. Програма EXCEL представляє собою діалогове середовище, яке дозволяє працювати з таблицями, що складаються з множини клітинок, створювати графіки та працювати з інформацією в режимі баз даних.

Документ Excel називають робочою книгою, яка являє собою файл Excel. Кожна робоча книга може містити декілька сторінок, які називаються аркушами. Електронні робочі аркуші створені на основі традиційних бухгалтерських таблиць і складаються з рядків і колонок, куди можна вводити дані. Кожна робоча таблиця EXCEL складається з 65534 рядків і 255 стовпчиків.

Структура вікна...

Нова робоча книга містить три аркуші, але користувач може її поповнювати новими в межах, зрозуміло, допустимих ресурсів пам’яті комп’ютера. Ім’я аркуша відображається на ярлику аркуша, що знаходиться в нижній частині робочого аркушу.

В рядку формул можна вводити і редагувати дані, які знаходяться в вибраній комірці активного робочого аркуша. По-друге, в даному рядку відображається зміст поточної комірки. Тобто можна заглянути за куліси.

Рядки ідентифікуються номерами в лівій частині аркуша, поля (стовпчики)- буквами латинського алфавіту: від A до Z - перші 26 стовпчиків;

від AA до AZ - другі 26 стовпчиків;

від BA до BZ- // — // ; і т.п.

На перетині стовпчика і рядка створюється комірка, в яку можна вводити дані – текст, числа і формули.

Кожна комірка має адресу:

- А1,В4, С5

- комірка на аркуші Лист3 має адресу: Лист3! А1, якщо в імені аркуша є пропуски, його потрібно брати в лапки

- комірка в іншій робочій книзі – [B11] Лист2! В4 

Коли вибирається комірка – вона виділяється широкою рамкою. Вводити дані можна тільки в активні (поточні) комірки.

Переміщення по ЕТ виконується маніпулятором “миша”, опціями меню, або клавішами управління курсором.

За замовчуванням в книзі 3 листи, які можна знищувати чи добавляти в книгу за Вашим бажанням. В нижньому рядку робочої області розміщені закладки листів з іменами Лист1, Лист2, Ляст3. Перемішуватись з листа на лист можна, клацнувши на закладці. Перейменувати листи можна, виконавши команду Формат/Лист/ Переименовать або вибравши команду Переименовать із контекстного меню.

Зміна зовнішнього вигляду таблиць не змінює зображення таблиці на папері, проте дозволяє чітко виділяти ті чи інші дані:

• Зміна масштабу зображення. Збільшити (зменшити) частину листа дозволяє команда Вид / Масштаб Стандартная (від 25 до 200 %). Елемент По выделению цього описка дозволяє виводити на екран тільки виділений діапазон комірок.

• Розподіл вікна . На екран виводиться лише частина комірок активного вікна. Розподіл вікна на дві або чотири частини дозволяє оглядати різні частини одного і того ж листа. Для розподілу вікна слід виконати команду Окно/Разделить. Розподіл здійснюється за місцем розташування активної комірки. Кожна частина вікна має свої смуги прокрутки. Для відміни розподілу слід виконати команду Окна/Снять разделение або двічі клацнути мишею по роздільнику вікна.

• Закріплення заголовків рядків і колонок. Робочі листи часто мають заголовки колонок і рядків, які зникають з екрана під час прокручування. Для закріплення колонки чи рядка слід перемістити курсор під рядок і праворуч від колонки, яку слід закріпити, і виконати команду Окно/Закрепить Область. Excel вставляє темну рамку для помітки закріпленого рядка і колонки. Для зняття закріплення слід виконати команду Окно/снять закрепление областей.

• Скриття робочих книг, листів, стовпців і рядків. Скриті дані не відображаються на екрані і захищені від постороннього втручання; їх не можна переглянути, роздрукувати чи змінити. Скрити робочу книгу можна з допомогою команди Окно/ Скрыть, робочий лист - Формат/Лист/Скрыть, стовпчик або рядок - виділивши його, клацнувши на його заголовку, а потім виконавши команду Формат/Столбец (строка)/ Скрыть. При необхідності можна змінити статус скритих даних. Для цього їх спочатку виділяють (сусідній з ними стовпчик, рядок чи лист), а потім повторюють попередню процедуру, вибравши команду Отобразить замість Скрыть.

Типи даних. Комірка може бути порожньою або містити один з таких типів даних:

• числові (ціле, дійсне, з експонентою, дробове - послідовність цифр 0-9 з використанням спеціальних символів +, -, /, ком, дефісів, і круглих дужок);

• дату;

• текстові (послідовність букв, цифр, пропусків);

• формули;

• функції. ;

При введенні даних їх тип можна вибрати з контекстного меню комірки, в яку вводяться дані.

Введення тексту:

1. Клацніть по комірці, куди хочете вводити текст

2. Наберіть текст. Текст появиться і у рядку формул. Натисніть Enter.

Введення числових даних:

1. Активізуйте комірку

2. Введіть дані. Використовуючи числовий формат, для введення від'ємного числа поставте перед ним мінус, або візьміть його в дужки. При введенні дробів скористайтесь або десятковим записом (0,...), або натуральною (наприклад, 1/2). Натисніть Enter

Введення дати і часу:

Формати представлення дати і часу:

Формат Приклад

ДДМММ 6 сен

ДД МММ ГГ 28 Окт 91

ЧЧ:ММ 16:50

ЧЧ:ММ АМ/РМ 7:45 РМ

ЧЧ:ММ:СС 8:22:59

ЧЧ:ММ:СС АМ/РМ 11:45:16 АМ

М.Д 4.8

ДД.ММ.ГТ 4.8.58

ДД.ММ.ГГ ЧЧ:ММ 11.8.80 4:20

ДД МЕСЯЦ ГГГГ 3 Сентябрь 1993

МЕСЯЦ ГГ Сентябрь 93

МММГГ Янв 92

ММ-ГГ 4-58

1. Клацніть по комірці, куди хочете ввести дату.

2. Наберіть дані у вибраному Вами форматі. Із спец символів використовуйте тільки дефіс (-) чи /. Натисніть Enter.

Якщо Ви хочете ввести цілий стовпчик дат в одному форматі, то задайте його до процедури введення. При введенні даних вони автоматично будуть приведені до одного формату.

Швидке копіювання даних:

Щоб скопіювати уже введені дані, треба

1. Встановити вказівник мишки на межу діапазону комірок.

2. Перетягнути курсор у вигляді чорного хрестика на необхідну комірку. При цьому появиться підказка, яка вказує, які саме комірки копіюються. Якщо копіюються числа, назви місяців, або інші дані, які можуть сприйматись як серії (Січень, Лютий,...), і Ви не хочете створювати таку серію, то під час перетягування утримуйте Ctrl.