Установление периодичности поступления внутренней и внешней информации

В деятельности нашей детской парикмахерской «Мечта» поступление новой информации является непремен­ным и первостепенным фактором ее нормального функционирования. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности све­дений. Также существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях и о технических новинках. Это непрерывно пополняемый общий фонд и по­тенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает любой организации высокий уровень конкурентоспособности.

Поэтому важную роль играет установление периодичности поступления внешней и внутренней информации.

По периодичности поступления информация подразделяется на регулярную и эпизодическую.

К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные, т.е. информация поступает по периодам (ежемесячные, ежеквартальные, годовые). Это может быть информация о примерном количестве клиентов за определенный период, об изменениях в технологии парикмахерского дела.

Эпизодическая информация формируется по мере необходимо­сти, например сведения о новом конкуренте.

Разработка схемы движения информационных потоков

Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осущест­вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче­ских средств связи.

Передача информации идет по трем направлениям:

• сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

• снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

• по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В ходе управления обмен информацией совершается постоянно и образует коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

• отправитель - лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;

• сообщение, т.е. собственно информация;

• канал, т.е. средство передачи информации;

• получатель - лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов:

1. На первом этапе происходит ее отбор;

2. На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

3. На третьем этапе происходит передача информации.

4. На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.

В

Пправлению песоналом

детской парикмахерской «Мечта» при коммуникационном обмене любая информация также проходит четыре этапа, на каждый из которых отводится определенное время на протяжении всей цепочки двустороннего обмена:

Этап	Действие на этапе	Процент времени от общего на данный этап (%)
1	Сбор и регистрация информации.	35
2	Кодирование информации и поиск канала (получателя)	25
3	Передача закодированной информации получателю	15
4	Декодирование полученной информации получателем	25

Схема информационных потоков:

Отметим, что описательная модель отвечает на вопрос «что мы хотим делать?», а алгоритмическая модель — на вопрос «как мы будем это делать?».