Задание 5 (1 часть). Определение типа, вида, структуры и объемов информации. Определение показателей уровня информационного обеспечения.

Суть информационного обеспечения состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос­нованных управленческих решений.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллек­тивам предприятий, общественным организациям, всем работаю­щим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизнен­ный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепен­ных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение матери­альных, сырьевых и других ресурсов.

Для принятия эффективных управленческих решений руководителем парикмахерской «Мечта» требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности любой организации, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции. Поэтому нашей фирме для изучения возможностей информационного обеспечения необходимо:

1. Установить периодичность поступления внутренней и внешней информации;

2. Разработать схему документооборота;

3. Разработать схему движения информационных потоков;

4. Определить затраты на обработку информации.

Внедрение современной информационной системы позволяет сократить накладные расходы и повысить производительность управленческого труда. Становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, является основой эффективного управления.

Информация может быть двух типов: побудительная и констатирующая. Побудительная информация выражается в приказе, совете, просьбе директора парикмахерской. Она рассчитана на то, чтобы стимулировать какое-то действие. Констатирующая информация выступает в форме сообщения. Это может быть, к примеру, мнение персонала парикмахерской или ее клиентов.

Информация, которая функционирует в нашей парикмахерской «Мечта» четырех видов: визуальная по форме отображения, текстовая по форме представления, специальная по предназначению и необходимая для всей организации в целом. Почти все виды используемой информации не требуют пояснения, за исключением одного – информация специальная по предназначению. Данный вид информации означает, что она содержит специфический набор понятий, при использовании которых происходит передача сведений, которые могут быть не понятны основной массе социума, но необходимы и понятны в рамках узкой социальной группы, где используется данная информация. Например, названия красящих веществ или средств для создания прически.

Структура информации в детской парикмахерской «Мечта»: информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработан­ные в организации и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специаль­ных изданий, официальные, хозяй­ственно-правовые документы и т.д.

Объем информации соответствует норме.

Для определения экономически оправданного уровня информационного обеспечения, в детской парикмахерской «Мечта» разработана система показателей, которая главным образом зависит от того, что именно определяет успех нашей парикмахерской, от ее стратегии развития:

1) обеспеченность руководителя парикмахерской в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы, (I);

2) обеспеченность в технических средствах для обеспечения персонала парикмахерской всей необходимой информацией, (II);

3) централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации, (III);

4) определение уровня затрат на использование технических средств в сис­теме информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений и пр.), (IV);

5) разработка программных средств, прикладных программ, (V).

Каждый из данных показателей оценивается по 5-бальной шкале. Затем определяется величина уровня информационного обеспечения (УИ), как средняя арифметическая от суммы баллов всех показателей.

Ниже представлена таблица, оценивающая все предложенные показатели:

Показатели	Оценка показателей по 5-бальной шкале
I	5
II	5
III	5
IV	4
V	4
Уровень информационного обеспечения (УИ)	4, 6

В нашей организации принята следующая шкала уровня информационного обеспечения:

Уровень информационного обеспечения (УИ)	Величина УИ
низкий	< 3
средний	От 3 до 4,5
высокий	>4,5

Анализируя предложенные данные, можно сделать вывод, что уровень информационного обеспечения в детской парикмахерской «Мечта» высокий.